PAGE督查檢查檔案制度一、總則（一）目的為加強公司督查檢查工作的規(guī)范化、科學化管理，確保督查檢查工作的有效性和公正性，特制定本檔案制度。本制度旨在規(guī)范督查檢查檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，為公司的決策提供準確、全面的依據(jù)，促進公司各項工作的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有督查檢查工作形成的檔案資料管理，包括但不限于各類專項督查、定期檢查、臨時性檢查等活動中產(chǎn)生的文件、記錄、報告等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映督查檢查工作的實際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集督查檢查過程中形成的各類文件和資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范對檔案進行整理、分類、編號和裝訂，保證檔案管理的規(guī)范性。4.保密性原則：對涉及公司機密的督查檢查檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）督查檢查部門職責1.負責組織實施督查檢查工作，并指定專人負責檔案資料的收集、整理和初步審核。2.在督查檢查工作結束后，及時將形成的檔案資料移交公司檔案管理部門。3.配合檔案管理部門對督查檢查檔案進行整理、歸檔和利用等工作。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善督查檢查檔案管理制度，指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.接收督查檢查部門移交的檔案資料，進行統(tǒng)一整理、分類、編號、裝訂和保管。3.建立督查檢查檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便檔案的查詢和利用。4.定期對督查檢查檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定向公司內(nèi)部有關部門和人員提供檔案查閱服務，并做好登記和記錄。（三）相關人員職責1.督查檢查工作人員負責在工作過程中及時收集和整理相關檔案資料，并確保資料的真實性和完整性。2.檔案管理人員應具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，認真履行檔案管理職責，做好檔案的各項管理工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.督查檢查工作方案、計劃、通知等文件。2.被督查檢查對象的基本情況資料，如營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、相關資質(zhì)證書等。3.督查檢查過程中形成的各類記錄，包括檢查記錄、會議記錄、談話記錄、問卷調(diào)查等。4.被督查檢查對象提供的匯報材料、自查報告、整改方案等。5.督查檢查報告、總結、反饋意見等文件。6.與督查檢查工作相關的其他文件和資料，如照片、錄像、錄音等。（二）收集要求1.督查檢查工作人員應在工作結束后及時將相關檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案資料應內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應按照規(guī)定進行備份，并確保其可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類：按照督查檢查的類型、時間、對象等因素進行分類，一般可分為綜合性督查檔案、專項督查檔案、定期檢查檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.裝訂：將整理好的檔案資料按照順序進行裝訂，確保整齊牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。四、檔案保管（一）保管期限1.督查檢查檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.對于涉及公司重大決策、重要業(yè)務、關鍵環(huán)節(jié)等具有長期保存價值的檔案，應列為永久保管。3.對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，可列為長期保管，保管期限一般為10年至50年。4.對于只在短期內(nèi)具有參考價值的檔案，可列為短期保管，保管期限一般為1年至5年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，確保存放整齊、便于查找。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備中，并進行備份，備份存儲設備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案的安全。（三）定期清查1.檔案管理部門應定期對督查檢查檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時進行處理。3.清查結束后，應編制清查報告，對檔案管理工作進行總結和評估。五、檔案利用（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱督查檢查檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的督查檢查檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準不得擅自復制、摘抄或傳播。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司督查檢查檔案的，須經(jīng)公司主管領導批準，并辦理相關手續(xù)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.所在部門負責人對申請表進行審核，簽署意見并批準。3.查閱人員持批準后的申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應的檔案資料，并做好查閱登記。4.查閱人員應在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復印或摘抄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。5.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在查閱登記本上注明歸還時間。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱督查檢查檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損或抽取、撤換檔案材料。4.借閱結束后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時向借閱人員查詢。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對已超過保管期限的檔案進行鑒定，確定是否需要銷毀。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、督查檢查部門負責人及相關業(yè)務人員組成。2.檔案鑒定小組負責對擬銷毀的檔案進行審核和鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已超過保管期限的檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.將擬銷毀檔案清單提交檔案鑒定小組進行審核鑒定。檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值等因素，對每一份檔案進行逐一審查，確定是否需要銷毀。3.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案形成鑒定意見，填寫《檔案銷毀審批表》，報公司主管領導批準。4.經(jīng)批準后，檔案管理部門按照規(guī)定對擬銷毀的檔案進行銷毀處理。（四）銷毀方法1.紙質(zhì)檔案應采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.電子檔案應采用格式化或刪除等方式進行銷毀，并對存儲設備進行物理銷毀，防止數(shù)據(jù)泄露。（五）銷毀記錄1.檔案管理部門應建立檔案銷毀記錄，記錄銷毀檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、