PAGE檔案利用制度整改措施一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案利用行為，保障檔案信息的安全與合理利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本檔案利用制度整改措施。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案利用過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案利用活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案利用過程中，始終將檔案信息安全和保密放在首位，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.合理利用原則：根據(jù)公司實(shí)際工作需要，合理提供檔案利用服務(wù)，提高檔案利用效率，為公司決策、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持。二、檔案利用流程優(yōu)化（一）利用申請1.申請人資格：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)具備相應(yīng)的工作權(quán)限和職責(zé)。外部單位或個人因特殊原因需要利用公司檔案的，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.申請方式：申請人應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，詳細(xì)注明利用檔案的目的、內(nèi)容、范圍、時間等信息。申請表應(yīng)提交至公司檔案管理部門。3.申請審批：檔案管理部門收到申請表后，應(yīng)及時進(jìn)行審核。對于內(nèi)部員工的申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對于外部單位或個人的申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，檔案管理部門應(yīng)向申請人出具《檔案利用審批單》。（二）檔案查閱1.查閱地點(diǎn)：檔案查閱應(yīng)在公司檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行。如需在其他地點(diǎn)查閱，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人特別批準(zhǔn)。2.查閱方式：申請人應(yīng)在檔案管理部門工作人員的陪同下進(jìn)行查閱。查閱過程中，應(yīng)遵守查閱場所的各項規(guī)定，不得擅自涂改、標(biāo)記、抽取、撤換檔案材料。3.查閱記錄：檔案管理部門工作人員應(yīng)對查閱情況進(jìn)行記錄，包括查閱日期、查閱人、查閱檔案名稱及內(nèi)容等。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（三）檔案借閱1.借閱期限：根據(jù)檔案的重要性和使用需求，合理確定借閱期限。一般檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，重要檔案借閱期限不得超過[X]個工作日。如需延期借閱，須提前向檔案管理部門申請并獲得批準(zhǔn)。2.借閱數(shù)量：嚴(yán)格控制借閱檔案的數(shù)量，原則上一次借閱同一類別檔案不得超過[X]卷（冊）。如有特殊情況需要增加借閱數(shù)量，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.借閱歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借檔案。歸還時，檔案管理部門工作人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）檔案復(fù)制1.復(fù)制申請：申請人如需復(fù)制檔案，應(yīng)在《檔案利用申請表》中注明復(fù)制的內(nèi)容和數(shù)量，并按照申請審批流程辦理相關(guān)手續(xù)。2.復(fù)制審批：檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案的保密級別和復(fù)制需求進(jìn)行審批。對于涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)，不得進(jìn)行復(fù)制。3.復(fù)制方式：檔案復(fù)制應(yīng)采用復(fù)印、掃描等方式進(jìn)行，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門“與原件核對無誤”章，并注明復(fù)制日期。4.復(fù)制件管理：檔案管理部門應(yīng)對復(fù)制件進(jìn)行登記和管理，與原件一樣按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保存。三、檔案利用安全保障（一）人員管理1.檔案管理人員培訓(xùn)：定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和安全保密意識。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案利用流程、安全保密知識等。2.利用人員教育：對檔案利用人員進(jìn)行安全教育，使其了解檔案利用過程中的安全保密要求和責(zé)任。在檔案利用前，應(yīng)向利用人員發(fā)放《檔案利用安全須知》，明確相關(guān)規(guī)定。（二）設(shè)施設(shè)備管理1.查閱場所安全：檔案查閱場所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備。定期對查閱場所進(jìn)行安全檢查，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。2.信息系統(tǒng)安全：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。定期對信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）保密措施1.檔案分級分類管理：根據(jù)檔案的重要性和保密性，對檔案進(jìn)行分級分類管理。明確不同級別檔案的利用范圍和審批權(quán)限，確保重要檔案得到妥善保護(hù)。2.保密協(xié)議簽訂：對于涉及公司機(jī)密的檔案利用活動，檔案管理部門應(yīng)與利用人員簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，防止檔案信息泄露。3.保密監(jiān)督檢查：定期對檔案利用過程中的保密情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。對違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。四、檔案利用監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：檔案管理部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案利用情況進(jìn)行自查自糾。檢查內(nèi)容包括利用申請審批、查閱借閱記錄、檔案歸還等環(huán)節(jié)，確保檔案利用活動規(guī)范有序。2.外部監(jiān)督：接受公司內(nèi)部審計部門和上級主管部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門對檔案利用情況的審計和調(diào)查工作。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)：制定檔案利用工作考核指標(biāo)，包括檔案利用申請審批的及時性、檔案查閱借閱的準(zhǔn)確性、檔案歸還的完整性等。2.考核周期：每年對檔案利用工作進(jìn)行一次考核，考核結(jié)果納入公司年度績效考核體系。3.獎懲措施：對于檔案利用工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于違反檔案利用制度的部門和個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、經(jīng)濟(jì)處罰或紀(jì)律處分。五、檔案利用信息化建設(shè)（一）建立檔案利用信息系統(tǒng)1.系統(tǒng)功能需求：檔案利用信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案利用申請、審批、查閱、借閱、復(fù)制等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案利用流程的信息化管理。同時，應(yīng)具備信息查詢、統(tǒng)計分析、安全審計等功能，為檔案管理部門提供決策支持。2.系統(tǒng)建設(shè)實(shí)施：制定檔案利用信息系統(tǒng)建設(shè)方案，明確系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、進(jìn)度安排等。按照方案要求，選擇合適的技術(shù)方案和軟件供應(yīng)商，組織實(shí)施系統(tǒng)建設(shè)工作。在系統(tǒng)建設(shè)過程中，要充分考慮與公司現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的兼容性和數(shù)據(jù)共享性。3.系統(tǒng)測試與上線：系統(tǒng)建設(shè)完成后，應(yīng)進(jìn)行全面的測試，包括功能測試、性能測試、安全測試等。測試合格后，進(jìn)行系統(tǒng)上線試運(yùn)行，及時發(fā)現(xiàn)并解決系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題。待系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定后，正式投入使用。（二）電子檔案利用1.電子檔案存儲與管理：加強(qiáng)電子檔案的存儲與管理，確保電子檔案的安全性和完整性。采用先進(jìn)的存儲技術(shù)和設(shè)備，建立電子檔案備份機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要對電子檔案進(jìn)行分類、編號、著錄等管理，便于查詢和利用。2.電子檔案利用流程：制定電子檔案利用流程，明確電子檔案查閱、借閱、復(fù)制等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范。利用人員可以通過檔案利用信息系統(tǒng)在線申請利用電子檔案，經(jīng)審批后，按照系統(tǒng)授權(quán)進(jìn)行查閱、下載或打印等操作。在利用過程中，要嚴(yán)格遵守電子檔案安全保密規(guī)定，防止電子檔案信息泄露。