PAGE國土檔案移交接收制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)國土檔案的管理，規(guī)范國土檔案的移交接收工作，確保國土檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮國土檔案在國土資源管理中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國土地管理法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在國土管理工作中形成的各類檔案的移交接收管理，包括但不限于土地規(guī)劃、土地登記、土地征收、土地出讓、地質(zhì)勘查、礦產(chǎn)資源管理等方面的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則國土檔案由本公司/組織檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門應(yīng)按照檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集、整理、歸檔各類國土檔案，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案服務(wù)水平，便于公司/組織內(nèi)部及相關(guān)部門查閱利用國土檔案。4.安全保密原則加強(qiáng)國土檔案的安全防護(hù)，嚴(yán)格保密制度，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案移交（一）移交主體1.形成部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)將在國土管理工作中形成的檔案材料，按照本制度規(guī)定的時(shí)間和要求，移交至檔案管理部門。2.項(xiàng)目組對于涉及國土管理的各類項(xiàng)目，項(xiàng)目組在項(xiàng)目結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理項(xiàng)目檔案，并移交至檔案管理部門。（二）移交時(shí)間1.定期移交各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的國土檔案移交至檔案管理部門。2.項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)移交項(xiàng)目組在項(xiàng)目驗(yàn)收通過后[具體天數(shù)]內(nèi)，將項(xiàng)目檔案移交至檔案管理部門。（三）移交內(nèi)容1.文件材料包括上級文件、本公司/組織發(fā)文、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、調(diào)研報(bào)告等。2.業(yè)務(wù)檔案土地規(guī)劃檔案：土地利用總體規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃、控制性詳細(xì)規(guī)劃等相關(guān)文件、圖件、數(shù)據(jù)等。土地登記檔案：土地登記申請書、地籍調(diào)查表、宗地圖、土地證書等。土地征收檔案：征地批復(fù)、征地補(bǔ)償安置方案、征地協(xié)議、勘測定界圖等。土地出讓檔案：土地出讓合同、出讓金繳納憑證、土地成交確認(rèn)書等。地質(zhì)勘查檔案：地質(zhì)勘查報(bào)告、勘查記錄、測試分析數(shù)據(jù)等。礦產(chǎn)資源管理檔案：采礦許可證、探礦許可證、礦產(chǎn)資源儲量報(bào)告、礦山開發(fā)利用方案等。3.電子檔案與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的電子文件，包括掃描件、電子表格、數(shù)據(jù)庫文件等，應(yīng)確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案管理部門要求進(jìn)行存儲和管理。（四）移交要求1.整理規(guī)范移交的檔案應(yīng)按照檔案整理規(guī)范進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.內(nèi)容完整移交的檔案應(yīng)齊全完整，能夠反映國土管理工作的全過程，不得遺漏重要文件和資料。3.質(zhì)量合格檔案的字跡應(yīng)清晰、工整，紙張應(yīng)符合檔案保存要求，電子檔案應(yīng)格式規(guī)范、存儲安全。4.簽署移交清單移交部門與檔案管理部門應(yīng)共同填寫《國土檔案移交清單》，詳細(xì)記錄移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由雙方經(jīng)辦人簽字確認(rèn)。三、檔案接收（一）接收主體檔案管理部門負(fù)責(zé)接收各部門移交的國土檔案，并對檔案進(jìn)行審核、登記、整理、保管等工作。（二）接收流程1.審核檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)按照移交要求進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、規(guī)范性、質(zhì)量等。對于不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。2.登記審核通過的檔案，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，建立《國土檔案接收登記簿》，記錄檔案的移交部門、移交時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量等信息。3.整理檔案管理部門按照檔案整理規(guī)范對接收的檔案進(jìn)行重新整理，分類存放，編制檔案目錄，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便查閱利用。4.入庫保管整理后的檔案應(yīng)及時(shí)入庫保管，按照檔案保管要求，提供適宜的保管環(huán)境，確保檔案的安全。（三）接收責(zé)任1.檔案管理部門責(zé)任檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真履行接收職責(zé)，嚴(yán)格按照制度要求進(jìn)行審核、登記、整理、保管等工作，確保國土檔案的質(zhì)量和安全。2.移交部門責(zé)任移交部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的接收工作，按照要求及時(shí)移交檔案，并對移交檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。如因移交部門原因?qū)е聶n案不符合要求或出現(xiàn)問題，移交部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案庫房應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.溫濕度控制庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。3.安全防護(hù)設(shè)施庫房應(yīng)配備消防器材、防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等安全防護(hù)設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施正常運(yùn)行。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案整理分類順序，上架存放，并建立檔案存放索引，便于查找。對于重要檔案，應(yīng)采取備份保管或異地存放等措施，防止檔案損壞或丟失。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類、編目、檢索等管理。（三）保管期限國土檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的重要程度確定，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管檔案涉及國土資源重大決策、重要政策法規(guī)、土地資源和資產(chǎn)處置等具有長遠(yuǎn)歷史查考價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管檔案在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[具體年限]，如土地登記檔案、土地征收檔案等。3.短期保管檔案在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[具體年限]，如一般性的工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。（四）檔案鑒定與銷毀1.鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的國土檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估。鑒定小組應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、檔案專業(yè)人員等組成。2.銷毀經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《國土檔案銷毀清單》，報(bào)經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。五、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部利用公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱利用國土檔案。查閱利用檔案應(yīng)填寫《國土檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部利用因國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會組織等工作需要，查閱利用本公司/組織國土檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱利用。（二）利用方式1.查閱檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的申請，提供檔案查閱服務(wù)。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱對于確需借閱檔案的利用者，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，填寫《國土檔案借閱登記表》，明確借閱期限、借閱數(shù)量、歸還時(shí)間等，并要求借閱者簽字確認(rèn)。借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。（三）利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對國土檔案利用的監(jiān)督管理，定期檢查檔案利用情況，確保檔案利用工作的規(guī)范、安全。如發(fā)現(xiàn)利用者違反檔案利用規(guī)定，應(yīng)及時(shí)制止，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的國土檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.掃描錄入對紙質(zhì)國土檔案進(jìn)行掃描，將掃描圖像轉(zhuǎn)換為電子文件，并進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。掃描圖像應(yīng)清晰、完整，數(shù)據(jù)錄入應(yīng)準(zhǔn)確無誤。2.元數(shù)據(jù)著錄對電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，詳細(xì)記錄檔案的題名、責(zé)任者、日期、來源、保管期限等信息，確保電子檔案的可識別性和可追溯性。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲實(shí)現(xiàn)國土檔案的在線錄入、存儲和管理，方便檔案的收集、整理和歸檔。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按題名、責(zé)任者、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.借閱管理對檔案借閱進(jìn)行在線申請、審批、登記等管理，實(shí)時(shí)跟蹤借閱情況。4.統(tǒng)計(jì)分析對國土檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.數(shù)據(jù)安全加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等情況發(fā)生。定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)更新系統(tǒng)安全補(bǔ)丁。2.數(shù)據(jù)備份建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的存儲介質(zhì)和地點(diǎn)。同時(shí)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。七、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.內(nèi)部監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)定期對國土檔案移交接收、保管、利用等工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并加以整改。2.外部監(jiān)督接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，對提出的問題和意見，應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改。（二）責(zé)任追究1.對違反制度行為的處理對于違反本制度規(guī)定，在國土檔案移交接收、保管、利用等工作中存在違規(guī)操作、失職瀆職等行為的部