PAGE房屋測(cè)繪檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)房屋測(cè)繪檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所有房屋測(cè)繪項(xiàng)目檔案的歸檔管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則房屋測(cè)繪檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映房屋測(cè)繪工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.準(zhǔn)確性原則檔案記錄應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、圖表等信息應(yīng)清晰、準(zhǔn)確。4.完整性原則涵蓋房屋測(cè)繪項(xiàng)目從委托受理到成果交付全過(guò)程的各類文件資料，確保檔案的全面性。5.保密性原則對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案歸檔范圍（一）項(xiàng)目委托階段1.房屋測(cè)繪委托書，包括委托方與受托方的基本信息、測(cè)繪項(xiàng)目?jī)?nèi)容及要求等。2.項(xiàng)目委托合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、測(cè)繪費(fèi)用、交付成果時(shí)間等條款。（二）測(cè)繪實(shí)施階段1.測(cè)繪方案，詳細(xì)規(guī)劃測(cè)繪方法、流程、人員安排等。2.現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄，包括房屋地理位置、周邊環(huán)境、房屋現(xiàn)狀等情況。3.測(cè)繪原始數(shù)據(jù)記錄，如測(cè)量數(shù)據(jù)、草圖、照片等。4.測(cè)繪儀器使用記錄，包括儀器型號(hào)、編號(hào)、使用時(shí)間、校準(zhǔn)情況等。5.測(cè)繪過(guò)程中的變更記錄，如因特殊情況對(duì)測(cè)繪方案的調(diào)整等。（三）成果審核階段1.測(cè)繪成果自查報(bào)告，測(cè)繪單位對(duì)自身成果的質(zhì)量檢查情況。2.審核意見(jiàn)及修改記錄，公司內(nèi)部審核部門或委托外部審核機(jī)構(gòu)提出的審核意見(jiàn)，以及測(cè)繪單位針對(duì)意見(jiàn)進(jìn)行修改的情況。（四）成果交付階段1.房屋測(cè)繪報(bào)告，包括房屋建筑面積、套內(nèi)面積、共有面積等各項(xiàng)測(cè)繪數(shù)據(jù)及圖表。2.測(cè)繪成果圖，如平面圖、剖面圖、宗地圖等。3.成果交付清單，記錄交付的成果名稱、數(shù)量、交付時(shí)間、接收單位等信息。（五）其他相關(guān)文件1.與測(cè)繪項(xiàng)目相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往函件等。2.質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，證明測(cè)繪成果符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.涉及房屋測(cè)繪的法律法規(guī)、政策文件等參考資料。三、檔案歸檔要求（一）文件材料齊全完整歸檔的文件材料應(yīng)涵蓋房屋測(cè)繪項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)，確保無(wú)重要遺漏。（二）整理規(guī)范1.分類清晰按照檔案歸檔范圍進(jìn)行分類，如項(xiàng)目委托類、測(cè)繪實(shí)施類、成果審核類、成果交付類等。2.編號(hào)有序?qū)γ恳环輽n案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂整齊紙質(zhì)文件應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，按照順序裝訂，確保牢固、整齊。4.編目準(zhǔn)確編制檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)等信息，確保與檔案內(nèi)容一致。（三）載體質(zhì)量合格1.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性好的紙張，字跡清晰、工整，不得使用易褪色的書寫材料。2.電子檔案存儲(chǔ)載體應(yīng)安全可靠，定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。電子文件格式應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，便于長(zhǎng)期保存和查閱。（四）標(biāo)注明確1.每份檔案材料應(yīng)標(biāo)注清楚形成日期、來(lái)源、保管期限等信息。2.對(duì)于涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)明確標(biāo)注密級(jí)和保密期限。四、檔案歸檔流程（一）收集1.測(cè)繪項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目完成后，及時(shí)收集本項(xiàng)目的各類文件材料，確保無(wú)遺漏。2.對(duì)于外單位提供的文件材料，應(yīng)進(jìn)行核對(duì)、簽收，并注明提供單位和日期。（二）整理1.測(cè)繪項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按照檔案歸檔要求對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行初步整理，分類、編號(hào)、編目等。2.將整理好的檔案材料移交至公司檔案管理部門。（三）審核1.檔案管理部門對(duì)移交的檔案材料進(jìn)行審核，檢查文件材料的完整性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性等。2.對(duì)于不符合要求的檔案材料，退回測(cè)繪項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行補(bǔ)充或整改。（四）歸檔1.經(jīng)審核合格的檔案材料，由檔案管理部門按照檔案分類方案進(jìn)行歸檔，存入專門的檔案庫(kù)房或電子存儲(chǔ)設(shè)備。2.在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案相關(guān)信息，建立檔案索引，便于查詢和利用。五、檔案保管期限（一）永久保存1.房屋測(cè)繪項(xiàng)目涉及重大工程、重要產(chǎn)權(quán)界定等具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值和法律意義的檔案。2.與公司核心業(yè)務(wù)相關(guān)且對(duì)公司發(fā)展具有重要影響的房屋測(cè)繪檔案。（二）定期保存1.一般房屋測(cè)繪項(xiàng)目檔案保存期限為[X]年，自項(xiàng)目完成之日起計(jì)算。2.對(duì)于一些臨時(shí)性或短期使用的房屋測(cè)繪檔案，保存期限可根據(jù)實(shí)際情況確定為[X]年。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱房屋測(cè)繪檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱檔案，須持有單位介紹信，說(shuō)明查閱理由，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定限制查閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案查閱憑證。2.在檔案管理人員的監(jiān)督下，在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。3.查閱過(guò)程中，如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無(wú)損壞、丟失等情況。（三）利用規(guī)定1.房屋測(cè)繪檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得用于與工作無(wú)關(guān)的目的。2.利用檔案形成的資料、成果等，其知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的房屋測(cè)繪檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，確定專人負(fù)責(zé)保密工作。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案查閱、利用過(guò)程中，對(duì)可能涉及保密的信息進(jìn)行妥善處理。3.對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所采取必要的安全保密措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止檔案被盜、被篡改或丟失。（二）安全管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.配備必要的消防、防盜、防蟲(chóng)、防潮等設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)維護(hù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的房屋測(cè)繪檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、日期、銷毀方式等，記錄由檔案管理部門保存。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)房屋測(cè)繪檔案的管理工作，制定和完善檔案管理制度。2.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。3.監(jiān)督檔案歸檔、保管、查閱、利用、鑒定銷毀等工作的執(zhí)行情況，及時(shí)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)房屋測(cè)繪檔案的收集、整理、歸檔、保管等具體工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.按照檔案查閱與利用規(guī)定，為查閱人員提供服務(wù)，做好查閱登記和檔