PAGE檔案調(diào)閱制度及流程圖一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案調(diào)閱行為，確保檔案的安全與完整，保障檔案信息的合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要調(diào)閱檔案的相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：檔案調(diào)閱活動必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.安全性原則：調(diào)閱過程中要采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.必要性原則：調(diào)閱檔案應(yīng)基于工作實(shí)際需要，嚴(yán)禁無正當(dāng)理由調(diào)閱檔案。4.規(guī)范性原則：調(diào)閱檔案應(yīng)按照規(guī)定的流程和手續(xù)進(jìn)行，確保調(diào)閱行為規(guī)范有序。二、檔案調(diào)閱申請（一）申請主體公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案調(diào)閱申請表》。（二）申請內(nèi)容1.調(diào)閱人信息：包括調(diào)閱人姓名、所在部門、職務(wù)等。2.調(diào)閱檔案信息：明確調(diào)閱檔案的名稱、類別、年度等。3.調(diào)閱目的：詳細(xì)說明調(diào)閱檔案的用途，如查閱項(xiàng)目資料、核實(shí)工作數(shù)據(jù)等。4.調(diào)閱時(shí)間：預(yù)估調(diào)閱檔案的起止時(shí)間。（三）申請審批1.部門負(fù)責(zé)人審批：調(diào)閱人所在部門負(fù)責(zé)人對調(diào)閱申請進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核調(diào)閱目的是否合理、必要，調(diào)閱時(shí)間是否合適等。如同意調(diào)閱，在申請表上簽署意見并簽字。2.檔案管理部門審批：檔案管理部門收到經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批的申請表后，進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審內(nèi)容包括調(diào)閱檔案的密級、保管期限等，確保調(diào)閱行為符合規(guī)定。如復(fù)審?fù)ㄟ^，檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。3.特殊情況審批：對于涉及重要機(jī)密檔案或需上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的調(diào)閱申請，應(yīng)報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批。上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)具體情況做出批示。三、檔案調(diào)閱流程（一）預(yù)約調(diào)閱時(shí)間調(diào)閱申請經(jīng)審批通過后，調(diào)閱人應(yīng)與檔案管理部門預(yù)約具體的調(diào)閱時(shí)間。檔案管理部門根據(jù)檔案的保管狀況和調(diào)閱需求，合理安排調(diào)閱時(shí)間，并通知調(diào)閱人。（二）調(diào)閱前準(zhǔn)備1.調(diào)閱場所安排：檔案管理部門根據(jù)調(diào)閱檔案的數(shù)量和調(diào)閱方式，安排合適的調(diào)閱場所。調(diào)閱場所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施和條件，如防火、防潮、防蟲等。2.調(diào)閱人員培訓(xùn)：對于初次調(diào)閱檔案或調(diào)閱特殊檔案的人員，檔案管理部門可對其進(jìn)行調(diào)閱前培訓(xùn)，告知調(diào)閱注意事項(xiàng)，如檔案的查閱方法、禁止的行為等。（三）現(xiàn)場調(diào)閱1.身份核實(shí)：調(diào)閱人到達(dá)調(diào)閱場所后，檔案管理人員首先對調(diào)閱人的身份進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)與申請表上的信息一致。2.檔案交接：檔案管理人員按照調(diào)閱申請表上的內(nèi)容，向調(diào)閱人提供所需檔案，并辦理檔案交接手續(xù)。交接時(shí)，雙方應(yīng)仔細(xì)核對檔案的數(shù)量、完整性等，確保無誤后簽字確認(rèn)。3.調(diào)閱過程監(jiān)督：在調(diào)閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保調(diào)閱人按照規(guī)定的方式和要求查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。調(diào)閱人如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。4.調(diào)閱時(shí)間控制：調(diào)閱人應(yīng)在預(yù)約的時(shí)間內(nèi)完成調(diào)閱工作，如需延長調(diào)閱時(shí)間，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（四）調(diào)閱后歸還1.檔案整理：調(diào)閱工作結(jié)束后，調(diào)閱人應(yīng)將檔案整理好，保持檔案的原狀。2.檔案歸還：調(diào)閱人將整理好的檔案歸還檔案管理人員，雙方再次核對檔案的數(shù)量、完整性等，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。3.記錄存檔：檔案管理人員對調(diào)閱過程進(jìn)行記錄，包括調(diào)閱時(shí)間、調(diào)閱人、調(diào)閱檔案名稱、調(diào)閱目的、調(diào)閱情況等，并將記錄存檔，以備后續(xù)查閱。四、檔案調(diào)閱權(quán)限（一）不同密級檔案調(diào)閱權(quán)限1.絕密級檔案：原則上禁止調(diào)閱。確因工作需要調(diào)閱的，須經(jīng)公司/組織最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門專人陪同下進(jìn)行調(diào)閱。2.機(jī)密級檔案：調(diào)閱人須為公司/組織內(nèi)部具有相應(yīng)審批權(quán)限的管理人員，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意。調(diào)閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.秘密級檔案：公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門及員工因工作需要可申請調(diào)閱，但需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，并在檔案管理部門登記備案。（二）不同類別檔案調(diào)閱權(quán)限各類檔案的調(diào)閱權(quán)限根據(jù)其性質(zhì)和用途，按照公司/組織相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。例如，人事檔案調(diào)閱需符合人事管理規(guī)定，財(cái)務(wù)檔案調(diào)閱需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)等。五、檔案調(diào)閱保密規(guī)定（一）調(diào)閱人保密義務(wù)1.調(diào)閱人在調(diào)閱檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。2.對于調(diào)閱過程中知悉的公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等信息，調(diào)閱人負(fù)有保密責(zé)任，不得擅自傳播、使用或用于其他非工作目的。（二）檔案管理人員保密職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)妥善保管調(diào)閱檔案，防止檔案在調(diào)閱過程中發(fā)生泄密事件。2.對調(diào)閱人的身份信息、調(diào)閱目的等進(jìn)行保密，不得隨意透露給他人。（三）保密措施1.在調(diào)閱場所設(shè)置必要的保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進(jìn)入調(diào)閱區(qū)域。2.調(diào)閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)盡量減少檔案的暴露時(shí)間和范圍，避免檔案信息被他人獲取。3.對于涉及保密內(nèi)容的檔案調(diào)閱，可采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等技術(shù)手段進(jìn)行保密。六、檔案調(diào)閱違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自調(diào)閱檔案。2.調(diào)閱檔案過程中違反安全保密規(guī)定，如擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案，泄露檔案信息等。3.未按規(guī)定時(shí)間歸還檔案或逾期未辦理續(xù)借手續(xù)。4.調(diào)閱檔案用于非工作目的或轉(zhuǎn)借他人。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的調(diào)閱人，給予警告處分，并要求其作出書面檢討。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的調(diào)閱人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如罰款、降職、辭退等，并依法追究其法律責(zé)任。3.對于因調(diào)閱人違規(guī)行為導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄密等后果的，調(diào)閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償責(zé)任包括但不限于檔案修復(fù)費(fèi)用、因泄密造成的經(jīng)濟(jì)損失等。七、檔案調(diào)閱流程圖（一）調(diào)閱申請流程圖1.調(diào)閱人填寫《檔案調(diào)閱申請表》2.部門負(fù)責(zé)人初審，簽署意見并簽字3.檔案管理部門復(fù)審，負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)4.特殊情況報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批（二）調(diào)閱流程詳細(xì)流程圖1.調(diào)閱申請經(jīng)審批通過2.調(diào)閱人預(yù)約調(diào)閱時(shí)間3.檔案管理部門準(zhǔn)備調(diào)閱場所4.調(diào)閱人到達(dá)，身份核實(shí)5.辦理檔案交接手續(xù)6.調(diào)閱人在現(xiàn)場調(diào)閱，檔案管理人員監(jiān)督7.調(diào)閱結(jié)束，調(diào)閱人整理檔案8.調(diào)閱人歸還檔案，辦理歸還手續(xù)9.檔案管理人員記錄存