PAGE銀行內(nèi)部檔案調(diào)閱制度一、總則（一）目的為規(guī)范銀行內(nèi)部檔案調(diào)閱行為，確保檔案信息的安全與完整，保障銀行各項業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)及全體員工在辦理業(yè)務(wù)、開展工作等過程中涉及的檔案調(diào)閱活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：檔案調(diào)閱必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、監(jiān)管要求以及銀行內(nèi)部的各項規(guī)章制度。2.安全性原則：確保檔案在調(diào)閱過程中的實體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、篡改或泄露。3.必要性原則：調(diào)閱檔案應(yīng)基于工作需要，確屬必要且合理，避免不必要的調(diào)閱行為。4.登記備案原則：對每一次檔案調(diào)閱進(jìn)行詳細(xì)登記，留存相關(guān)記錄，以備查考。二、檔案調(diào)閱的申請與審批（一）申請流程1.申請人填寫申請表：調(diào)閱檔案的人員應(yīng)如實填寫《檔案調(diào)閱申請表》，詳細(xì)注明調(diào)閱檔案的名稱、類別、調(diào)閱目的、調(diào)閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核：申請人所在部門負(fù)責(zé)人對調(diào)閱申請進(jìn)行審核，確認(rèn)調(diào)閱目的的合理性和必要性，簽署審核意見。3.提交申請：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請人將申請表提交至檔案管理部門。（二）審批權(quán)限1.一般性檔案調(diào)閱：對于一般性業(yè)務(wù)檔案的調(diào)閱，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.重要檔案調(diào)閱：涉及重要業(yè)務(wù)、機(jī)密信息或大額資金交易等相關(guān)檔案的調(diào)閱，需經(jīng)銀行分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.特殊檔案調(diào)閱：對于涉及重大案件、監(jiān)管檢查等特殊情況的檔案調(diào)閱，須經(jīng)銀行行長審批。（三）審批要求審批人應(yīng)認(rèn)真審查調(diào)閱申請，重點關(guān)注調(diào)閱目的、調(diào)閱范圍、調(diào)閱時間等是否符合規(guī)定，確保調(diào)閱行為的合規(guī)性和必要性。對于不符合要求的申請，應(yīng)及時退回并說明理由。三、檔案調(diào)閱的辦理（一）檔案管理部門受理檔案管理部門收到調(diào)閱申請后，對申請表進(jìn)行審核。如申請信息完整、審批手續(xù)齊全，予以受理；如存在問題，及時與申請人溝通，要求補(bǔ)充或修正相關(guān)信息。（二）檔案查找與提供1.查找檔案：檔案管理人員根據(jù)調(diào)閱申請，在檔案庫房中查找所需檔案。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照檔案編號、類別等進(jìn)行準(zhǔn)確查找；對于電子檔案，應(yīng)通過電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢索。2.提供檔案：找到檔案后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的方式向調(diào)閱人員提供檔案。對于紙質(zhì)檔案，可提供原件或復(fù)印件，復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章；對于電子檔案，可通過專用存儲設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞教峁?。（三）調(diào)閱方式1.現(xiàn)場調(diào)閱：調(diào)閱人員可在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)閱?，F(xiàn)場調(diào)閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保調(diào)閱過程符合規(guī)定，防止檔案被違規(guī)使用或損壞。2.借閱調(diào)閱：對于確需帶出檔案管理部門的調(diào)閱需求，經(jīng)審批同意后，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限應(yīng)根據(jù)實際情況合理確定，一般不得超過規(guī)定的時間。借閱期間，調(diào)閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、涂改、銷毀檔案。四、檔案調(diào)閱的歸還與保管（一）歸還要求1.按時歸還：調(diào)閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還時間內(nèi)將檔案歸還至檔案管理部門。如因特殊原因需要延長調(diào)閱時間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檢查檔案：檔案管理部門在接收歸還的檔案時，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、涂改等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究調(diào)閱人員的責(zé)任。（二）保管措施1.入庫保管：歸還的檔案應(yīng)及時入庫保管，按照原有的分類、編號等方式進(jìn)行存放，確保檔案的有序管理。2.定期盤點：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行盤點，核對檔案數(shù)量、完整性等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案調(diào)閱的保密與安全（一）保密規(guī)定1.調(diào)閱人員保密義務(wù)：調(diào)閱人員應(yīng)對調(diào)閱過程中接觸到的檔案信息嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露。嚴(yán)禁將檔案信息用于與調(diào)閱目的無關(guān)的其他用途。2.檔案管理部門保密職責(zé)：檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管調(diào)閱申請及相關(guān)記錄，防止信息泄露。在檔案調(diào)閱場所，應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置專門的調(diào)閱區(qū)域、限制無關(guān)人員進(jìn)入等。（二）安全保障1.實體安全：確保檔案在調(diào)閱、運輸、歸還等過程中的實體安全，防止檔案受到物理損壞。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)注意防潮、防火、防蟲等；對于電子檔案，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或被惡意攻擊。2.信息安全：加強(qiáng)對檔案信息的安全管理，采取加密存儲、訪問控制、審計監(jiān)控等技術(shù)手段，防止檔案信息被非法獲取、篡改或泄露。對于涉及敏感信息的檔案調(diào)閱，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的安全措施。六、檔案調(diào)閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門自查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案調(diào)閱工作進(jìn)行自查，檢查調(diào)閱流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、檔案歸還是否及時等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.內(nèi)部審計監(jiān)督：銀行內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案調(diào)閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查是否存在違規(guī)調(diào)閱、檔案管理不善等問題，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督積極配合監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供相關(guān)檔案調(diào)閱資料和信息，確保銀行檔案管理工作符合監(jiān)管要求。對于監(jiān)管部門提出的問題和整改要求，應(yīng)認(rèn)真落實，及時反饋整改情況。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批調(diào)閱檔案：未按規(guī)定提交調(diào)閱申請或未經(jīng)審批擅自調(diào)閱檔案。2.超范圍調(diào)閱檔案：調(diào)閱檔案的范圍超出申請審批的范圍。3.違規(guī)使用檔案：將檔案用于與調(diào)閱目的無關(guān)的其他用途，如泄露給無關(guān)人員、擅自復(fù)制或篡改檔案等。4.未按時歸還檔案：調(diào)閱人員未在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，且未辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案保管不善：調(diào)閱人員在調(diào)閱期間未妥善保管檔案，導(dǎo)致檔案損壞、丟失等情況。（二）處理措施1.警告：對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的行為，給予警告處分，責(zé)令其立即改正。2.通報批評：對違規(guī)行為造成一定影響的，進(jìn)行通報批評，在全行范圍內(nèi)予以公示，以起到警示作用。3.經(jīng)濟(jì)處罰：根據(jù)違規(guī)行為的嚴(yán)重程度，對違規(guī)人員給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，如扣發(fā)績效獎金等。4.紀(jì)律處分：對于嚴(yán)重違規(guī)行為，如泄露重要機(jī)密信息、造成重大檔案損失等，給予紀(jì)律處分，包括警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等。5.法律責(zé)任追究：對于違反法律法規(guī)的違規(guī)行為，依法追究其法律責(zé)任。八、附則