PAGE環(huán)評報告檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強公司環(huán)評報告檔案的管理，確保環(huán)評報告檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有環(huán)評報告檔案的歸檔管理工作。（三）定義1.環(huán)評報告檔案：指公司在進行環(huán)境影響評價工作過程中形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表等，包括項目前期資料、現(xiàn)狀監(jiān)測報告、環(huán)境影響報告書（表）、評審意見、批復(fù)文件等。2.歸檔：將環(huán)評報告檔案按照一定的原則和方法進行分類、整理、編號、裝訂，并移交檔案管理部門保存的過程。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負責(zé)制定和完善環(huán)評報告檔案歸檔制度，并組織實施。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的環(huán)評報告檔案歸檔工作。負責(zé)環(huán)評報告檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、保管、查閱、借閱等工作。2.環(huán)評報告編制部門負責(zé)本部門環(huán)評報告檔案的收集、整理和初步審核工作。按照檔案管理部門的要求，及時將審核后的環(huán)評報告檔案移交檔案管理部門歸檔。3.項目負責(zé)人負責(zé)項目環(huán)評報告檔案的全過程管理，確保檔案的完整性和準確性。配合檔案管理部門做好環(huán)評報告檔案的歸檔工作。二、歸檔要求（一）歸檔范圍1.項目前期資料，包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境現(xiàn)狀調(diào)查資料等。2.現(xiàn)狀監(jiān)測報告，包括大氣、水、噪聲、土壤等環(huán)境要素的監(jiān)測報告。3.環(huán)境影響報告書（表），包括編制說明、正文、附圖、附件等。4.評審意見，包括專家評審意見、相關(guān)部門審查意見等。5.批復(fù)文件，包括環(huán)保部門的環(huán)評批復(fù)文件等。6.其他與環(huán)評報告相關(guān)的文件、資料。（二）歸檔時間1.項目環(huán)評報告編制完成后，編制部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將檔案移交檔案管理部門歸檔。2.項目取得環(huán)保部門的環(huán)評批復(fù)文件后，檔案管理部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將批復(fù)文件歸檔。（三）歸檔質(zhì)量要求1.歸檔的環(huán)評報告檔案應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.檔案應(yīng)按照分類標準進行分類整理，同一項目檔案應(yīng)集中存放。3.檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、檔案袋進行裝訂和包裝，并在檔案盒、檔案袋上標明項目名稱、檔案類別、歸檔日期等信息。三、歸檔流程（一）檔案收集1.環(huán)評報告編制部門負責(zé)收集本部門在項目環(huán)評工作過程中形成的各類文件、資料，并進行初步整理。2.項目負責(zé)人應(yīng)及時督促相關(guān)人員將項目環(huán)評工作中產(chǎn)生的文件、資料提交給編制部門，確保檔案的完整性。（二）檔案整理1.編制部門對收集到的檔案進行整理，按照歸檔范圍的要求，對文件、資料進行分類、排序、編號。2.對文件、資料進行核對，確保內(nèi)容準確無誤，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對破損、褪色的文件、資料進行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的質(zhì)量。（三）檔案審核1.編制部門負責(zé)人對整理后的檔案進行審核，確保檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。2.審核通過后，編制部門將檔案移交檔案管理部門。（四）檔案歸檔1.檔案管理部門對移交的檔案進行再次審核，審核無誤后，按照檔案分類標準進行分類存放，并進行編號、裝訂。2.檔案管理部門建立環(huán)評報告檔案臺賬，記錄檔案的名稱、類別、歸檔日期、保管期限等信息。3.檔案管理部門將裝訂好的檔案存入檔案庫房，并按照檔案保管要求進行妥善保管。四、檔案分類與編號（一）檔案分類1.項目前期資料類：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境現(xiàn)狀調(diào)查資料等。2.現(xiàn)狀監(jiān)測報告類：包括大氣、水、噪聲、土壤等環(huán)境要素的監(jiān)測報告。3.環(huán)境影響報告書（表）類：包括編制說明、正文、附圖（如地理位置圖、環(huán)境敏感點分布圖、監(jiān)測點位圖等）、附件（如營業(yè)執(zhí)照、法人身份證明等）。4.評審意見類：包括專家評審意見、相關(guān)部門審查意見等。5.批復(fù)文件類：包括環(huán)保部門的環(huán)評批復(fù)文件。6.其他類：包括與環(huán)評報告相關(guān)的其他文件、資料。（二）編號規(guī)則1.環(huán)評報告檔案編號采用“年份+項目序號+檔案類別代碼”的格式。2.年份：采用公元紀年，取四位數(shù)字，如“2023”。3.項目序號：按照公司項目立項的先后順序，從“001”開始依次編號。4.檔案類別代碼：按照檔案分類標準，分別用一位大寫字母表示不同的檔案類別，如“Q”表示項目前期資料類，“J”表示現(xiàn)狀監(jiān)測報告類，“H”表示環(huán)境影響報告書（表）類，“P”表示評審意見類，“F”表示批復(fù)文件類，“T”表示其他類。例如，2號項目的環(huán)境影響報告書（表）類檔案編號為“2023002H”。五、檔案保管（一）保管期限1.項目前期資料、現(xiàn)狀監(jiān)測報告、評審意見、批復(fù)文件等檔案的保管期限為[X]年。2.環(huán)境影響報告書（表）檔案的保管期限為永久。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案應(yīng)按照類別、編號順序排列存放，便于查找和利用。4.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對超過保管期限的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行鑒定和銷毀。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱環(huán)評報告檔案，應(yīng)填寫《環(huán)評報告檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案，如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱環(huán)評報告檔案，應(yīng)填寫《環(huán)評報告檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門負責(zé)人審批。2.檔案管理部門負責(zé)人審批同意后，借閱人員到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍，如需延長借閱時間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員借閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案保密（一）保密范圍1.環(huán)評報告檔案中的涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等信息。2.尚未公開的環(huán)境影響評價結(jié)論、數(shù)據(jù)、資料等。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)與接觸環(huán)評報告檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.檔案管理部門應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置保密標識、限制查閱范圍、加密存儲等，確保檔案信息的安全。3.接觸環(huán)評報告檔案的人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案中的機密信息。如因工作需要對外提供檔案信息，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期限已滿的環(huán)評報告檔案進行鑒定，確定檔案的存毀價值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負責(zé)人牽頭，組織相關(guān)人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和保存價值，提出鑒定意見。3.鑒定意見應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后生效。（二）銷毀1.對經(jīng)鑒定確定無保存價值的檔案，檔案管理部門應(yīng)填寫《環(huán)評報告檔案銷毀申請表》，報公司