PAGE慶?；顒?dòng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司慶?；顒?dòng)檔案的管理，確保慶?；顒?dòng)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織的各類(lèi)慶祝活動(dòng)檔案的管理，包括但不限于周年慶典、節(jié)日慶祝、重大項(xiàng)目成功慶祝等活動(dòng)所形成的文件、資料、記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司慶?；顒?dòng)檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則慶?；顒?dòng)檔案應(yīng)如實(shí)反映活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.分類(lèi)科學(xué)原則根據(jù)慶?；顒?dòng)檔案的形成特點(diǎn)和內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于管理和查閱。4.安全保密原則采取有效措施確保慶?；顒?dòng)檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門(mén)職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)慶?；顒?dòng)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）具體職責(zé)1.制定和完善慶?；顒?dòng)檔案管理制度，明確檔案管理流程和要求。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)在慶?；顒?dòng)中形成檔案的收集、整理工作，確保檔案的齊全、完整。3.負(fù)責(zé)慶祝活動(dòng)檔案的集中統(tǒng)一保管，建立檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案的安全。4.對(duì)慶祝活動(dòng)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作，編制檢索工具，方便檔案的查閱和利用。5.定期對(duì)慶?；顒?dòng)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行處置。6.負(fù)責(zé)慶?；顒?dòng)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)掌握檔案的數(shù)量、種類(lèi)、利用情況等信息。7.積極開(kāi)展慶?；顒?dòng)檔案的利用工作，為公司的決策、宣傳、文化建設(shè)等提供檔案支持。三、慶祝活動(dòng)檔案的收集（一）收集范圍1.活動(dòng)策劃階段形成的文件，如活動(dòng)策劃方案、可行性研究報(bào)告、預(yù)算方案及審批文件等。2.活動(dòng)籌備階段的文件，包括活動(dòng)組織架構(gòu)、人員分工、場(chǎng)地布置方案、物資采購(gòu)清單及合同、宣傳推廣方案及資料等。3.活動(dòng)實(shí)施階段的文件，如活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻、音頻資料，嘉賓簽到冊(cè)、講話稿、致辭稿，活動(dòng)流程記錄，現(xiàn)場(chǎng)布置實(shí)景圖等。4.活動(dòng)總結(jié)階段的文件，如活動(dòng)總結(jié)報(bào)告、效果評(píng)估報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)分析等。5.與活動(dòng)相關(guān)的其他文件，如媒體報(bào)道、感謝信、榮譽(yù)證書(shū)等。根據(jù)不同活動(dòng)類(lèi)型的收集重點(diǎn)1.周年慶典重點(diǎn)收集公司發(fā)展歷程回顧資料、歷史照片、老員工回憶文章、歷任領(lǐng)導(dǎo)講話等，以突出公司的發(fā)展成就和歷史傳承。2.節(jié)日慶祝收集節(jié)日主題相關(guān)的布置圖片、表演節(jié)目單、員工參與活動(dòng)的精彩瞬間照片等，體現(xiàn)節(jié)日氛圍和員工的歡樂(lè)場(chǎng)景。3.重大項(xiàng)目成功慶祝收集項(xiàng)目成果展示資料、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)合影及個(gè)人風(fēng)采照片、項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)記錄、客戶反饋意見(jiàn)等，展示項(xiàng)目的輝煌成就和團(tuán)隊(duì)的努力。（二）收集要求1.各部門(mén)在慶祝活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案資料整理齊全，移交檔案管理部門(mén)。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲(chǔ)介質(zhì)安全，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。四、慶?；顒?dòng)檔案的整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按照活動(dòng)類(lèi)型分類(lèi)，如周年慶典檔案、節(jié)日慶祝檔案、重大項(xiàng)目成功慶祝檔案等。2.按照活動(dòng)階段分類(lèi)，分為策劃籌備類(lèi)、實(shí)施執(zhí)行類(lèi)、總結(jié)評(píng)估類(lèi)等。3.按照檔案載體分類(lèi)，分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（二）編號(hào)規(guī)則1.為每一類(lèi)慶?；顒?dòng)檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)活動(dòng)年份、活動(dòng)類(lèi)型及檔案順序號(hào)。例如：20XXZNQD001，其中“20XX”表示活動(dòng)年份，“ZNQD”表示周年慶典活動(dòng)類(lèi)型，“001”表示該活動(dòng)檔案的順序號(hào)。2.電子檔案和聲像檔案在編號(hào)后，應(yīng)在文件名中體現(xiàn)編號(hào)信息，以便識(shí)別和管理。根據(jù)不同活動(dòng)類(lèi)型的整理要點(diǎn)1.周年慶典按照時(shí)間順序梳理公司發(fā)展歷程中的重要事件和資料，進(jìn)行編年體式整理，同時(shí)對(duì)相關(guān)照片、視頻進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)注，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。2.節(jié)日慶祝將活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的布置照片、表演節(jié)目資料、員工互動(dòng)照片等按照不同主題板塊進(jìn)行整理，配以簡(jiǎn)要說(shuō)明，突出節(jié)日特色和員工參與熱情。3.