PAGE財(cái)務(wù)電子信息檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)電子信息檔案的管理，確保財(cái)務(wù)電子信息檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)電子信息檔案管理。財(cái)務(wù)電子信息檔案包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料、財(cái)務(wù)分析報(bào)告以及其他與財(cái)務(wù)相關(guān)的電子文件等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則公司財(cái)務(wù)電子信息檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)制定統(tǒng)一的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，各分支機(jī)構(gòu)按照公司要求進(jìn)行具體的檔案管理工作。2.安全保密原則確保財(cái)務(wù)電子信息檔案的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。對涉及公司機(jī)密的財(cái)務(wù)信息，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制訪問權(quán)限。3.有效利用原則充分發(fā)揮財(cái)務(wù)電子信息檔案的作用，為公司財(cái)務(wù)管理、決策支持、審計(jì)監(jiān)督等提供準(zhǔn)確、及時(shí)的信息服務(wù)。同時(shí)，便于檔案的查閱、檢索和使用，提高工作效率。二、財(cái)務(wù)電子信息檔案的形成與收集（一）電子信息的產(chǎn)生1.財(cái)務(wù)部門在日常業(yè)務(wù)處理過程中，通過財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)生成各類會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等電子文件。這些電子文件應(yīng)按照會計(jì)核算的規(guī)范和要求進(jìn)行準(zhǔn)確記錄和處理。2.其他與財(cái)務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，如稅務(wù)申報(bào)、資金管理、財(cái)務(wù)分析等，所產(chǎn)生的電子文件也應(yīng)納入財(cái)務(wù)電子信息檔案管理范疇。相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將電子文件傳遞給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和格式，將產(chǎn)生的財(cái)務(wù)電子信息及時(shí)提交給財(cái)務(wù)部門。提交的電子文件應(yīng)確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，格式符合財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)或相關(guān)管理要求。2.財(cái)務(wù)部門在接收電子信息時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，對不符合要求的文件及時(shí)通知提交部門進(jìn)行更正或補(bǔ)充。核對無誤后，辦理接收手續(xù)，并按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號和存儲。三、財(cái)務(wù)電子信息檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循財(cái)務(wù)會計(jì)核算的規(guī)律和檔案管理的基本原則，對財(cái)務(wù)電子信息檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的整理。2.保持電子文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同年度、類別、保管期限等，便于查找和利用。（二）分類方法1.會計(jì)憑證類按照記賬憑證的日期、編號順序進(jìn)行排列，同一日期的憑證按照憑證號從小到大排列。將記賬憑證及其所附的原始憑證、匯總憑證等作為一個(gè)整體進(jìn)行整理歸檔。2.會計(jì)賬簿類包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片等。每種賬簿按照年度、賬簿名稱進(jìn)行分類，逐年連續(xù)編號。總賬按照科目順序排列，明細(xì)賬按照賬戶順序排列，日記賬按照日期順序排列，固定資產(chǎn)卡片按照資產(chǎn)編號順序排列。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告類按照月度、季度、年度進(jìn)行分類，分別整理各期的財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表以及附注等。同一期間的報(bào)告按照報(bào)告編號順序排列。4.稅務(wù)申報(bào)資料類按照稅種、申報(bào)期限進(jìn)行分類，將各類稅務(wù)申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票、完稅憑證等相關(guān)資料整理歸檔。同一稅種的申報(bào)資料按照申報(bào)時(shí)間順序排列。5.財(cái)務(wù)分析報(bào)告類根據(jù)報(bào)告的內(nèi)容和用途進(jìn)行分類，如年度財(cái)務(wù)分析報(bào)告、專項(xiàng)財(cái)務(wù)分析報(bào)告等。按照報(bào)告日期順序排列。6.其他類除上述類別以外的其他與財(cái)務(wù)相關(guān)的電子文件，如財(cái)務(wù)預(yù)算資料、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)合同等，按照文件的性質(zhì)和用途進(jìn)行分類整理。（三）編號規(guī)則1.財(cái)務(wù)電子信息檔案采用“年份+類別代碼+流水號”的編號方式。例如，2023年的會計(jì)憑證，類別代碼為“KZ”，流水號為001，則編號為“2023KZ001”。2.類別代碼根據(jù)上述分類方法進(jìn)行設(shè)定，具體如下：會計(jì)憑證類：KZ會計(jì)賬簿類：ZB財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告類：BG稅務(wù)申報(bào)資料類：SW財(cái)務(wù)分析報(bào)告類：FX其他類：QT3.流水號按照各類檔案的整理順序依次編排，從001開始，連續(xù)編號，確保每個(gè)檔案編號的唯一性。四、財(cái)務(wù)電子信息檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.采用磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等大容量存儲設(shè)備進(jìn)行集中存儲，確保財(cái)務(wù)電子信息檔案的安全存儲。2.建立異地災(zāi)備存儲機(jī)制，定期將重要的財(cái)務(wù)電子信息檔案備份至異地存儲設(shè)備，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等主要財(cái)務(wù)檔案的保管期限按照《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下：會計(jì)憑證保管期限為30年。