PAGE中國銀行檔案保密制度一、總則（一）目的為加強中國銀行檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中國銀行各級機構、部門及全體員工在檔案管理工作中涉及的檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的保密管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及監(jiān)管要求，確保檔案保密工作合法合規(guī)。2.預防為主原則：強化檔案保密意識教育，完善保密制度和措施，從源頭上預防檔案信息泄露風險。3.全程管控原則：對檔案管理全過程進行保密監(jiān)督和控制，確保各環(huán)節(jié)保密措施落實到位。4.責任追究原則：對違反檔案保密制度的行為，依法依規(guī)追究相關人員責任。二、檔案保密職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案保密制度、流程及操作規(guī)范。2.組織開展檔案保密培訓與宣傳教育工作。3.對檔案管理各環(huán)節(jié)的保密工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題。4.負責檔案庫房的安全管理，確保檔案存儲環(huán)境符合保密要求。5.按照規(guī)定對檔案進行分類、整理、編目、裝訂等工作，確保檔案信息準確、完整。6.負責檔案的借閱、歸還、查閱登記等工作，嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。7.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案數(shù)量與實物相符，質量完好。8.負責檔案數(shù)字化工作中的保密管理，確保數(shù)字化過程中檔案信息安全。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，確保檔案材料齊全、完整、準確。2.按照檔案管理部門要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.對本部門形成的檔案信息進行保密管理，不得擅自泄露、銷毀或違規(guī)提供利用。4.配合檔案管理部門開展檔案保密檢查、清查等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案利用部門職責1.嚴格按照規(guī)定的程序和范圍申請檔案查閱、借閱，不得超范圍、超權限利用檔案。2.對查閱、借閱的檔案妥善保管，不得擅自復制、轉借、涂改、污損或丟失。3.在檔案使用完畢后，及時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。4.對利用檔案過程中涉及本部門的保密事項負責，不得將檔案信息用于非工作目的或泄露給無關人員。（四）員工個人職責1.嚴格遵守檔案保密制度，自覺維護檔案信息安全。2.不得私自留存、隱匿、銷毀檔案或檔案材料。3.在工作中涉及檔案操作時，嚴格按照規(guī)定流程進行，確保檔案不受損壞、丟失或泄露。4.發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露或可能泄露的情況，及時報告上級領導和檔案管理部門。三、檔案收集與整理環(huán)節(jié)保密要求（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性、完整性。2.在檔案收集過程中，對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應采取必要的保密措施，如專人護送、加密存儲等。3.檔案形成部門應在規(guī)定時間內(nèi)將檔案移交至檔案管理部門，不得拖延或擅自留存。（二）檔案整理1.檔案管理部門在整理檔案時，應嚴格遵守保密規(guī)定，對檔案內(nèi)容進行屏蔽處理，防止無關人員接觸。2.整理過程中，對破損、褪色等檔案應及時修復，確保檔案質量，同時注意保護檔案信息安全。3.對檔案進行分類、編號、編目等工作時，應確保信息準確，避免因操作失誤導致檔案信息泄露。四、檔案保管環(huán)節(jié)保密要求（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設施，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。2.庫房應安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，嚴格限制人員進出，對進出庫房人員進行登記。3.庫房管理人員應定期對庫房進行檢查，確保檔案存儲條件符合要求，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。（二）檔案存儲介質管理1.對紙質檔案應分類存放，按照檔案類別、保管期限等進行有序排列，便于查找和管理。2.對電子檔案應采用加密存儲方式，存儲介質應定期進行備份，并異地存放。3.存儲介質的使用、維護和銷毀應嚴格按照規(guī)定進行，防止存儲介質損壞或信息丟失。（三）檔案保密標識1.對涉及保密的檔案應在檔案封面、卷內(nèi)目錄等顯著位置標注保密標識，明確保密級別和保密期限。2.保密標識應清晰、規(guī)范，易于識別，不得隨意涂改或去除。五、檔案利用環(huán)節(jié)保密要求（一）檔案查閱1.查閱檔案應填寫查閱申請表，注明查閱目的、范圍、時間等，經(jīng)審批后方可查閱。2.查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱過程中不得擅自將檔案帶出指定場所。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）檔案借閱1.借閱檔案應填寫借閱申請表，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，如需延期應重新辦理審批手續(xù)。2.借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得轉借他人或用于非工作目的。3.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應認真檢查檔案是否完好，如有損壞或丟失，應追究借閱人員責任。（三）檔案復制1.如需復制檔案，應填寫復制申請表，注明復制內(nèi)容、用途、數(shù)量等，經(jīng)審批后方可復制。2.復制檔案應采用安全可靠的方式進行，確保復制后的檔案信息與原件一致，同時對復制過程進行記錄。3.復制的檔案應按照原件的保密要求進行管理，不得隨意擴散。六、檔案銷毀環(huán)節(jié)保密要求（一）銷毀審批1.對已到保管期限或失去保存價值的檔案，應進行銷毀處理。銷毀前需填寫銷毀申請表，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等，經(jīng)審批后方可銷毀。2.審批流程應嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，確保銷毀檔案的必要性和合規(guī)性。（二）銷毀方式1.檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。2.對電子檔案的銷毀，應采用專業(yè)的數(shù)據(jù)清除軟件進行多次覆蓋擦除，確保存儲介質上的數(shù)據(jù)徹底清除。（三）銷毀記錄1.檔案銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。2.銷毀記錄應妥善保存，以備查詢和審計。七、保密監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案保密工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案存儲環(huán)境、檔案利用情況等。2.定期檢查應制定詳細的檢查計劃，明確檢查標準和方法，確保檢查工作全面、深入。（二）專項檢查1.根據(jù)工作需要或特定情況，可開展專項檔案保密檢查，如針對重要檔案、敏感時期等進行重點檢查。2.專項檢查應制定專項檢查方案，明確檢查重點和要求，確保檢查工作有的放矢。（三）問題整改1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應針對問題制定整改措施，明確整改責任人，確保整改工作落實到位。3.檔案管理部門應對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。八、保密培訓與教育（一）培訓計劃1.檔案管理部門應制定年度檔案保密培訓計劃，明確培訓內(nèi)容、對象、時間、方式等。2.培訓計劃應根據(jù)員工崗位需求和檔案保密工作實際情況進行制定，確保培訓工作具有針對性和實效性。（二）培訓內(nèi)容1.國家法律法規(guī)及行業(yè)標準中的檔案保密規(guī)定。2.中國銀行檔案保密制度、流程及操作規(guī)范。3.檔案保密意識教育，包括案例分析、風險防范等。4.檔案管理新技術、新方法在保密工作中的應用。（三）培訓方式1.采用集中培訓、在線學習、專題講座、案例分析等多種方式開展培訓工作，提高培訓效果。2.定期組織檔案保密知識競賽、演講比賽等活動，激發(fā)員工學習檔案保密知識的積極性。九、保密獎懲（一）獎勵1.對在檔案保密工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽證書、獎金、晉升等，以激勵員工積極參與檔案保密工作。（二）懲罰1.對違反檔案保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、辭退等