PAGE學(xué)校院系檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校院系檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各院系在教學(xué)、科研、行政管理等活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：院系檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)校院系的各項工作和活動。3.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格保密。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）院系檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成：由院系領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人等組成領(lǐng)導(dǎo)小組。2.職責(zé)：貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策。制定和完善院系檔案管理制度。審定院系檔案工作計劃和總結(jié)。協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題。（二）檔案管理部門1.設(shè)置：設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員。2.職責(zé)：負(fù)責(zé)制定檔案工作年度計劃和實施方案。組織開展檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。對檔案進(jìn)行分類登記、編目、統(tǒng)計和鑒定。指導(dǎo)各部門兼職檔案員的工作。做好檔案的安全保密工作。（三）兼職檔案員1.設(shè)置：各部門指定一名兼職檔案員。2.職責(zé)：負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作。定期向檔案管理部門移交檔案。協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、教學(xué)課件、學(xué)生成績冊、實習(xí)報告、畢業(yè)論文等。2.科研檔案：包括科研項目申請書、研究報告、論文發(fā)表、專利申請、科研成果鑒定等。3.行政管理檔案：包括院系工作計劃、總結(jié)、會議記錄、規(guī)章制度、人員任免、考核獎懲等。4.學(xué)生工作檔案：包括學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、綜合素質(zhì)測評等。5.其他檔案：如外事活動檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范。2.兼職檔案員應(yīng)定期對本部門的檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的完整準(zhǔn)確。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)實行雙套制或多套制保存。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，分為教學(xué)、科研、行政管理、學(xué)生工作等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。3.裝訂：將零散的檔案材料進(jìn)行裝訂，保持整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.教學(xué)檔案應(yīng)在每學(xué)期結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔。2.科研檔案應(yīng)在項目結(jié)題后三個月內(nèi)歸檔。3.行政管理檔案應(yīng)在次年上半年歸檔。4.學(xué)生工作檔案應(yīng)在學(xué)生畢業(yè)或離校后一個月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.兼職檔案員將整理好的檔案材料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核、登記和編號。3.將歸檔的檔案裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背信息。4.將檔案盒存放在檔案庫房的指定位置。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映學(xué)校院系主要職能活動和歷史面貌的，對學(xué)校院系有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年保管期限。凡是在一定時期內(nèi)對學(xué)校院系工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.加強(qiáng)檔案庫房的安全防范措施，配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設(shè)備。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本校師生員工、校友及因工作需要查閱檔案的單位和個人，均可按規(guī)定查閱檔案。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍。2.經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱檔案。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。（三）利用方式1.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。2.如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并登記備案。3.查閱檔案的人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損。（四）特殊情況處理1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，查閱時應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。2.對重要檔案的查閱利用，應(yīng)實行審批制度，經(jīng)院系領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合學(xué)校院系的實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度等方面進(jìn)行綜合分析。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和專家組成。（三）鑒定方法1.定期鑒定：每五年對檔案進(jìn)行一次全面鑒定。2.隨時鑒定：對已到保管期限的檔案，及時進(jìn)行鑒定。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審查，提出銷毀意見。2.經(jīng)院系檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，填寫《檔案銷毀清冊》。3.由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，并在《檔案銷毀清冊》上簽字。4.銷毀檔案時，應(yīng)注意保密，確保檔案信息不泄露。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立學(xué)校院系檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理和數(shù)據(jù)錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理局域網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.加強(qiáng)對電子檔案的安全管理，采取數(shù)