PAGE檔案管理行文制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本行文制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案管理工作中的行文活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，表述清晰明確。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集、整理各類(lèi)檔案，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，形成完整的檔案體系。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理行文的職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理行文制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理行文工作，定期進(jìn)行檢查和考核。3.集中管理公司各類(lèi)檔案，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙等，確保檔案的妥善保存和有效利用。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系。5.按照規(guī)定的期限和要求，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀等處置工作。6.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，提高檔案管理的信息化水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的及時(shí)歸檔和質(zhì)量符合要求。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理行文工作，嚴(yán)格按照公司制度和流程進(jìn)行文件的起草、審核、簽發(fā)、歸檔等操作。3.積極配合檔案管理部門(mén)的工作，接受檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。4.在工作中形成的各類(lèi)文件材料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行編寫(xiě)，確保文件內(nèi)容完整、規(guī)范。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司檔案管理行文制度，自覺(jué)做好個(gè)人工作中形成的文件材料的整理和歸檔工作。2.在文件起草過(guò)程中，認(rèn)真核對(duì)信息，確保文件質(zhì)量；在文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中，嚴(yán)格按照流程辦理，不得擅自截留、延誤或丟失文件。3.保守公司檔案機(jī)密，不得私自復(fù)制、傳播、泄露公司檔案內(nèi)容。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政管理類(lèi)：包括公司行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的檔案。2.業(yè)務(wù)管理類(lèi)：涵蓋公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等方面的檔案。3.項(xiàng)目管理類(lèi)：針對(duì)公司各類(lèi)項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的文件、項(xiàng)目驗(yàn)收等檔案。4.合同協(xié)議類(lèi)：公司簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、意向書(shū)等檔案。5.財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)：財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等檔案。6.聲像電子類(lèi)：公司的照片、錄音、錄像、電子文檔等檔案。（二）編號(hào)規(guī)則1.為便于檔案的管理和查詢(xún)，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用分類(lèi)號(hào)+年度號(hào)+流水號(hào)的形式。2.分類(lèi)號(hào)：根據(jù)檔案分類(lèi)設(shè)置相應(yīng)的代碼，如行政管理類(lèi)為XZ，業(yè)務(wù)管理類(lèi)為YW，項(xiàng)目管理類(lèi)為XM，合同協(xié)議類(lèi)為HT，財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)為CW，聲像電子類(lèi)為SX。3.年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如2023年表示為23。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編排，從001開(kāi)始。例如，一份2023年形成的行政管理類(lèi)文件，其編號(hào)為XZ23001。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門(mén)在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、函件等。3.公司組織的各類(lèi)會(huì)議、活動(dòng)形成的文件材料。4.公司員工的個(gè)人工作成果、業(yè)務(wù)報(bào)告等。5.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證明等文件。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期對(duì)本部門(mén)的文件材料進(jìn)行收集和整理，確保檔案的及時(shí)歸檔。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，格式規(guī)范，簽署完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。(三)整理方法1.分類(lèi)整理：按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)。2.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙張較多的文件，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。3.編目編號(hào)：編制檔案目錄，注明檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息，并按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。4.裝盒上架：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)范圍等信息，然后上架存放，便于查找和管理。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.行政管理類(lèi)文件應(yīng)在文件形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.業(yè)務(wù)管理類(lèi)文件根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的周期，在業(yè)務(wù)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.項(xiàng)目管理類(lèi)文件在項(xiàng)目驗(yàn)收后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。4.合同協(xié)議類(lèi)文件在合同簽訂或協(xié)議生效后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。5.財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)文件按照財(cái)務(wù)年度進(jìn)行歸檔，在次年的[X]月前完成歸檔工作（具體時(shí)間可根據(jù)財(cái)務(wù)結(jié)賬時(shí)間調(diào)整）。6.聲像電子類(lèi)文件應(yīng)及時(shí)歸檔，確保與相關(guān)紙質(zhì)文件同步。（二）歸檔程序1.各部門(mén)檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案內(nèi)容完整、格式規(guī)范、編號(hào)準(zhǔn)確。2.填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的類(lèi)別、數(shù)量、編號(hào)等信息，一式兩份，一份隨檔案移交檔案管理部門(mén)，一份由移交部門(mén)留存。3.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核，審核無(wú)誤后辦理簽收手續(xù)，將檔案存入檔案庫(kù)房。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)措施，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的利用符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。2.優(yōu)先滿(mǎn)足公司內(nèi)部各項(xiàng)工作的需要，為公司決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展、項(xiàng)目實(shí)施等提供支持。（二）利用方式1.查閱：公司員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表（注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息），經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。檔案管理部門(mén)應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案，按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制：對(duì)于確需復(fù)制的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)審批后，由檔案管理部門(mén)按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的印章，并注明復(fù)制日期和用途。（三）利用記錄檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、查閱或借閱的檔案名稱(chēng)及編號(hào)等信息。利用記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值與公司實(shí)際需求相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家以及公司分管領(lǐng)導(dǎo)組成。鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)劃，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.重要性標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)檔案對(duì)公司決策制定、業(yè)務(wù)開(kāi)展、歷史研究等方面的重要程度進(jìn)行評(píng)估。2.時(shí)效性標(biāo)準(zhǔn)：考慮檔案所反映的業(yè)務(wù)活動(dòng)或事件的時(shí)效性，對(duì)于已失去時(shí)效價(jià)值的檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查。3.完整性標(biāo)準(zhǔn)：審查檔案內(nèi)容是否完整，是否能夠全面反映相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)或事件的全貌。4.重復(fù)性標(biāo)準(zhǔn)：對(duì)于內(nèi)容重復(fù)、價(jià)值不大的檔案進(jìn)行篩選。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷(xiāo)毀的檔案清單，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案管理行文的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的檔案管理行文工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.建立檔案管理工作投訴舉報(bào)渠道，接受公司員工對(duì)檔案管理工作中違規(guī)行為的舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行處理。（二）考核辦法1.將檔案管理行文工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門(mén)及相關(guān)責(zé)任人的檔案管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核指標(biāo)包括檔案歸檔及時(shí)率、檔案完整率、檔案準(zhǔn)確率、檔案利