PAGE重大行政決策檔案制度一、總則（一）目的為規(guī)范重大行政決策檔案管理，確保決策過程和結(jié)果的真實記錄、妥善保存，提高決策的科學(xué)性、民主性和合法性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織作出的重大行政決策事項所形成的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映重大行政決策的全過程，不得篡改、偽造。2.完整性原則：全面收集決策過程中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等，確保檔案資料的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對檔案進(jìn)行整理、分類、編號、保管和利用。4.保密性原則：對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善重大行政決策檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好決策檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理重大行政決策檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全和有效利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和準(zhǔn)確性。（二）決策承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門承辦的重大行政決策事項檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理部門。2.對本部門形成的決策檔案進(jìn)行分類、編號，編制檔案目錄，確保檔案資料的齊全、完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。（三）其他部門職責(zé)1.在各自職責(zé)范圍內(nèi)，協(xié)助做好重大行政決策檔案的相關(guān)工作。2.對涉及本部門的決策事項，及時提供相關(guān)資料和信息，確保檔案真實、準(zhǔn)確。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.決策啟動階段：包括決策事項的提出、調(diào)研論證、公眾參與等過程中形成的文件、報告、會議記錄、調(diào)查問卷等。2.決策方案擬訂階段：決策承辦部門擬訂的各種決策方案、征求意見稿、專家論證意見、風(fēng)險評估報告等。3.決策合法性審查階段：合法性審查意見、法律意見書等。4.集體討論決定階段：會議紀(jì)要、決議、決定等。5.決策公布與執(zhí)行階段：決策公布的文件、執(zhí)行情況報告、評估報告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，及時收集本部門在決策過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，載體完好。對于電子文件，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲。3.對收集到的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行分類整理，區(qū)分不同階段和類別，便于后續(xù)的立卷和歸檔。（三）整理方法1.分類：按照決策程序的不同階段，將檔案分為決策啟動、方案擬訂、合法性審查、集體討論決定、公布與執(zhí)行等類別。在每個類別下，再根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行細(xì)分。2.編號：對每份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用年份+流水號的方式，如2023001表示2023年的第一份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨成冊，便于查閱。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.決策承辦部門應(yīng)在決策事項結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案，退回原部門進(jìn)行補充或修正。3.審核通過的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行裝訂、編目，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、題名、保管期限等信息。（二）保管期限1.重大行政決策檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.具有重要歷史價值、對公司/組織發(fā)展具有重大影響的決策檔案，列為永久保管。3.其他決策檔案，根據(jù)其重要程度和時效性，確定保管期限為[X]年。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，并保持庫房環(huán)境整潔、通風(fēng)良好。2.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照檔案類別、保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。對電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并采用安全可靠的存儲介質(zhì)和存儲方式。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，確保檔案的安全和完整。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱重大行政決策檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：因特殊原因需要向外部單位或個人提供檔案查閱服務(wù)的，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱期限等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人持有效證件到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案資料。3.查閱人應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案。4.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司/組織的各項工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人的需求，提供檔案的復(fù)印件、摘錄等資料。2.對于涉及重大行政決策的檔案資料，如需對外公開或提供給其他單位使用的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定進(jìn)行審批，并做好登記備案工作。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面評估。2.對已失去保存價值的檔案，可鑒定為銷毀范圍；對仍具有一定保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對到期檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并在《檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案目錄中注明，并永久保存銷毀記錄。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對重大行政決策檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理的完整性和規(guī)范性、檔案保管的安全性等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）考核評價1.將重大行政決策檔案管理工作納入公司/組織績效考核體系，對檔案管理部門和各部門的檔案管理工作進(jìn)行考核評價。2.考核評價內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行