PAGE平安工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司平安工作檔案管理，確保平安工作相關(guān)信息的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和有效利用，為公司平安決策、工作開展及監(jiān)督檢查提供有力支持，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在平安工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映平安工作實(shí)際情況，不得虛假、偽造。2.完整性原則：全面收集、整理平安工作各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料，確保檔案資料無遺漏。3.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、保管、利用等應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、敏感信息的平安檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善平安工作檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門平安工作檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.集中保管公司平安工作檔案，建立檔案目錄及索引，便于查詢和利用。4.定期對(duì)平安工作檔案進(jìn)行檢查、鑒定，確保檔案質(zhì)量。5.按照規(guī)定做好檔案的銷毀、移交等工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門平安工作檔案的收集、整理、立卷，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門平安工作檔案管理，確保檔案工作有序開展。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)平安工作檔案的日常收集、整理、編目、裝訂等工作。3.妥善保管檔案，確保檔案安全，防止檔案損壞、丟失。4.積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類平安工作檔案分為以下幾類：1.平安管理制度類：包括公司制定的各項(xiàng)平安管理制度、規(guī)定、辦法等文件。2.平安工作計(jì)劃與總結(jié)類：年度、季度、月度平安工作計(jì)劃、總結(jié)，專項(xiàng)平安工作方案及總結(jié)等。3.平安檢查與隱患排查類：平安檢查記錄、隱患排查報(bào)告、整改措施及整改情況跟蹤記錄等。4.安全教育培訓(xùn)類：員工平安培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核成績等。5.應(yīng)急管理類：應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練方案、演練記錄、應(yīng)急物資儲(chǔ)備清單等。6.事故管理類：事故報(bào)告、調(diào)查處理文件、事故統(tǒng)計(jì)分析資料等。7.平安設(shè)施與設(shè)備管理類：平安設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測報(bào)告等。8.相關(guān)方管理類：供應(yīng)商、承包商等相關(guān)方的平安管理協(xié)議、資質(zhì)審查資料、監(jiān)督檢查記錄等。9.其他平安類：與平安工作相關(guān)的其他文件、資料，如平安會(huì)議紀(jì)要、平安獎(jiǎng)勵(lì)記錄等。（二）編號(hào)檔案編號(hào)采用分類編號(hào)法，具體編號(hào)規(guī)則如下：1.一級(jí)類目用大寫字母表示，如“A”代表平安管理制度類，“B”代表平安工作計(jì)劃與總結(jié)類等。2.二級(jí)類目用兩位數(shù)字表示，如“A01”表示綜合平安管理制度，“B01”表示年度平安工作計(jì)劃等。3.三級(jí)類目根據(jù)實(shí)際情況用兩位數(shù)字表示，如“A0101”表示安全生產(chǎn)責(zé)任制，“B0101”表示年度平安工作目標(biāo)等。4.每一份檔案在其所屬類目中按順序編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)收集本部門在平安工作中形成的各類文件資料，確保檔案資料的齊全、完整。2.對(duì)于外來文件涉及公司平安工作的，如政府部門下發(fā)的平安法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集后移交檔案管理部門。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查，督促及時(shí)歸檔。（二）整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作。3.每份文件應(yīng)在首頁右上角加蓋歸檔章，注明年度、保管期限、件號(hào)等信息。4.歸檔文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料進(jìn)行書寫，字跡清晰、工整。五、檔案的保管（一）保管期限平安工作檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：涉及公司重大平安決策、重要平安事件、長期有效的平安管理制度等檔案資料。2.長期保管：保存期限為[X]年的平安工作計(jì)劃、總結(jié)、檢查記錄、培訓(xùn)資料等檔案。3.短期保管：保存期限為[X]年的一般性平安工作文件、資料等。（二）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類別、保管期限分別存放，排列整齊，便于查找。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，保持庫房清潔、整齊，溫度、濕度符合規(guī)定要求。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施處理。六、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱平安工作檔案。涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：查閱人需填寫《平安工作檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)檔案，并做好查閱登記。2.借閱手續(xù)：借閱人需填寫《平安工作檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀檔案，按時(shí)歸還檔案。（三）利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保檔案的合理利用和安全歸還。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的平安工作檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成的鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值，提出鑒定意見。（二）銷毀1.對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)填寫《平安工作檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)記錄檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息