重大項(xiàng)目成功慶祝以項(xiàng)目實(shí)施流程為線索，整理項(xiàng)目策劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等各階段的文件資料，將項(xiàng)目成果圖片、數(shù)據(jù)圖表等與文字資料相結(jié)合，全面展示項(xiàng)目成果。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.電子檔案應(yīng)編制電子目錄，便于在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行檢索。3.聲像檔案應(yīng)編制詳細(xì)的文字說(shuō)明，包括拍攝內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息，與聲像資料一同保存。五、慶?；顒?dòng)檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管反映公司重大歷史事件、重要活動(dòng)、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管保管期限為30年的檔案，主要包括公司一般性活動(dòng)的重要文件、資料等，對(duì)公司發(fā)展有一定參考價(jià)值。3.短期保管保管期限為10年的檔案，如活動(dòng)中的一般性通知、臨時(shí)性文件等，保存期滿后可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處置。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)備，按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序存放紙質(zhì)檔案。2.電子檔案采用磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，建立電子檔案索引數(shù)據(jù)庫(kù)，方便快速檢索。3.聲像檔案將照片沖印成高質(zhì)量的紙質(zhì)照片進(jìn)行分類(lèi)裝訂成冊(cè)，同時(shí)保存電子照片；視頻、音頻資料應(yīng)刻錄成光盤(pán)，并存儲(chǔ)在電子設(shè)備中，注明相關(guān)信息，確保聲像檔案的質(zhì)量和可查閱性。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，查看檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確需進(jìn)入的，應(yīng)辦理登記手續(xù)。六、慶祝活動(dòng)檔案的鑒定（一）鑒定組織成立由檔案管理部門(mén)、活動(dòng)組織部門(mén)及相關(guān)業(yè)務(wù)專(zhuān)家組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)慶?；顒?dòng)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。2.對(duì)于反映公司核心業(yè)務(wù)、重大決策、重要?dú)v史事件等具有重要查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)予以重點(diǎn)保留。3.對(duì)于重復(fù)、無(wú)保存價(jià)值的文件，可進(jìn)行剔除。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)慶祝活動(dòng)檔案進(jìn)行清查，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限。3.對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行記錄，形成鑒定報(bào)告，經(jīng)審批后作為檔案處置的依據(jù)。七、慶?；顒?dòng)檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.慶祝活動(dòng)檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案的數(shù)量。2.檔案的分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，如按照活動(dòng)類(lèi)型、保管期限等分類(lèi)統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量。3.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，包括查閱檔案的次數(shù)、利用檔案的部門(mén)和人員等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的增減變動(dòng)情況進(jìn)行記錄。例如，每新增一批檔案，詳細(xì)記錄檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源等信息；檔案銷(xiāo)毀時(shí)，記錄銷(xiāo)毀檔案的編號(hào)、題名、銷(xiāo)毀原因等。2.利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，生成各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，直觀反映檔案的管理狀況。（三）統(tǒng)計(jì)周期每月對(duì)檔案數(shù)量和利用情況進(jìn)行一次小統(tǒng)計(jì)，每季度進(jìn)行一次全面統(tǒng)計(jì)分析，并形成統(tǒng)計(jì)報(bào)告。八、慶?；顒?dòng)檔案的利用（一）利用范圍1.為公司內(nèi)部決策提供參考，如通過(guò)查閱活動(dòng)檔案了解以往活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為新的慶?；顒?dòng)策劃提供借鑒。2.用于公司宣傳和文化建設(shè)，如在公司內(nèi)部刊物、網(wǎng)站、宣傳欄等展示慶祝活動(dòng)的精彩瞬間和成果，增強(qiáng)員工的歸屬感和自豪感。3.滿足公司對(duì)外交流的需要，如向合作伙伴、客戶等展示公司的實(shí)力和文化，提升公司形象。（二）利用方式1.查閱紙質(zhì)檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的查閱場(chǎng)所，為利用者提供便利。利用者需填寫(xiě)查閱登記表，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點(diǎn)查閱檔案。2.利用電子檔案，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)提供在線查閱功能，利用者輸入相關(guān)檢索條件即可查閱所需電子檔案。同時(shí)，可根據(jù)需要提供電子檔案的下載或打印服務(wù)，但應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，確保檔案的安全。3.對(duì)于聲像檔案，可根據(jù)利用者的需求，播放相關(guān)視頻、音頻資料，并提供相應(yīng)的文字說(shuō)明。（三）利用審批1.公司內(nèi)部人員查閱慶?；顒?dòng)檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)及編