PAGE財(cái)務(wù)檔案保管制度包括一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司財(cái)務(wù)檔案的保管工作，確保財(cái)務(wù)檔案的安全、完整與有效利用，為公司財(cái)務(wù)管理和決策提供可靠依據(jù)，同時(shí)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案保管工作，涵蓋會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、稅務(wù)資料、銀行對(duì)賬單、合同協(xié)議等各類財(cái)務(wù)相關(guān)文件資料。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)，確保財(cái)務(wù)檔案保管工作合法合規(guī)。2.完整性原則：全面、完整地收集和保管各類財(cái)務(wù)檔案，保證檔案資料的真實(shí)性和連貫性。3.安全性原則：采取有效措施確保財(cái)務(wù)檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，限制查閱和使用范圍。5.便利性原則：在保證檔案安全和保密的前提下，合理設(shè)計(jì)保管流程，便于檔案的查閱、調(diào)閱和利用。二、財(cái)務(wù)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附注及文字說(shuō)明等。4.稅務(wù)資料類：納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、發(fā)票存根聯(lián)等。5.銀行對(duì)賬單類：各銀行賬戶的月度、季度、年度對(duì)賬單及相關(guān)回單。6.合同協(xié)議類：涉及財(cái)務(wù)收支的各類合同、協(xié)議，如銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同、借款合同等。7.其他類：如財(cái)務(wù)預(yù)算文件、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)工作底稿等。（二）編號(hào)1.按照分類為每類財(cái)務(wù)檔案編制唯一的編號(hào)。例如，會(huì)計(jì)憑證類編號(hào)為“KJPZ”，會(huì)計(jì)賬簿類編號(hào)為“KJZB”等。2.對(duì)于每一類檔案，再根據(jù)時(shí)間順序或其他合理規(guī)則進(jìn)行細(xì)分編號(hào)。如會(huì)計(jì)憑證按照年份和月份依次編號(hào)，如“KJPZ20XXXX”，其中“20XX”表示年份，“XX”表示月份。三、財(cái)務(wù)檔案的整理與裝訂（一）會(huì)計(jì)憑證1.每月終了，由會(huì)計(jì)人員對(duì)當(dāng)月的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理。檢查原始憑證的真實(shí)性、完整性和合法性，對(duì)不符合要求的原始憑證及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或更正。2.按照記賬憑證的編號(hào)順序，將原始憑證附在相應(yīng)記賬憑證后面，注意原始憑證的粘貼要整齊、牢固，便于翻閱。3.定期將整理好的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)使用專用的憑證裝訂機(jī)，確保裝訂牢固、整齊。在憑證封面注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)等信息，并由裝訂人員和會(huì)計(jì)主管人員在封面上簽字或蓋章。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.年度終了，會(huì)計(jì)人員應(yīng)將全年的會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行打印或整理。打印的賬簿應(yīng)包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等，保證賬簿內(nèi)容清晰、完整。2.對(duì)打印好的賬簿進(jìn)行核對(duì)，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。如有差錯(cuò)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更正。3.將核對(duì)無(wú)誤的賬簿按照類別和順序進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)使用結(jié)實(shí)的封面和封底，在賬簿封面上注明賬簿名稱、年度、單位名稱等信息，并加蓋單位公章和會(huì)計(jì)主管人員印章。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告1.定期編制的財(cái)務(wù)報(bào)告，如月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告，應(yīng)在報(bào)告編制完成后及時(shí)進(jìn)行整理。檢查報(bào)告內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，確保報(bào)告數(shù)據(jù)與會(huì)計(jì)賬簿數(shù)據(jù)一致。2.年度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)在審計(jì)完成后進(jìn)行整理。將審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、附注等相關(guān)資料按照順序排列，確保報(bào)告的邏輯性和連貫性。3.對(duì)整理好的財(cái)務(wù)報(bào)告進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)使用硬皮封面，在封面上注明報(bào)告名稱、年度、單位名稱等信息，并加蓋單位公章和法定代表人印章。（四）稅務(wù)資料1.每月申報(bào)納稅后，及時(shí)收集和整理納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等稅務(wù)資料。核對(duì)申報(bào)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，確保與實(shí)際納稅情況相符。2.將稅務(wù)資料按照月份或年度進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)。在封面上注明稅務(wù)資料名稱、所屬期間、單位名稱等信息，并由專人負(fù)責(zé)保管。（五）銀行對(duì)賬單1.每月初，從銀行獲取上月的對(duì)賬單及相關(guān)回單。核對(duì)銀行對(duì)賬單與公司銀行存款日記賬的余額是否一致，如有未達(dá)賬項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。2.將銀行對(duì)賬單和回單按照時(shí)間順序進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)。在封面上注明銀行名稱、賬戶名稱、期間等信息，并加蓋單位財(cái)務(wù)專用章。（六）合同協(xié)議1.合同協(xié)議簽訂后，由經(jīng)辦部門(mén)及時(shí)將合同副本提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同符合公司財(cái)務(wù)政策和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.按照合同類別和簽訂時(shí)間對(duì)合同協(xié)議進(jìn)行整理，建立合同臺(tái)賬。合同臺(tái)賬應(yīng)記錄合同名稱、編號(hào)、簽訂日期、對(duì)方單位名稱、合同金額、付款方式、履行情況等詳細(xì)信息。3.將合同協(xié)議原件或復(fù)印件妥善保管，如有需要，可按照一定規(guī)則進(jìn)行裝訂。在裝訂封面上注明合同名稱、編號(hào)、保管期限等信息。（七）其他類1.對(duì)于財(cái)務(wù)預(yù)算文件、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)工作底稿等其他財(cái)務(wù)檔案，按照文件形成時(shí)間和類別進(jìn)行整理。2.對(duì)重要的財(cái)務(wù)文件，如財(cái)務(wù)預(yù)算文件，應(yīng)進(jìn)行備份保存，防止文件丟失或損壞。3.將整理好的其他類財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查閱和檢索。四、財(cái)務(wù)檔案的保管期限（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證、記賬憑證的保管期限為30年。2.匯總憑證的保管期限為30年。