PAGE人事檔案工作規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案應(yīng)如實(shí)反映員工的真實(shí)情況，包括個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)情況、考核結(jié)果等。2.完整性原則：人事檔案應(yīng)涵蓋員工從入職到離職的全過程信息，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：人事檔案涉及員工的個(gè)人隱私，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：人事檔案的管理應(yīng)遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.身份證復(fù)印件：員工身份證正反面復(fù)印件，確保清晰可辨。2.學(xué)歷證書復(fù)印件：包括最高學(xué)歷的畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件。3.入職登記表：記錄員工入職時(shí)填寫的個(gè)人基本信息，如姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。4.勞動(dòng)合同：員工與公司簽訂的勞動(dòng)合同原件或復(fù)印件。（二）工作經(jīng)歷1.工作履歷表：詳細(xì)記錄員工的工作經(jīng)歷，包括工作單位名稱、工作起止時(shí)間、擔(dān)任職務(wù)、工作職責(zé)等。2.離職證明：員工離職時(shí)由原工作單位出具的離職證明，證明其離職原因、離職時(shí)間等。（三）培訓(xùn)情況1.培訓(xùn)記錄：記錄員工參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的情況，包括培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)考核結(jié)果等。2.培訓(xùn)證書復(fù)印件：員工獲得的各類培訓(xùn)證書復(fù)印件。（四）考核結(jié)果1.績效考核記錄：記錄員工的績效考核結(jié)果，包括考核周期、考核指標(biāo)、考核得分、考核等級(jí)等。2.年度考核表：員工年度考核的綜合評(píng)價(jià)表，包括個(gè)人總結(jié)、上級(jí)評(píng)價(jià)、同事評(píng)價(jià)等。（五）獎(jiǎng)勵(lì)與處罰1.獎(jiǎng)勵(lì)記錄：記錄員工獲得的公司內(nèi)部獎(jiǎng)勵(lì)、外部獎(jiǎng)勵(lì)情況，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)原因等。2.處罰記錄：記錄員工受到的公司內(nèi)部處罰、外部處罰情況，包括處罰名稱、處罰時(shí)間、處罰原因等。（六）其他資料1.體檢報(bào)告：員工入職時(shí)或定期進(jìn)行的體檢報(bào)告。2.職業(yè)資格證書復(fù)印件：員工獲得的各類職業(yè)資格證書復(fù)印件。3.榮譽(yù)證書復(fù)印件：員工獲得的各類榮譽(yù)證書復(fù)印件。4.其他相關(guān)資料：如員工的獲獎(jiǎng)作品、發(fā)表的文章等。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.新員工檔案：新員工入職時(shí)，人力資源部門應(yīng)要求其提交個(gè)人基本信息、學(xué)歷證書、身份證復(fù)印件等相關(guān)資料，并填寫入職登記表。人力資源部門負(fù)責(zé)審核資料的真實(shí)性和完整性，無誤后將資料整理歸檔。2.在職員工檔案更新：在職員工的檔案信息如有變動(dòng)，如工作調(diào)動(dòng)、晉升、培訓(xùn)、考核等，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將變動(dòng)情況通知人力資源部門。人力資源部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)資料，更新員工檔案。3.離職員工檔案：員工離職時(shí)，人力資源部門應(yīng)收回其工作證、門禁卡等相關(guān)物品，并要求其辦理離職手續(xù)。離職手續(xù)辦理完畢后，人力資源部門負(fù)責(zé)整理員工檔案，將其存入離職員工檔案專柜。（二）檔案整理1.分類整理：人力資源部門應(yīng)按照檔案內(nèi)容的分類，將員工檔案分為個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)情況、考核結(jié)果、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰、其他資料等類別，并分別建立檔案文件夾。2.編號(hào)管理：人力資源部門應(yīng)對(duì)每個(gè)員工檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，如入職年份+部門代碼+員工序號(hào)等。3.資料排序：每個(gè)檔案文件夾內(nèi)的資料應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序，確保資料的連貫性和邏輯性。4.裝訂成冊(cè)：對(duì)于一些零散的資料，如證書復(fù)印件、考核表等，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并在封面上注明檔案編號(hào)、員工姓名、檔案類別等信息。四、檔案保管與借閱（一）檔案保管1.保管場所：公司應(yīng)設(shè)立專門的人事檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.保管期限：人事檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，員工檔案應(yīng)長期保管，但對(duì)于一些特殊情況，如離職員工檔案，保管期限可根據(jù)公司規(guī)定確定。3.定期檢查：人力資源部門應(yīng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全保管和資料的完整性。檢查內(nèi)容包括檔案的存放情況、資料的完整性、檔案的保密性等。4.安全防范：公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案保管場所的安全防范措施，防止檔案被盜、被篡改、被損壞等情況的發(fā)生。如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁系統(tǒng)、配備保安人員等。（二）檔案借閱1.借閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱人事檔案時(shí)，應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到人力資源部門借閱。