PAGE廣告檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司廣告檔案的管理，確保廣告檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于廣告業(yè)務(wù)的查詢、利用和監(jiān)督，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及廣告業(yè)務(wù)的部門及相關(guān)人員在廣告策劃、設(shè)計、制作、投放等全過程中形成的各類檔案資料。（三）定義廣告檔案是指公司在廣告活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：廣告檔案由公司指定的檔案管理部門統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映廣告業(yè)務(wù)活動的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.分類科學(xué)原則：按照廣告業(yè)務(wù)的特點和檔案內(nèi)容的性質(zhì)進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露。二、廣告檔案的分類與編號（一）分類1.廣告策劃檔案：包括市場調(diào)研資料、廣告策劃方案、廣告預(yù)算等。2.廣告設(shè)計檔案：涵蓋廣告創(chuàng)意設(shè)計稿、設(shè)計修改記錄、設(shè)計效果圖等。3.廣告制作檔案：如制作合同、制作流程記錄、制作成本核算等。4.廣告投放檔案：包含投放計劃、投放合同、投放監(jiān)測報告等。5.廣告效果評估檔案：涉及評估方案、評估報告、受眾反饋等。6.其他相關(guān)檔案：如廣告活動照片、視頻資料、媒體合作協(xié)議等。（二）編號采用分類編號法，按照上述分類順序，為每一類檔案編制唯一的編號。編號格式為：[分類代碼][年份][流水號]。例如：CG2023001，表示2023年的第1份廣告策劃檔案。三、廣告檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門在廣告業(yè)務(wù)活動結(jié)束后，應(yīng)及時將形成的檔案資料收集齊全，整理規(guī)范，移交檔案管理部門。2.檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件及相關(guān)實物等，確保內(nèi)容完整。3.對于重要的廣告項目，應(yīng)同時收集相關(guān)的往來函件、會議紀(jì)要等資料。（二）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制目錄，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的存儲介質(zhì)上。4.實物檔案應(yīng)進(jìn)行妥善保管，并在檔案目錄中注明實物的名稱、數(shù)量、存放地點等。四、廣告檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案資料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.核對無誤后，按照編號順序?qū)n案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案類別、編號、年份等信息。3.將檔案盒存放在檔案庫房的指定位置，并建立檔案臺賬，記錄檔案的入庫時間、保管期限等信息。（二）保管期限1.廣告檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括涉及公司重大利益、具有重要歷史價值或法律依據(jù)的廣告項目檔案。3.長期保管的檔案一般為10年至30年，主要是對公司廣告業(yè)務(wù)有重要參考價值的檔案。4.短期保管的檔案為1年至10年，主要是一般性的廣告業(yè)務(wù)檔案。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，確保檔案的安全。五、廣告檔案的借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱廣告檔案，應(yīng)填寫《廣告檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門借閱。2.涉及公司機(jī)密的廣告檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)實際情況確定，但最長不得超過[X]個工作日。（三）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點進(jìn)行復(fù)印。3.借閱人員歸還檔案時，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完整無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司內(nèi)部人員提供廣告檔案的查閱服務(wù)，方便其開展工作。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，檔案管理部門可對廣告檔案進(jìn)行整理、匯編，為公司提供決策支持。六、廣告檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對已到保管期限的廣告檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格審批的原則。（二）鑒定組織成立廣告檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對廣告檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、形式、來源等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長其保管期限；對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確需銷毀的廣告檔案，應(yīng)編制《廣告檔案銷毀清單》一式兩份，注明檔案名稱、編號、日期、銷毀原因等信息。2.《廣告檔案銷毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。（五）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)將銷毀檔案的情況進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人員等信息，并存檔備查。七、廣告檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的廣告檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)廣告檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.將廣告檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.開發(fā)廣告檔案信息化管理軟件，實現(xiàn)檔案的在線檢索、借閱申請、審批等功能。3.建立電子檔案備份制度，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.嚴(yán)格遵守信息化管理系統(tǒng)的安全保密規(guī)定，防止電子檔案數(shù)據(jù)的泄露。3.定期對信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級