PAGE吉林實(shí)物檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)吉林實(shí)物檔案的管理，確保實(shí)物檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于實(shí)物檔案的保管、利用和開發(fā)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于吉林地區(qū)各級各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的實(shí)物檔案管理工作。（三）定義實(shí)物檔案是指單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的，以物質(zhì)形態(tài)存在的各種載體的文件材料，包括但不限于獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、印章、題詞、字畫、照片、錄音、錄像、實(shí)物樣本等。（四）管理原則實(shí)物檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)、分類科學(xué)、便于利用的原則。二、實(shí)物檔案的收集（一）收集范圍1.反映單位重大活動(dòng)、重要事件、突出成就的實(shí)物，如獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書等。2.單位獲得的各類榮譽(yù)牌匾、錦旗等。3.單位主要領(lǐng)導(dǎo)及重要嘉賓的題詞、字畫等。4.單位具有歷史意義和紀(jì)念價(jià)值的印章、印模等。5.單位生產(chǎn)、科研、經(jīng)營等活動(dòng)中形成的實(shí)物樣本、模型等。6.其他具有保存價(jià)值的實(shí)物。（二）收集渠道1.各部門在工作活動(dòng)中產(chǎn)生的實(shí)物，由部門指定專人負(fù)責(zé)收集，定期移交檔案管理部門。2.單位舉辦重大活動(dòng)、重要會(huì)議等形成的實(shí)物，由活動(dòng)或會(huì)議組織部門在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理，移交檔案管理部門。3.接收上級單位、其他單位或個(gè)人捐贈(zèng)、移交的實(shí)物，由檔案管理部門負(fù)責(zé)辦理接收手續(xù)，并進(jìn)行登記。（三）收集要求1.實(shí)物檔案的收集應(yīng)遵循及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的原則，確保實(shí)物檔案的真實(shí)性和原始性。2.收集的實(shí)物應(yīng)具有明確的來源、時(shí)間、地點(diǎn)、背景等信息，并進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.對收集的實(shí)物應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除無關(guān)物品，確保實(shí)物的整潔、完好。三、實(shí)物檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)實(shí)物檔案按照其性質(zhì)、來源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類。一般可分為榮譽(yù)類、文化藝術(shù)類、印章類、實(shí)物樣本類等。（二）編號(hào)規(guī)則對每一件實(shí)物檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用“年度+類別+順序號(hào)”的形式，如“2023RY001”，其中“2023”表示年度，“RY”表示榮譽(yù)類，“001”表示該類別下的順序號(hào)。（三）編目1.編制實(shí)物檔案目錄，目錄應(yīng)包括編號(hào)、名稱、來源、時(shí)間、保管期限、存放位置等信息。2.對實(shí)物檔案進(jìn)行拍照或錄像，制作電子文檔，與實(shí)物檔案目錄一并保存。（四）裝盒將整理好的實(shí)物檔案裝入專用檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明編號(hào)、名稱、類別等信息。四、實(shí)物檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的實(shí)物檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.根據(jù)實(shí)物檔案的特點(diǎn)和保管要求，采用不同的保管方式，如陳列、懸掛、裝盒、封裝等。2.對珍貴、易損的實(shí)物檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）保管期限實(shí)物檔案的保管期限根據(jù)其重要程度、歷史價(jià)值等因素確定，一般分為永久、長期和短期。1.永久保管的實(shí)物檔案主要包括反映單位重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等具有重要?dú)v史價(jià)值和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的實(shí)物。2.長期保管的實(shí)物檔案主要包括反映單位重要工作活動(dòng)、一般業(yè)務(wù)等具有一定歷史價(jià)值和較長利用價(jià)值的實(shí)物，保管期限為15年至50年。3.短期保管的實(shí)物檔案主要包括反映單位日常工作、一般性活動(dòng)等具有短期利用價(jià)值的實(shí)物，保管期限為5年至15年。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對實(shí)物檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括實(shí)物的完整性、保存狀況、編號(hào)和目錄的準(zhǔn)確性等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。五、實(shí)物檔案的利用（一）利用范圍1.單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱實(shí)物檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱實(shí)物檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫查閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要實(shí)物檔案的利用，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和單位保密制度的規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱實(shí)物檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，并安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱。2.如需復(fù)印、拍照、錄像實(shí)物檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。3.利用實(shí)物檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)實(shí)物檔案，不得損壞、涂改、丟失實(shí)物檔案。（三）利用登記1.建立實(shí)物檔案利用登記制度，對利用實(shí)物檔案的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、內(nèi)容、利用方式等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、實(shí)物檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立實(shí)物檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)實(shí)物檔案的保管期限、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對實(shí)物檔案進(jìn)行鑒定。2.對已超過保管期限、失去保存價(jià)值的實(shí)物檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.編制實(shí)物檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括編號(hào)、名稱、來源、時(shí)間、保管期限等信息。2.經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同銷毀實(shí)物檔案。3.銷毀實(shí)物檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、實(shí)物檔案的數(shù)字化（一）數(shù)字化范圍對具有重要?dú)v史價(jià)值、利用頻率較高的實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。（二）數(shù)字化要求1.實(shí)物檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化成果的質(zhì)量。2.數(shù)字化圖像應(yīng)清晰、完整，色彩還原準(zhǔn)確，分辨率應(yīng)符合要求。3.建立實(shí)物檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化圖像進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并與實(shí)物檔案目錄進(jìn)行關(guān)聯(lián)。（三）數(shù)字化成果利用1.單位內(nèi)部各部門可通過網(wǎng)絡(luò)查詢、下載實(shí)物檔案數(shù)字化成果，提高實(shí)物檔案的利用效率。2.外單位如需利用實(shí)物檔案數(shù)字化成果的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對單位實(shí)物檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.上級主管部門或檔案行政管理部門可對單位實(shí)物檔案管理工作進(jìn)行抽查，對存在問題的單位提出整改意見。（二）考核評價(jià)1.建立實(shí)物檔案