公司外部人員原則上不得借閱人事檔案，但如有特殊情況，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)后方可借閱。2.借閱手續(xù)：借閱人應(yīng)在《人事檔案借閱登記簿》上登記借閱日期、借閱人姓名、借閱部門、借閱原因、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借他人。3.歸還期限：借閱人應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還日期內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。如借閱人未按時(shí)歸還檔案，人力資源部門應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。4.借閱監(jiān)督：人力資源部門應(yīng)對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行監(jiān)督，確保借閱人遵守檔案借閱規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)借閱人有違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)制止，并追究其責(zé)任。五、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)1.建立檔案管理系統(tǒng)：公司應(yīng)建立人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、修改、刪除、統(tǒng)計(jì)等功能，方便人力資源部門對(duì)檔案信息進(jìn)行管理。2.數(shù)據(jù)備份：公司應(yīng)定期對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.網(wǎng)絡(luò)安全：公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露、被篡改等情況的發(fā)生。如安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密傳輸?shù)?。（二）信息維護(hù)1.數(shù)據(jù)錄入：人力資源部門應(yīng)及時(shí)將新員工檔案信息、在職員工檔案信息變動(dòng)情況等錄入人事檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.數(shù)據(jù)審核：人力資源部門應(yīng)對(duì)錄入的檔案信息進(jìn)行審核，確保信息的真實(shí)性和完整性。審核無誤后，方可將信息正式存入系統(tǒng)。3.數(shù)據(jù)更新：人力資源部門應(yīng)定期對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，刪除過期或無效的數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的有效性。六、檔案保密與安全（一）保密制度1.保密責(zé)任：公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)人事檔案信息負(fù)有保密責(zé)任。人力資源部門應(yīng)與員工簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.保密措施：公司應(yīng)采取必要的保密措施，如限制檔案查閱人員范圍、設(shè)置檔案查閱權(quán)限、對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理等，防止檔案信息泄露。3.違規(guī)處理：如發(fā)現(xiàn)員工有違反檔案保密制度的行為，公司應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。如因員工違規(guī)行為給公司造成損失的，公司有權(quán)要求其賠償損失。（二）安全制度1.安全責(zé)任：公司應(yīng)明確檔案安全管理責(zé)任，確保檔案的安全保管。人力資源部門應(yīng)制定檔案安全管理制度，明確檔案保管人員的職責(zé)和工作流程。2.安全措施：公司應(yīng)采取必要的安全措施，如安裝防火、防潮、防蟲等設(shè)備，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全保管。3.應(yīng)急處理：公司應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取應(yīng)急措施，保護(hù)檔案的安全。如因不可抗力等原因造成檔案損壞或丟失的，公司應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。七、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)工作1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容：人力資源部門應(yīng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括員工基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)情況、考核結(jié)果、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰等方面的信息。2.統(tǒng)計(jì)方法：人力資源部門應(yīng)采用科學(xué)的統(tǒng)計(jì)方法，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、匯總、分析，確保統(tǒng)計(jì)結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表：人力資源部門應(yīng)根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果編制統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如員工基本情況統(tǒng)計(jì)表、員工培訓(xùn)情況統(tǒng)計(jì)表、員工考核情況統(tǒng)計(jì)表等，為公司人力資源管理決策提供依據(jù)。（二）分析工作1.分析目的：人力資源部門應(yīng)通過對(duì)人事檔案信息的分析，了解員工的基本情況、工作表現(xiàn)、培訓(xùn)需求、發(fā)展?jié)摿Φ确矫娴那闆r，為公司人力資源管理決策提供依據(jù)。2.分析方法：人力資源部門應(yīng)采用多種分析方法，如數(shù)據(jù)挖掘、趨勢分析、關(guān)聯(lián)分析等，對(duì)檔案信息進(jìn)行深入分析，挖掘潛在信息和規(guī)律。3.分析報(bào)告：人力資源部門應(yīng)根據(jù)分析結(jié)果撰寫分析報(bào)告，如員工隊(duì)伍現(xiàn)狀分析報(bào)告、員工培訓(xùn)需求分析報(bào)