PAGE流動人員人事檔案制度一、總則（一）目的為了加強流動人員人事檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高人事管理工作的效率和質(zhì)量，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所管理的流動人員人事檔案，包括但不限于離職員工、兼職人員、勞務(wù)派遣人員等的檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映流動人員的個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，保護流動人員的隱私。3.集中統(tǒng)一管理原則：流動人員人事檔案由本公司/組織指定的部門集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自保存、銷毀或涂改檔案。4.依法依規(guī)原則：檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。二、檔案內(nèi)容與分類（一）檔案內(nèi)容流動人員人事檔案主要包括以下內(nèi)容：1.履歷材料：個人經(jīng)歷、學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)經(jīng)歷等相關(guān)材料。2.自傳材料：個人撰寫的自傳、思想?yún)R報等材料。3.鑒定、考核、考察材料：年度考核、工作鑒定、考察報告等材料。4.學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評鑒材料：學(xué)歷證書、學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書、學(xué)術(shù)成果鑒定等材料。5.政審材料：政治歷史情況審查、入黨入團材料等。6.黨團材料：入黨申請書、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書、黨員登記表、團組織關(guān)系證明等材料。7.獎勵材料：各級各類獎勵證書、表彰決定等材料。8.處分材料：處分決定、解除處分決定等材料。9.工資、任免、出國（境）等材料：工資變動審批表、任免文件、出國（境）審批表等材料。10.其他可供組織參考的材料：體檢報告、勞動合同、離職證明、培訓(xùn)證書、榮譽證書等材料。（二）檔案分類根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和特點，流動人員人事檔案分為以下幾類：1.履歷類：主要包括個人經(jīng)歷、學(xué)歷、學(xué)位等材料。2.考核類：主要包括年度考核、工作鑒定、考察報告等材料。3.學(xué)歷學(xué)位類：主要包括學(xué)歷證書、學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書等材料。4.黨團類：主要包括入黨申請書、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書、黨員登記表、團組織關(guān)系證明等材料。5.獎勵處分類：主要包括各級各類獎勵證書、表彰決定、處分決定、解除處分決定等材料。6.工資任免類：主要包括工資變動審批表、任免文件等材料。7.其他類：主要包括體檢報告注、勞動合同注、離職證明注、培訓(xùn)證書、榮譽證書等材料。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.建立檔案收集渠道：通過與流動人員所在部門、人力資源部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門等溝通協(xié)調(diào)，及時收集流動人員的檔案材料。2.明確檔案收集范圍：根據(jù)檔案內(nèi)容與分類的要求，明確檔案收集的范圍，確保檔案材料的完整性。3.規(guī)范檔案收集流程：流動人員所在部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)將檔案材料整理匯總后，移交至本公司/組織指定的檔案管理部門。檔案管理部門對接收的檔案材料進行審核，對不符合要求的材料，及時通知相關(guān)部門補充或更正。（二）檔案整理1.分類排序：按照檔案分類的要求，對收集到的檔案材料進行分類排序，確保檔案材料的系統(tǒng)性和邏輯性。2.編目編號：對每一份檔案材料進行編號，并編制檔案目錄，注明檔案材料的名稱、日期、來源等信息，便于查找和管理。3.裝訂歸檔：將分類排序后的檔案材料按照順序裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、流動人員姓名、檔案類別等信息。四、檔案保管與保護（一）檔案保管1.設(shè)立專門檔案庫房：本公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.實行檔案庫房管理制度：檔案庫房應(yīng)實行專人管理，嚴(yán)格控制庫房的出入，定期對庫房進行檢查和維護，確保庫房環(huán)境符合檔案保管要求。3.建立檔案保管期限制度：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的重要程度，確定檔案的保管期限，并按照保管期限對檔案進行分類存放標(biāo)注。（二）檔案保護1.防止檔案損壞：在檔案整理、裝訂、存放過程中，應(yīng)注意防止檔案材料的損壞，避免折疊、涂改、污損等情況的發(fā)生。2.防止檔案丟失：加強檔案庫房的安全管理，防止檔案被盜、丟失等情況的發(fā)生。對檔案的借閱、歸還等情況進行嚴(yán)格登記，確保檔案的安全。3.防止檔案信息泄露：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對檔案信息進行保密管理。未經(jīng)流動人員本人同意，不得擅自向任何單位或個人提供檔案信息。