PAGE醫(yī)院文秘檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院文秘檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門(mén)及全體員工在文秘檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則醫(yī)院文秘檔案由醫(yī)院綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各科室、部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各類文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案查閱效率，方便醫(yī)院?jiǎn)T工和相關(guān)部門(mén)利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院文秘檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類文秘檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查閱利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。5.做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高醫(yī)院?jiǎn)T工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行管理和利用。（二）各科室、部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室、部門(mén)文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照醫(yī)院檔案管理規(guī)定，定期將本科室、部門(mén)的文件材料移交綜合檔案室歸檔。3.配合綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負(fù)責(zé)對(duì)本科室、部門(mén)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，督促其做好檔案管理工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.積極開(kāi)展檔案利用工作，熱情接待檔案查閱人員，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案信息。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)鑒定和銷毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄。6.參與檔案信息化建設(shè)工作，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。7.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。2.上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的與醫(yī)院工作相關(guān)的文件、通知、指示等。3.醫(yī)院對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。4.醫(yī)院內(nèi)部的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.醫(yī)院?jiǎn)T工的人事檔案、職稱評(píng)審材料、科研成果材料等。6.醫(yī)院在各類活動(dòng)中形成的照片、錄像帶、錄音帶等聲像資料。（二）收集要求1.各科室、部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集起來(lái)。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。4.聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行整理和編號(hào)。（三）整理方法1.分類按照醫(yī)院檔案分類方案，將收集到的文件材料分為黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)類、教學(xué)科研類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、設(shè)備管理類、后勤管理類等類別。2.組卷根據(jù)文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，將同一類別的文件材料組成若干卷。卷內(nèi)文件應(yīng)按照重要程度、時(shí)間順序等進(jìn)行排列。3.編目對(duì)每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)等項(xiàng)目。同時(shí)，編制案卷目錄，包括案卷編號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等條件良好的地點(diǎn)。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度計(jì)等。3.庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)（密集架區(qū)）、整理編目區(qū)、查閱接待區(qū)等，確保檔案管理工作的有序開(kāi)展。（二）檔案存放1.按照檔案分類方案和編號(hào)順序，將檔案整齊排列存放在檔案密集架上。2.不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于管理和查閱。3.對(duì)于聲像資料、電子檔案等特殊載體檔案，應(yīng)按照相應(yīng)的保管要求進(jìn)行存放，并采取必要的保護(hù)措施。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格控制庫(kù)房人員出入。非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，包括檔案保管狀況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況、溫濕度等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。4.做好庫(kù)房的安全防范工作，確保檔案安全。嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)醫(yī)院檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的形成背景、作用和歷史研究?jī)r(jià)值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對(duì)已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)檔案鑒定銷毀審批表，提出銷毀意見(jiàn)。（四）銷毀程序1.檔案鑒定銷毀審批表經(jīng)檔案鑒定小組審核、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，注明銷毀日期、方式等信息。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍醫(yī)院?jiǎn)T工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。外單位查閱醫(yī)院檔案，須經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等敏感信息的檔案，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）查閱手續(xù)1.醫(yī)院?jiǎn)T工查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)所在科室、部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱內(nèi)容、目的、期限等信息，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、檔案名稱、卷號(hào)、查閱人等信息。（三）查閱方式1.檔案查閱一般應(yīng)在綜合檔案室查閱接待區(qū)內(nèi)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印件應(yīng)加蓋綜合檔案室印章，摘錄內(nèi)容應(yīng)注明出處。3.查閱重要檔案或涉及機(jī)密、敏感信息的檔案時(shí)，應(yīng)有專人在場(chǎng)監(jiān)督。（四）利用反饋1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。2.鼓勵(lì)檔案查閱人員對(duì)檔案管理工作提出意見(jiàn)和建議，綜合檔案室應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)改進(jìn)工作。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立醫(yī)院文秘檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化管理和信息化利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整、可讀。2.按照檔案管理信息系統(tǒng)的要求，對(duì)掃描圖像進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理實(shí)現(xiàn)檔案信息的錄入、修改、刪除、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能，方便檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行日常管理。2.檢索利用提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、文號(hào)等檢索，方便用戶快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)檔案的查閱、利用、修改等操作進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息的安全。4.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠及