PAGE客運企業(yè)基礎檔案制度一、總則（一）目的為加強客運企業(yè)基礎檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)運營管理中的作用，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本企業(yè)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本客運企業(yè)及所屬各部門、分支機構在經(jīng)營管理活動中形成的各類基礎檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映企業(yè)經(jīng)營管理活動的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與企業(yè)相關的各類檔案，確保檔案資料的齊全。3.準確性原則：檔案信息應準確無誤，數(shù)據(jù)、文字等表述清晰規(guī)范。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.及時性原則：及時對檔案進行收集、整理、歸檔，確保檔案與企業(yè)經(jīng)營管理活動同步。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善本企業(yè)檔案管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案管理工作，指導、監(jiān)督各部門檔案管理工作。3.集中管理企業(yè)各類重要檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的有效存儲和檢索。4.定期對檔案進行整理、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。5.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識。（二）各部門職責1.負責本部門在經(jīng)營管理活動中形成檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確本部門檔案管理人員，負責本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的規(guī)范管理。3.在檔案管理部門的指導下，做好本部門檔案的保管、利用等工作，配合檔案管理部門完成檔案管理的各項任務。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行檔案管理職責。2.負責檔案的收集、整理、分類、編號編目、裝訂、上架等日常工作，確保檔案整理規(guī)范。3.做好檔案的保管、安全防護工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.按照規(guī)定提供檔案利用服務，做好檔案查閱、借閱登記等工作。5.積極參與檔案管理業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.企業(yè)設立、變更、注銷等相關文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.客運業(yè)務相關檔案，如客運線路審批文件、車輛運營證、駕駛員從業(yè)資格證等。3.安全管理檔案，包括安全管理制度、安全檢查記錄、事故處理報告等。4.財務管理檔案，如財務報表、會計憑證、審計報告等。5.人力資源管理檔案，如員工檔案、招聘記錄、培訓資料等。6.市場營銷檔案，如市場調(diào)研報告、客戶資料、營銷活動方案等。7.車輛管理檔案，包括車輛購置合同、車輛技術檔案、維修記錄等。8.其他與企業(yè)經(jīng)營管理活動相關的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門產(chǎn)生的各類檔案。2.檔案收集應做到及時、完整，確保檔案資料不遺漏、不丟失。3.對收集的檔案應進行初步審核，確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整，符合歸檔要求。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的形成領域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，可分為行政管理類、客運業(yè)務類、安全管理類、財務管理類、人力資源管理類、市場營銷類、車輛管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包含檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄清晰準確。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保存和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.各部門應在檔案形成后的[X]個工作日內(nèi)完成整理，并移交至檔案管理部門歸檔。2.對于一些重要的臨時檔案，應在相關工作結束后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案填寫《檔案移交清單》，一式兩份，經(jīng)部門負責人審核簽字后，一份留存本部門，一份隨檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門接收檔案時，應按照《檔案移交清單》進行核對，核對無誤后在清單上簽字確認，并將檔案入庫保管。（三）保管要求1.庫房建設：檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，并配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備等。2.檔案存放：檔案應按照分類、編號順序存放，便于查找和管理。同時，應根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，合理安排存放位置。3.安全檢查：定期對檔案庫房進行安全檢查，檢查檔案保管狀況、庫房設施設備運行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。4.數(shù)字化管理：對重要檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的長期保存和便捷利用。同時，應做好電子檔案的備份和安全防護工作。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息不被泄露和濫用。2.優(yōu)先滿足企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理、業(yè)務開展等工作的需要。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，查閱人員應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：確需借閱檔案的，借閱人員應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等，歸還時應確保檔案完好無損。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記臺賬，詳細記錄檔案查閱、借閱的時間、人員、內(nèi)容、期限等信息，以便對檔案利用情況進行跟蹤和管理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的保存價值與企業(yè)實際需求相適應。2.鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成，負責對檔案進行鑒定。（三）鑒定標準根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，綜合判斷檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對檔案進行鑒定后，提出檔案銷毀意見，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)企業(yè)負責人審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計與保密（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時，統(tǒng)計報表應按時報送企業(yè)負責人和相關部門。（二）保密工作1.加強檔案保密管理，制定檔案保密制度，明確保密責任。2.對涉及企業(yè)商業(yè)秘密、