PAGE高校檔案查閱利用制度一、總則（一）目的為了加強高校檔案的管理，規(guī)范檔案查閱利用行為，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在教學、科研、管理等工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)，結合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各單位以及個人在查閱利用本校檔案時的相關活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案查閱利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查閱利用過程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。同時，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案要嚴格保密。3.服務利用原則以服務學校教學、科研、管理等工作為宗旨，積極為檔案利用者提供便捷、高效的服務，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案查閱利用的范圍與條件（一）查閱利用范圍1.本校教職工因教學、科研、管理等工作需要，可查閱與其工作相關的檔案資料。2.本校學生因學習、論文寫作等需要，可查閱與其學籍、成績、畢業(yè)等相關的檔案資料。3.校外單位因工作需要，經本校相關部門批準，可查閱與合作項目、調研等相關的檔案資料。4.司法機關、行政機關等因辦案需要，依法查閱本校相關檔案資料。（二）查閱利用條件1.本校教職工查閱利用檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容和范圍，并經所在部門負責人簽字同意。2.本校學生查閱利用檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容和范圍，并經所在學院輔導員簽字同意。3.校外單位查閱利用檔案，需提交單位介紹信、查閱申請表，注明查閱目的、內容和范圍，并經本校相關部門負責人簽字同意。4.司法機關、行政機關等查閱利用檔案，需出具相關法律文書或行政公文，并經本校檔案管理部門負責人簽字同意。三、檔案查閱利用的流程（一）申請檔案利用者根據查閱利用條件，填寫《檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、內容和范圍，并提交相關證明材料。申請表應包括以下內容：1.申請人姓名、單位、聯系方式。2.查閱檔案的名稱、年度、保管期限。3.查閱目的、內容和范圍。4.申請查閱日期。（二）審批1.本校教職工和學生的查閱申請，由所在部門或學院負責人進行審批。審批通過后，在申請表上簽字蓋章，并將申請表交至檔案管理部門。2.校外單位的查閱申請，由本校相關部門負責人進行審批。審批通過后，在申請表上簽字蓋章，并將申請表交至檔案管理部門。3.司法機關、行政機關等的查閱申請，由本校檔案管理部門負責人進行審批。審批通過后，在申請表上簽字蓋章，并將申請表交至檔案管理部門。（三）查閱1.檔案管理部門根據審批通過的申請表，安排專人負責提供檔案查閱服務。查閱人員應在指定的查閱地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱地點。2.查閱人員如需復印、拍照、摘錄檔案內容，應提前向檔案管理人員提出申請，并經檔案管理部門負責人批準。復印、拍照、摘錄的檔案內容應與原件一致，并注明出處。3.查閱人員在查閱過程中應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、折疊等。如發(fā)現檔案有損壞或丟失情況，應及時向檔案管理人員報告。（四）歸還查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員應認真核對檔案數量和完整性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。四、檔案利用的方式與限制（一）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案管理部門指定的地點查閱檔案原件或復印件。2.借閱：本校教職工因工作需要，可辦理檔案借閱手續(xù)，將檔案借出使用。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門申請。3.出具證明：檔案管理部門可根據檔案利用者的申請，出具檔案證明材料。證明材料應加蓋檔案管理部門公章，并注明用途。（二）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經相關部門批準，不得查閱、利用。如需查閱、利用，應按照國家有關保密規(guī)定執(zhí)行。2.檔案原件一般不外借，確因工作需要借出的，應嚴格履行借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內歸還。3.檔案利用者不得擅自將檔案轉讓、出售、贈與他人，不得利用檔案從事違法違規(guī)活動。五、檔案查閱利用的安全與保密措施（一）安全措施1.檔案管理部門應配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設備，確保檔案的安全保管。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，防止檔案丟失、損壞或被篡改。3.檔案利用者不得擅自將檔案帶出檔案管理部門指定的查閱地點，如需帶出，應經檔案管理部門負責人批準，并辦理相關手續(xù)。（二）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案要嚴格保密。2.檔案利用者在查閱利用檔案過程中，如發(fā)現檔案內容涉及保密事項，應及時向檔案管理人員報告，并按照保密規(guī)定處理。3.檔案管理部門應定期對檔案管理人員進行保密教育和培訓，提高保密意識和業(yè)務水平。六、檔案查閱利用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體本校檔案管理部門負責對檔案查閱利用工作進行監(jiān)督檢查，定期對檔案查閱利用情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現問題并采取措施加以解決。（二）監(jiān)督檢查內容1.查閱利用檔案的申請、審批、查閱、歸還等流程是否規(guī)范。2.檔案利用者是否遵守檔案查閱利用制度，是否存在違規(guī)查閱、利用檔案的行為。3.檔案管理人員是否履行職責到位，是否存在違反安全保密規(guī)定的行為。（三）違規(guī)處理1.對違反檔案查閱利用制度的檔案利用者，檔案管理部門應視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、暫停查閱利用檔案等處理措施。情節(jié)嚴重的，應依法追究其法律責任。2.對違反檔案查閱利用制度的檔案管理人員，學校應視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、調離崗位等處理措施。情節(jié)嚴重構成犯罪