PAGE畫室檔案歸類管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)畫室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于查詢和利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于畫室所有檔案的歸類、整理、保管、查閱和銷毀等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映畫室的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌。2.完整性原則：全面收集與畫室相關(guān)的各類檔案，確保無遺漏。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類方法和邏輯順序，對檔案進(jìn)行科學(xué)整理，使其具有系統(tǒng)性。4.保密性原則：對涉及畫室機(jī)密的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案分類（一）教學(xué)檔案1.教學(xué)計(jì)劃：包括年度教學(xué)計(jì)劃、學(xué)期教學(xué)計(jì)劃等，明確教學(xué)目標(biāo)、課程設(shè)置、教學(xué)進(jìn)度等。2.教案：教師針對每一門課程編寫的教學(xué)方案，涵蓋教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法、教學(xué)過程設(shè)計(jì)等。3.學(xué)生作品：學(xué)生在畫室學(xué)習(xí)期間創(chuàng)作的各類繪畫、設(shè)計(jì)作品，體現(xiàn)學(xué)生的學(xué)習(xí)成果。4.教學(xué)評估：對教師教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生學(xué)習(xí)效果的評估資料，如學(xué)生成績、教師教學(xué)反饋等。（二）師資檔案1.教師簡歷：包括個(gè)人基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷、專業(yè)技能等。2.教師資質(zhì)證書：如教師資格證、專業(yè)技能證書等的復(fù)印件。3.教學(xué)成果：教師獲得的教學(xué)獎(jiǎng)項(xiàng)、發(fā)表的教學(xué)論文、參與的教學(xué)研究項(xiàng)目等資料。（三）行政檔案1.畫室規(guī)章制度：如考勤制度、財(cái)務(wù)制度、安全管理制度等。2.會(huì)議記錄：畫室各類會(huì)議的紀(jì)要，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容等。3.工作計(jì)劃與總結(jié)：畫室年度、學(xué)期工作計(jì)劃和總結(jié)，反映工作目標(biāo)和完成情況。4.對外聯(lián)絡(luò)文件：與上級主管部門、合作伙伴、學(xué)生家長等的往來信函、合同協(xié)議等。（四）財(cái)務(wù)檔案1.財(cái)務(wù)報(bào)表：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.收支憑證：各類收入和支出的發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單等原始憑證。3.預(yù)算資料：畫室年度預(yù)算方案、預(yù)算執(zhí)行情況分析等。（五）學(xué)生檔案1.學(xué)生基本信息：包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、家庭住址等。2.入學(xué)資料：學(xué)生報(bào)名登記表、入學(xué)測試成績、繳費(fèi)憑證等。3.學(xué)習(xí)記錄：學(xué)生在畫室的考勤記錄、學(xué)習(xí)進(jìn)度跟蹤表、作業(yè)完成情況等。4.畢業(yè)去向：學(xué)生畢業(yè)后的升學(xué)情況、就業(yè)情況等信息。三、檔案編號（一）編號規(guī)則1.教學(xué)檔案：以“JX”開頭，后面依次為年份、月份、流水號。例如：JX202305001，表示2023年5月產(chǎn)生的第1份教學(xué)檔案。2.師資檔案：以“SZ”開頭，后面依次為年份、月份、流水號。例如：SZ202306002，表示2023年6月產(chǎn)生的第2份師資檔案。3.行政檔案：以“XZ”開頭，后面依次為年份、月份、流水號。例如：XZ202307003，表示2023年7月產(chǎn)生的第3份行政檔案。4.財(cái)務(wù)檔案：以“CW”開頭，后面依次為年份、月份、流水號。例如：CW202308004，表示2023年8月產(chǎn)生的第4份財(cái)務(wù)檔案。5.學(xué)生檔案：以“XS”開頭，后面依次為年份、月份、流水號。例如：XS202309005，表示2023年9月產(chǎn)生的第5份學(xué)生檔案。（二）編號管理1.檔案編號由專人負(fù)責(zé)編制，確保編號的唯一性和連續(xù)性。2.編號應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地標(biāo)注在檔案封面或首頁，便于識別和查找。四、檔案整理（一）整理要求1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對各類檔案進(jìn)行分類整理，確保同一類檔案集中存放。2.每份檔案應(yīng)保持完整，如有破損、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)充。3.去除檔案中的訂書釘、回形針等金屬物品，采用統(tǒng)一的檔案夾或檔案盒進(jìn)行裝訂。（二）整理步驟1.收集：定期收集畫室各部門和個(gè)人產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案收集齊全。2.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類。3.編號：為每份檔案編制唯一的編號。4.裝訂：將分類編號后的檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。5.上架：將裝訂好的檔案上架存放，按照編號順序排列，便于查找。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管期限1.教學(xué)檔案：長期保管，其中涉及學(xué)生個(gè)人隱私的檔案應(yīng)在學(xué)生畢業(yè)后按照相關(guān)規(guī)定保管一定期限后銷毀。2.師資檔案：長期保管。3.行政檔案：根據(jù)檔案性質(zhì)和重要程度，分別確定保管期限，一般為5年至長期。4.財(cái)務(wù)檔案：按照國家財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定保管，一般為10年至30年。5.學(xué)生檔案：在學(xué)生畢業(yè)后按照相關(guān)規(guī)定保管一定期限后銷毀，具體保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和畫室規(guī)定執(zhí)行。（三）保管措施1.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫時(shí)間、保管期限、存放位置等信息。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.畫室內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，需提前與畫室聯(lián)系，說明查閱目的和內(nèi)容，經(jīng)畫室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，方可查閱。（二）查閱流程1.申請：查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或畫室負(fù)責(zé)人審批簽字。3.查閱：審批通過后，查閱人在檔案管理人員的陪同下到檔案庫房查閱檔案，查閱過程中應(yīng)遵守檔案庫房的管理制度，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。4.登記：查閱人查閱檔案后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱檔案名稱及編號等信息。（三）查閱限制1.涉及畫室機(jī)密的檔案，未經(jīng)畫室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得查閱。2.查閱檔案時(shí)，不得將檔案帶出檔案庫房，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、檔案借閱（一）借閱權(quán)限1.畫室內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.外部單位或個(gè)人因工作需要借閱檔案的，需提前與畫室聯(lián)系，說明借閱目的和內(nèi)容，經(jīng)畫室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，方可借閱。（二）借閱流程1.申請：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或畫室負(fù)責(zé)人審批簽字。3.借閱：審批通過后，借閱人到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱限制1.涉及畫室機(jī)密的檔案，未經(jīng)畫室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得借閱。2.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)檢查檔案是否完整、無損。八、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案。2.因保管不善導(dǎo)致?lián)p壞無法修復(fù)且無利用價(jià)值的檔案。3.按照國家法律法規(guī)和畫室規(guī)定需要銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.鑒定：由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否符合銷毀條件。2.審批：經(jīng)鑒定符合銷毀條件的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，報(bào)畫室負(fù)責(zé)人審批。3.銷毀：審批通過后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)人員在指定地點(diǎn)對檔案進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀檔案名稱及數(shù)量等信息。4.監(jiān)銷：銷毀檔案時(shí)，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)