PAGE檢測(cè)站檔案室制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)檢測(cè)站檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檢測(cè)站檔案室的檔案管理工作，包括各類(lèi)檢測(cè)報(bào)告、原始記錄、技術(shù)文件、設(shè)備檔案、人員檔案、合同協(xié)議等所有與檢測(cè)業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檢測(cè)站檔案室對(duì)全站檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映檢測(cè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及機(jī)密、秘密的檔案資料進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理全站各類(lèi)檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，確保檔案的安全存放，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和總結(jié)，不斷提高檔案管理水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的收集、整理和初步分類(lèi)，并定期移交檔案室。2.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的信息和資料。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱登記等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案的安全和完整。4.積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為檢測(cè)站的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.檢測(cè)報(bào)告及相關(guān)原始記錄：包括各類(lèi)檢測(cè)項(xiàng)目的報(bào)告、原始數(shù)據(jù)記錄、樣品信息等。2.技術(shù)文件：如檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程、方法驗(yàn)證報(bào)告等。3.設(shè)備檔案：設(shè)備購(gòu)置合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)、維修記錄、校準(zhǔn)證書(shū)等。4.人員檔案：?jiǎn)T工入職登記表、學(xué)歷證書(shū)、資格證書(shū)、培訓(xùn)記錄、考核檔案等。5.合同協(xié)議：檢測(cè)業(yè)務(wù)合同、委托協(xié)議、合作協(xié)議等。6.其他與檢測(cè)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料，如質(zhì)量體系文件、內(nèi)部審核報(bào)告、管理評(píng)審報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.收集的檔案資料應(yīng)按照類(lèi)別進(jìn)行初步整理，便于移交檔案室。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的類(lèi)別和性質(zhì)，分為檢測(cè)報(bào)告類(lèi)、技術(shù)文件類(lèi)、設(shè)備檔案類(lèi)等人檔案類(lèi)、合同協(xié)議類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。3.排列：按照檔案的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列，確保檔案的有序存放。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案資料移交檔案室，檔案室應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核和接收。2.歸檔的檔案資料應(yīng)齊全完整，符合整理要求，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，確保檔案質(zhì)量。3.檔案應(yīng)按照類(lèi)別和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.檢測(cè)報(bào)告及原始記錄：長(zhǎng)期保存。2.技術(shù)文件：根據(jù)文件性質(zhì)和使用頻率確定保管期限，一般分為長(zhǎng)期和短期。3.設(shè)備檔案：設(shè)備使用壽命周期內(nèi)保存。4.人員檔案：?jiǎn)T工離職后保存一定期限，具體期限根據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.合同協(xié)議：合同履行完畢后保存一定期限，具體期限根據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）保管措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全存放。2.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量和質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.本單位員工因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，須經(jīng)檢測(cè)站相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。3.檔案室對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專(zhuān)人協(xié)助查閱。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和質(zhì)量，確保檔案的完整。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檢測(cè)站的保密制度，不得將檔案用于非工作目的或泄露檔案機(jī)密。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.外單位查閱檔案，應(yīng)在檔案室指定人員的監(jiān)督下進(jìn)行，查閱結(jié)果應(yīng)嚴(yán)格保密。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，確定檔案的存毀。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，確定檔案的存毀。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案編制《檔案銷(xiāo)毀清單》。2.《檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)檢測(cè)站相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室組織實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案流失。四、銷(xiāo)毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門(mén)和本單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。（二）移交工作1.檢測(cè)站因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、撤銷(xiāo)等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。