PAGE二次供水檔案制度一、總則（一）目的為加強二次供水管理，規(guī)范二次供水檔案工作，保障二次供水安全，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司負(fù)責(zé)管理的所有二次供水設(shè)施的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映二次供水設(shè)施的實際情況。2.完整性原則：涵蓋二次供水設(shè)施從規(guī)劃設(shè)計到運行維護的全過程資料。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，便于查詢和使用。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)進行檔案整理和管理。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善二次供水檔案管理制度。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門的檔案收集、整理、歸檔工作。3.集中保管二次供水設(shè)施的重要檔案資料，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案安全和有效利用。（二）設(shè)施管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門所管理二次供水設(shè)施檔案的收集、整理、初步審核和移交工作。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確和完整。3.在設(shè)施建設(shè)、改造、維護等過程中同步做好檔案記錄工作。（三）其他部門職責(zé)配合檔案管理部門和設(shè)施管理部門做好相關(guān)檔案資料的提供和協(xié)助工作。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.規(guī)劃設(shè)計檔案：包括二次供水設(shè)施的規(guī)劃方案、設(shè)計圖紙、可行性研究報告等。2.建設(shè)施工檔案：涵蓋施工許可證、施工合同、工程竣工驗收報告、竣工圖紙等。3.設(shè)備材料檔案：設(shè)備采購合同、設(shè)備清單、產(chǎn)品說明書、質(zhì)量檢驗報告、材料合格證等。4.運行維護檔案：運行記錄、維護計劃、維護記錄、水質(zhì)檢測報告、消毒記錄等。5.安全管理檔案：安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、事故處理報告等。6.用戶檔案：用戶基本信息、用水情況記錄等。（二）編號規(guī)則采用分類編號法，按照檔案類別進行編號。例如：1.規(guī)劃設(shè)計檔案：GH[年份][序號]，如GH202301表示2023年的第1份規(guī)劃設(shè)計檔案。2.建設(shè)施工檔案：JS[年份][序號]，如JS202205表示2022年的第5份建設(shè)施工檔案。3.設(shè)備材料檔案：SB[年份][序號]，如SB202110表示2021年的第10份設(shè)備材料檔案。4.運行維護檔案：YW[年份][序號]，如YW202015表示2020年的第15份運行維護檔案。5.安全管理檔案：AQ[年份][序號]，如AQ201920表示2019年的第20份安全管理檔案。6.用戶檔案：YH[年份][序號]，如YH201830表示2018年的第30份用戶檔案。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理職責(zé)，及時收集本部門工作中形成的二次供水檔案資料。2.對于外來文件、資料，如政府部門的批復(fù)、相關(guān)單位的函件等，應(yīng)及時登記并歸檔。3.檔案收集應(yīng)確保資料的齊全、完整，不得遺漏重要信息。（二）整理要求1.對收集到的檔案資料進行分類整理，按照編號規(guī)則進行編號。2.每份檔案應(yīng)編制目錄，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。3.對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱。對于電子檔案，應(yīng)進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并命名規(guī)范。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.設(shè)施管理部門整理好的檔案資料，經(jīng)初步審核后，定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行再次審核，確認(rèn)無誤后進行歸檔。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照類別存放在專門的檔案柜或存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的索引。（二）保管期限1.規(guī)劃設(shè)計檔案、建設(shè)施工檔案等長期保存。2.設(shè)備材料檔案、運行維護檔案等保存期限不少于設(shè)施使用年限。3.安全管理檔案、用戶檔案等根據(jù)實際需要確定保管期限，但一般不少于5年。（三）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。2.配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。3.外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在指定地點查閱。（二）查閱登記檔案管理部門應(yīng)對查閱檔案的人員、時間、內(nèi)容等進行詳細(xì)登記，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。（三）檔案利用檔案管理部門應(yīng)積極為公司內(nèi)部各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)需求提供檔案復(fù)印件或電子文檔。對于涉及對外提供檔案信息的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。七、檔案信息化管理（一）建立檔案數(shù)據(jù)庫將二次供水檔案資料錄入計算機系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和管理。（二）數(shù)據(jù)維護定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行維護，更新檔案信息，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）信息安全加強檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。八、檔案銷毀（一）銷毀條件檔案保管期限屆滿或已失去保存價值的，可以進行銷毀。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出檔案銷毀清單，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2