PAGE學(xué)校檔案借閱利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案的管理，規(guī)范檔案借閱利用行為，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位及個人借閱利用學(xué)校檔案的活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案借閱利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案借閱利用過程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.服務(wù)教學(xué)科研原則以服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研和管理工作為宗旨，積極為利用者提供便利，提高檔案的利用效率。4.嚴(yán)格審批原則對檔案借閱利用申請進(jìn)行嚴(yán)格審批，確保借閱利用行為符合規(guī)定和工作需要。二、檔案借閱利用申請（一）申請主體學(xué)校各部門、各單位及個人因工作需要可申請借閱利用學(xué)校檔案。（二）申請流程1.利用者填寫《學(xué)校檔案借閱利用申請表》，詳細(xì)注明借閱利用檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.將申請表提交所在部門或單位負(fù)責(zé)人審核簽字。3.經(jīng)審核同意后，將申請表送交學(xué)校檔案管理部門。三、檔案借閱利用審批（一）審批主體學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案借閱利用申請進(jìn)行審批。（二）審批標(biāo)準(zhǔn)1.申請借閱利用的檔案必須與利用者的工作需要相關(guān)。2.借閱利用檔案的數(shù)量和期限應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要合理確定。3.涉及重要檔案或機(jī)密檔案的借閱利用，需經(jīng)學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）審批流程1.檔案管理部門收到申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。2.對于符合審批標(biāo)準(zhǔn)的申請，予以批準(zhǔn)，并在申請表上簽署意見。3.對于不符合審批標(biāo)準(zhǔn)的申請，向利用者說明理由，不予批準(zhǔn)。四、檔案借閱利用手續(xù)辦理（一）借閱登記1.利用者憑批準(zhǔn)后的申請表到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)。2.檔案管理人員按照申請表的內(nèi)容，詳細(xì)登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱日期、歸還日期等信息，并由利用者簽字確認(rèn)。（二）檔案交付1.檔案管理人員根據(jù)借閱登記情況，將檔案交付利用者。2.交付檔案時，檔案管理人員應(yīng)向利用者介紹檔案的保管要求和注意事項。（三）借閱憑證發(fā)放檔案管理部門向利用者發(fā)放《學(xué)校檔案借閱證》，作為借閱檔案的憑證。借閱證應(yīng)注明利用者姓名、所在部門或單位、借閱檔案范圍、有效期等信息。五、檔案借閱利用要求（一）利用者責(zé)任1.利用者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出學(xué)校。2.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。3.利用者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）檔案使用場所檔案借閱利用應(yīng)在學(xué)校檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得在其他場所擅自查閱、使用檔案。（三）檔案復(fù)制1.如需復(fù)制檔案，利用者應(yīng)向檔案管理部門提出申請，并注明復(fù)制的內(nèi)容、用途等信息。2.經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)后，利用者方可進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門指定的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件一致。3.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期。（四）檔案摘錄1.如需摘錄檔案內(nèi)容，利用者應(yīng)向檔案管理部門提出申請，并注明摘錄的范圍、用途等信息。2.經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)后，利用者方可進(jìn)行摘錄。摘錄檔案應(yīng)保持內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，不得斷章取義。3.摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門的印章。六、檔案歸還與驗(yàn)收（一）歸還期限利用者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期，應(yīng)提前向檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過原借閱期限。（二）歸還手續(xù)1.利用者歸還檔案時，應(yīng)將檔案整理整齊，交檔案管理人員驗(yàn)收。2.檔案管理人員按照借閱登記情況，對歸還的檔案進(jìn)行核對，檢查檔案是否齊全、完整，有無涂改、污損等情況。3.經(jīng)核對無誤后，檔案管理人員在借閱登記冊上注明歸還日期，并收回《學(xué)校檔案借閱證》。（三）逾期處理1.如利用者逾期未歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)及時催還。2.對于逾期不還的利用者，檔案管理部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，如限制其今后的檔案借閱利用、通報批評等。七、檔案安全與保密（一）安全措施1.檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全措施，確保檔案庫房的安全，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案安全隱患。（二）保密要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露檔案信息。2.利用者在借閱利用檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員。3.涉及機(jī)密檔案的借閱利用，應(yīng)在符合保密要求的場所進(jìn)行，并采取必要的保密措施。八、檔案利用監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案借閱利用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案借閱利用手續(xù)是否齊全、規(guī)范。2.利用者是否遵守檔案借閱利用要求。3.檔案歸還情況是否符合規(guī)定。4.檔案安全與保密措施是否落實(shí)到位。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理部門定期對檔案借閱利用情況進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行記錄和通報。2.不定期抽查檔案管理部門不定期對檔案借閱利用情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱利用檔案。2.轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出學(xué)校借閱的檔案。3.涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。4.逾期未歸還檔案且未辦理續(xù)借手續(xù)。5.泄露檔案信息。（二）處理措施1.對于違規(guī)行為較輕的，檔案管理部門將給予警告，責(zé)令其限期改正。2.對于違規(guī)行為較重的，檔案管理部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，如限制其