會計(jì)賬簿中總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。月度、季度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告保管期限為永久。2.稅務(wù)申報(bào)資料、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等其他財(cái)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定，一般不少于5年。（三）保管要求1.存儲設(shè)備應(yīng)放置在安全、干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.對存儲的財(cái)務(wù)電子信息檔案進(jìn)行定期備份，備份頻率根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和變化情況確定，一般每月至少備份一次。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。3.建立財(cái)務(wù)電子信息檔案的索引目錄，詳細(xì)記錄每個(gè)檔案的名稱、編號、存儲位置、保管期限等信息，便于快速查找和檢索。4.嚴(yán)格限制對財(cái)務(wù)電子信息檔案存儲設(shè)備的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)行操作。操作人員應(yīng)定期更換密碼，并做好操作記錄。5.對存儲設(shè)備進(jìn)行標(biāo)識管理，注明設(shè)備的用途、存儲內(nèi)容、保管期限等信息，便于識別和管理。五、財(cái)務(wù)電子信息檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)電子信息檔案的，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)電子信息檔案查閱申請表》，注明查閱的目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后提交給財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批意見，確定查閱人員的權(quán)限和查閱范圍，并安排專人協(xié)助查閱。查閱人員只能在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自復(fù)制、修改或刪除檔案內(nèi)容。3.涉及公司機(jī)密的財(cái)務(wù)電子信息檔案，如年度財(cái)務(wù)預(yù)算、重大投資項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析報(bào)告等，查閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，需經(jīng)公司高層管理人員審批后方可查閱。（二）借閱程序1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱財(cái)務(wù)電子信息檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明借閱的目的、用途、期限等，并提供相關(guān)證明材料。2.申請經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由財(cái)務(wù)部門與借閱單位或個(gè)人簽訂《財(cái)務(wù)電子信息檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案內(nèi)容完整、無損壞。（三）查閱與借閱記錄1.建立財(cái)務(wù)電子信息檔案查閱與借閱登記簿，詳細(xì)記錄查閱和借閱的日期、人員姓名、部門、查閱或借閱內(nèi)容、審批情況、歸還日期等信息。2.查閱與借閱記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與財(cái)務(wù)電子信息檔案的保管期限一致，以便日后查詢和審計(jì)。六、財(cái)務(wù)電子信息檔案的安全與保密（一）安全措施1.安裝防火墻、殺毒軟件、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)軟件，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染，保障財(cái)務(wù)電子信息檔案的網(wǎng)絡(luò)安全。2.對財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)和存儲設(shè)備進(jìn)行定期的安全漏洞掃描和修復(fù)，及時(shí)更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.制定數(shù)據(jù)備份恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證財(cái)務(wù)工作的正常進(jìn)行。（二）保密制度1.對涉及公司商業(yè)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密的電子信息檔案，嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理。明確保密責(zé)任，與接觸保密信息的人員簽訂保密協(xié)議。2.限制對保密檔案的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。對保密檔案的查閱、借閱、復(fù)制等操作進(jìn)行嚴(yán)格審批和記錄。3.在傳輸和存儲財(cái)務(wù)電子信息檔案時(shí)，采用加密技術(shù)，確保信息在傳輸過程中的安全性。對存儲設(shè)備進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)被非法獲取。4.加強(qiáng)對員工的保密教育，提高員工的保密意識，防止因員工疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致財(cái)務(wù)電子信息檔案的泄露。七、財(cái)務(wù)電子信息檔案的銷毀（一）銷毀條件1.財(cái)務(wù)電子信息檔案保管期滿，且確無保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е仑?cái)務(wù)電子信息檔案損壞或丟失，無法修復(fù)或恢復(fù)的，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門共同鑒定后，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.由財(cái)務(wù)部門提出財(cái)務(wù)電子信息檔案銷毀申請，填寫《財(cái)務(wù)電子信息檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由財(cái)務(wù)部門會同檔案管理部門共同組織銷毀工作。3.銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用物理銷毀或數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程