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬、明細(xì)賬、日記賬的保管期限為30年。2.固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告1.月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告的保管期限為10年。2.年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）及其他重要財(cái)務(wù)報(bào)告的保管期限為永久。（四）稅務(wù)資料1.納稅申報(bào)表的保管期限為10年。2.稅務(wù)審計(jì)報(bào)告的保管期限為10年。3.發(fā)票存根聯(lián)的保管期限為5年。（五）銀行對(duì)賬單銀行對(duì)賬單的保管期限為10年。（六）合同協(xié)議涉及財(cái)務(wù)收支的合同協(xié)議的保管期限為10年。（七）其他類1.財(cái)務(wù)預(yù)算文件、財(cái)務(wù)分析報(bào)告的保管期限為10年。2.審計(jì)工作底稿的保管期限為10年。五、財(cái)務(wù)檔案的保管要求（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等安全設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜范圍內(nèi)，以確保財(cái)務(wù)檔案的質(zhì)量不受影響。3.庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置檔案架或檔案柜，按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。（二）保管方式1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行裝訂、整理和存放，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如硬盤(pán)、光盤(pán)等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)采用加密存儲(chǔ)方式，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和使用。（三）檔案標(biāo)識(shí)1.在每一份財(cái)務(wù)檔案上應(yīng)標(biāo)明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、所屬年度、月份等信息，以便于識(shí)別和查找。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)在文件名中體現(xiàn)檔案的基本信息，同時(shí)建立電子檔案索引目錄，方便快速檢索。（四）檔案盤(pán)點(diǎn)1.定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)工作由財(cái)務(wù)部門(mén)牽頭，會(huì)同檔案管理部門(mén)共同進(jìn)行。2.盤(pán)點(diǎn)時(shí)應(yīng)核對(duì)檔案的數(shù)量、種類、編號(hào)、保管期限等信息，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.對(duì)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行記錄，形成盤(pán)點(diǎn)報(bào)告。盤(pán)點(diǎn)報(bào)告應(yīng)包括盤(pán)點(diǎn)時(shí)間、范圍、方法、結(jié)果、存在問(wèn)題及處理建議等內(nèi)容，并由盤(pán)點(diǎn)人員簽字確認(rèn)。六、財(cái)務(wù)檔案的查閱與調(diào)閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，需填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱公司所有財(cái)務(wù)檔案，其他財(cái)務(wù)人員查閱與本人工作相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案。3.公司審計(jì)部門(mén)查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，需出具審計(jì)通知書(shū)，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意。審計(jì)人員查閱檔案應(yīng)遵守審計(jì)工作紀(jì)律，不得擅自復(fù)制、泄露檔案內(nèi)容。4.外部單位查閱公司財(cái)務(wù)檔案，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。查閱時(shí)應(yīng)安排專人陪同，不得將檔案帶離公司指定場(chǎng)所。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，提交給檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后通知檔案保管人員準(zhǔn)備檔案。3.檔案保管人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的檔案名稱和編號(hào)，查找相應(yīng)檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱時(shí)間、查閱人、檔案名稱、查閱目的等信息。4.查閱人員在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案保管人員，檔案保管人員核對(duì)無(wú)誤后在檔案查閱登記簿上記錄歸還時(shí)間。（三）調(diào)閱權(quán)限1.因工作需要調(diào)閱財(cái)務(wù)檔案的，調(diào)閱人應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明調(diào)閱原因、調(diào)閱期限、調(diào)閱檔案名稱及數(shù)量等信息，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。2.調(diào)閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)調(diào)閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.調(diào)閱人員應(yīng)妥善保管調(diào)閱的財(cái)務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。調(diào)閱期滿后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)。（四）檔案歸還1.調(diào)閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整、有無(wú)損壞、涂改等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題，調(diào)閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救或說(shuō)明情況。3.檔案管理部門(mén)在確認(rèn)檔案無(wú)誤后，在檔案調(diào)閱登記簿上記錄歸還情況，并將檔案重新歸入原保管位置。七、財(cái)務(wù)檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿，且確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.對(duì)于涉及未了事項(xiàng)的財(cái)務(wù)檔案，如正在進(jìn)行的訴訟案件相關(guān)的財(cái)務(wù)資料，應(yīng)待事項(xiàng)終結(jié)后再行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.由檔案管理部門(mén)提出財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，并附上相關(guān)說(shuō)明材料。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)銷(xiāo)毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核檔案的保管期限是否已滿、是否確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值等。審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀申請(qǐng)后，由檔案管理部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)共同組織銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的合規(guī)性和檔案信息的徹底銷(xiāo)毀。