PAGE城鎮(zhèn)污水管網(wǎng)檔案制度一、總則（一）目的為加強城鎮(zhèn)污水管網(wǎng)檔案管理，確保污水管網(wǎng)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在污水管網(wǎng)建設(shè)、運行、維護及管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司[公司名稱]負(fù)責(zé)的城鎮(zhèn)污水管網(wǎng)規(guī)劃、建設(shè)、運行、維護及相關(guān)管理活動中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則城鎮(zhèn)污水管網(wǎng)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.完整準(zhǔn)確原則全面收集、整理和歸檔污水管網(wǎng)建設(shè)與管理過程中產(chǎn)生的各類文件資料，保證檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和利用檔案資料，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善城鎮(zhèn)污水管網(wǎng)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理城鎮(zhèn)污水管網(wǎng)檔案，對檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲、保管、鑒定、銷毀等工作進(jìn)行全面管理。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的信息化水平。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)能力。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，定期向上級主管部門報送檔案管理情況統(tǒng)計報表。6.參與公司重大項目建設(shè)和管理活動，對檔案工作進(jìn)行全程跟蹤指導(dǎo)，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確。（二）項目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在城鎮(zhèn)污水管網(wǎng)項目建設(shè)過程中形成的各類文件資料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交公司檔案管理部門。2.明確項目檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)督促項目各參建單位做好項目檔案的收集、整理工作，確保項目檔案與項目建設(shè)同步進(jìn)行。3.在項目建設(shè)過程中，及時向檔案管理部門通報項目進(jìn)展情況，配合檔案管理部門做好項目檔案的驗收工作。（三）運行維護部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)城鎮(zhèn)污水管網(wǎng)運行維護過程中形成的各類文件資料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交公司檔案管理部門。2.建立健全運行維護檔案管理制度，對管網(wǎng)設(shè)施的巡查記錄、維修記錄、養(yǎng)護記錄、水質(zhì)監(jiān)測報告等檔案資料進(jìn)行規(guī)范管理。3.配合檔案管理部門做好運行維護檔案的整理和編目工作，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。（四）其他部門職責(zé)各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門做好城鎮(zhèn)污水管網(wǎng)檔案管理工作，在各自職責(zé)范圍內(nèi)，負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的與污水管網(wǎng)相關(guān)的文件資料的收集、整理和歸檔，并及時移交檔案管理部門。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.城鎮(zhèn)污水管網(wǎng)規(guī)劃、設(shè)計文件，包括規(guī)劃文本、圖紙、設(shè)計說明書、可行性研究報告等。2.項目建設(shè)過程中形成的各類文件資料，如項目立項批復(fù)、環(huán)境影響評價報告、施工許可證、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、工程變更通知、施工圖紙、施工記錄、工程質(zhì)量驗收報告、竣工報告等。3.污水管網(wǎng)運行維護資料，包括巡查記錄、維修記錄、養(yǎng)護記錄、水質(zhì)監(jiān)測報告、設(shè)備運行記錄、應(yīng)急預(yù)案及演練記錄等。4.與城鎮(zhèn)污水管網(wǎng)相關(guān)的科研成果、技術(shù)資料、會議紀(jì)要、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等。5.其他與城鎮(zhèn)污水管網(wǎng)建設(shè)、運行、維護及管理有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、項目等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。3.對每份檔案資料進(jìn)行編號，并編制相應(yīng)的目錄，便于查找和管理。（四）整理方法1.分類城鎮(zhèn)污水管網(wǎng)檔案分為規(guī)劃設(shè)計類、項目建設(shè)類、運行維護類、其他類等四大類。每大類下再根據(jù)檔案內(nèi)容的具體性質(zhì)進(jìn)行細(xì)分。例如，項目建設(shè)類可細(xì)分為項目前期文件、施工文件、竣工驗收文件等；運行維護類可細(xì)分為巡查記錄、維修記錄、養(yǎng)護記錄等。2.編號采用流水號對每份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性。編號格式為：[檔案類別代碼][年度][流水號]。例如，規(guī)劃設(shè)計類檔案編號為：GH[2023][001]，表示2023年的第1份規(guī)劃設(shè)計類檔案。3.編目編制檔案目錄時，應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和使用。四、檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.規(guī)劃設(shè)計類包括城鎮(zhèn)污水管網(wǎng)的總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、專項規(guī)劃以及各類設(shè)計文件。2.項目建設(shè)類涵蓋項目從立項到竣工驗收全過程形成的文件資料，如項目前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等。3.運行維護類主要是污水管網(wǎng)運行維護過程中產(chǎn)生的各類記錄，如巡查記錄、維修記錄、養(yǎng)護記錄、水質(zhì)監(jiān)測報告等。4.其他類包含與城鎮(zhèn)污水管網(wǎng)相關(guān)的科研成果、技術(shù)資料、會議紀(jì)要、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等不屬于上述三類的文件資料。（二）編號規(guī)則1.規(guī)劃設(shè)計類檔案編號：GH+年份+流水號，如GH2023001。2.項目建設(shè)類檔案編號：JS+年份+項目編號+流水號，其中項目編號根據(jù)項目名稱或項目代碼編制，如JS2023001001。3.運行維護類檔案編號：YW+年份+月份+流水號，如YW202305001。4.其他類檔案編號：QT+年份+流水號，如QT2023001。（三）編號管理1.檔案編號應(yīng)在檔案整理過程中同步完成，并確保編號的連續(xù)性和唯一性。2.檔案管理人員應(yīng)建立編號登記臺賬，記錄檔案編號、檔案名稱、類別、日期等信息，便于查詢和核對。3.如檔案資料發(fā)生變更或補充，應(yīng)在原編號基礎(chǔ)上進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，并在編號登記臺賬中注明變更情況。五、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.城鎮(zhèn)污水管網(wǎng)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括城鎮(zhèn)污水管網(wǎng)的規(guī)劃文本、重要的設(shè)計文件、項目立項批復(fù)、環(huán)境影響評價報告、竣工圖等。3.長期保管的檔案保管期限為30年，包括項目建設(shè)過程中的一般性文件資料、運行維護過程中的重要記錄等。4.短期保管的檔案保管期限為10年，主要是一些臨時性的文件資料，如一般性的會議紀(jì)要、統(tǒng)計報表等。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行除塵、消毒等維護工作，防止檔案霉變、蟲蛀。3.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護，確保電子檔案的可讀性和可用性。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度、濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，濕度應(yīng)保持在45%60%之間。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案的利用符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.在保證檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營、項目建設(shè)、運行維護等工作提供支持。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱和借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行登記，并提供必要的查閱場所和設(shè)備。2.查閱和借閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。3.借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對擬銷毀檔案進(jìn)行審核和鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，對照檔案保管期限表，判斷檔案是否仍有保存價值。2.對于保管期限已滿但仍具有重要參考價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見，并填寫《檔案鑒定意見書》，注明檔案名稱、編號、保管期限、鑒定意見等信息。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組審核同意銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和