五、檔案借閱與利用（一）檔案借閱1.借閱范圍：因工作需要，本公司/組織內(nèi)部人員可以借閱流動人員人事檔案。外單位人員因特殊情況需要借閱檔案的，須經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。2.借閱手續(xù)：借閱檔案時須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、借閱檔案內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)，并提供必要的檔案查閱場所。3.借閱期限：檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，須提前向檔案管理部門申請，并說明理由。（二）檔案利用1.利用范圍：流動人員人事檔案主要用于本公司/組織內(nèi)部的人事管理、干部選拔任用、績效考核、培訓(xùn)教育、薪酬分配等工作。外單位人員因工作需要查閱檔案的，須經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。2.利用方式：檔案利用方式主要包括查閱、復(fù)印、摘錄等。查閱檔案時，借閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。復(fù)印、摘錄檔案材料時，須經(jīng)檔案管理部門同意，并在復(fù)印件或摘錄件上加蓋檔案管理部門印章。3.利用記錄：檔案管理部門應(yīng)對檔案的借閱、利用情況進行詳細(xì)記錄，包括借閱人員姓名、借閱時間、借閱期限、借閱檔案內(nèi)容、利用方式、利用結(jié)果等信息，以便于對檔案的利用情況進行跟蹤和管理。六、檔案信息化管理（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)本公司/組織應(yīng)建立檔案信息管理系統(tǒng)，將流動人員人事檔案的相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、分析、借閱管理、安全保密等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）檔案信息安全管理1.加強系統(tǒng)安全防護：采取必要的安全防護措施，如防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等，防止檔案信息系統(tǒng)受到網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.設(shè)置用戶權(quán)限管理：對檔案信息系統(tǒng)的用戶進行權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.定期備份檔案數(shù)據(jù)：定期對檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度：負(fù)責(zé)制定和完善流動人員人事檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.集中統(tǒng)一管理檔案：負(fù)責(zé)流動人員人事檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督檔案工作：指導(dǎo)和監(jiān)督本公司/組織內(nèi)部各部門的檔案工作，確保檔案管理工作的規(guī)范和統(tǒng)一。4.開展檔案信息化建設(shè)：負(fù)責(zé)檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)和維護，推進檔案信息化管理工作。5.提供檔案利用服務(wù)：為公司/組織內(nèi)部各部門和外單位人員提供檔案利用服務(wù)，確保檔案信息的合理利用。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)：檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。2.做好檔案收集整理工作：負(fù)責(zé)流動人員人事檔案的收集、整理工作，確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。3.做好檔案保管保護工作：負(fù)責(zé)檔案庫房的管理和檔案的保管保護工作，確保檔案的安全和完整。4.做好檔案借閱利用工作：負(fù)責(zé)檔案的借閱、利用工作，嚴(yán)格按照借閱手續(xù)辦理檔案借閱事宜，確保檔案信息的合理利用和安全保密。5.做好檔案信息化管理工作：負(fù)責(zé)檔案信息管理系統(tǒng)的操作和維護，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和安全存儲。6.做好檔案統(tǒng)計分析工作：負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計分析工作，及時掌握檔案管理工作的情況和動態(tài)，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。八、監(jiān)督與檢查（一）建立監(jiān)督檢查機制本公司組織應(yīng)建立流動人員人事檔案管理監(jiān)督檢查機制，定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況：檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況，是否存在違反檔案管理制度的行為。2.檔案管理工作質(zhì)量：檢查檔案管理工作的質(zhì)量，包括檔案材料的收集、整理、保管、借閱、利用等環(huán)節(jié)是否符合要求。3.檔案信息安全保密情況：檢查檔案信息安全保密情況，是否存在檔案信息泄露的風(fēng)險。4.檔案管理人員履職情況：檢查檔案