PAGE關(guān)于檔案安全管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況的發(fā)生，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施保障檔案實(shí)體安全和信息安全。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，建立健全預(yù)防機(jī)制，防患于未然。3.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案安全管理工作。二、檔案安全管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案安全管理制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)公司/組織內(nèi)各部門的檔案安全管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境安全。4.組織開展檔案安全培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高員工的檔案安全意識(shí)。5.負(fù)責(zé)檔案的整理、歸檔、保管、利用等工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案安全管理工作，確保檔案的安全存放和使用。三、檔案實(shí)體安全管理（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。3.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，確保檔案存放環(huán)境整潔。4.檔案架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。檔案應(yīng)分類存放，按照年度、類別、保管期限等順序排列。（二）檔案整理與歸檔1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)對(duì)本部門的文件材料進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。對(duì)于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（三）檔案保管與保護(hù)1.檔案應(yīng)妥善保管，嚴(yán)禁隨意堆放、丟棄或損壞。對(duì)于重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.檔案庫房應(yīng)嚴(yán)格控制溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。溫濕度超出范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施。4.檔案應(yīng)避免陽光直射，防止檔案紙張老化、褪色。對(duì)于磁性載體檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防器材完好有效。檔案管理人員應(yīng)熟悉消防器材的使用方法，掌握火災(zāi)應(yīng)急處理技能。四、檔案信息安全管理（一）檔案信息系統(tǒng)安全1.建立健全檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，明確系統(tǒng)管理員、安全審計(jì)員等人員的職責(zé)。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)采取安全可靠的技術(shù)措施，如防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等，防止外部非法入侵和數(shù)據(jù)泄露。3.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)安全隱患。4.加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)用戶的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制用戶對(duì)系統(tǒng)的訪問。用戶應(yīng)定期更換密碼，確保密碼強(qiáng)度符合要求。（二）檔案數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和驗(yàn)證，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.制定檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（三）檔案信息保密管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保密管理，明確檔案信息的密級(jí)劃分和保密期限。2.嚴(yán)格控制檔案信息的訪問權(quán)限，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案信息。在檔案利用過程中，應(yīng)按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行操作，確保檔案信息安全。4.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育，提高員工的保密意識(shí)，防止因員工疏忽或違規(guī)行為導(dǎo)致檔案信息泄露。五、檔案安全應(yīng)急管理（一）應(yīng)急管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.成立檔案安全應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。2.應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，組織開展應(yīng)急演練，協(xié)調(diào)解決應(yīng)急處置過程中的重大問題。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)具體實(shí)施檔案安全應(yīng)急處置工作，包括現(xiàn)場救援、檔案搶救、數(shù)據(jù)恢復(fù)等。（二）應(yīng)急預(yù)案制定與演練1.根據(jù)公司/組織實(shí)際情況，制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的流程、措施和責(zé)任分工。2.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，演練內(nèi)容應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等突發(fā)事件的應(yīng)急處置。通過演練，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高員工的應(yīng)急處置能力。3.對(duì)應(yīng)急演練進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，針對(duì)演練中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂和完善。（三）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全突發(fā)事件時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，迅速組織救援力量進(jìn)行處置。2.在確保人員安全的前提下，采取有效措施搶救檔案，盡量減少檔案損失。對(duì)于受損檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)事件現(xiàn)場進(jìn)行保護(hù)，配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查取證，查明事件原因，追究相關(guān)人員責(zé)任。4.及時(shí)向上級(jí)主管部門和相關(guān)部門報(bào)告事件情況，不得隱瞞不報(bào)或遲報(bào)。六、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立檔案安全監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)公司/組織內(nèi)各部門的檔案安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門應(yīng)制定詳細(xì)的監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、方法和頻率。3.監(jiān)督檢查人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格按照檢查標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查，確保檢查結(jié)果客觀公正。（二）檢查內(nèi)容與方法1.檢查內(nèi)容包括檔案實(shí)體安全、信息安全、應(yīng)急管理等方面，具體包括檔案庫房環(huán)境、檔案整理歸檔、檔案保管保護(hù)、信息系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)、保密制度執(zhí)行、應(yīng)急預(yù)案制定與演練等情況。2.檢查方法可采取現(xiàn)場檢查、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)詳細(xì)記錄，并要求相關(guān)部門限期整改。（三）問題整改與跟蹤1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確整改要求和期限。相關(guān)部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真組織整改，并將整改情況及時(shí)反饋給檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底整改。對(duì)于整改不力的部門，應(yīng)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并追究相關(guān)人員責(zé)任。七、檔案安全培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定1.根據(jù)公司/組織檔案安全管理工作的需要，制定檔案安全培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、對(duì)象和時(shí)間安排。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)涵蓋檔案安全法律法規(guī)、安全管理制度、安全操作技能等方面的內(nèi)容，確保員工具備必要的檔案安全知識(shí)和技能。（二）培訓(xùn)內(nèi)容與方式1.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案安全基礎(chǔ)知識(shí)、檔案實(shí)體安全管理、檔案信息安全管理、檔案安全應(yīng)急處置等方面。2.培訓(xùn)方式可采取集中培訓(xùn)、專題講座、在線學(xué)習(xí)、案例分析等多種形式，提高培訓(xùn)效果。3.定期組織檔案安全培訓(xùn)考試，檢驗(yàn)員工對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度，對(duì)考試合格的員工頒發(fā)培訓(xùn)證書。（三）培訓(xùn)效果評(píng)估1.對(duì)檔案安全培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估，通過問卷調(diào)查、實(shí)際操作考