PAGE派遣機(jī)構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本派遣機(jī)構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本派遣機(jī)構(gòu)及所屬各部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映本機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案，保證檔案資料的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。（四）管理職責(zé)1.綜合管理部門負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案工作，集中統(tǒng)一管理本機(jī)構(gòu)檔案，提供檔案查閱、利用服務(wù)。2.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受綜合管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案包括各類公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案涵蓋派遣業(yè)務(wù)合同、客戶資料、員工派遣記錄、培訓(xùn)資料、績(jī)效考核檔案等。3.其他類檔案如榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、重要活動(dòng)資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，按照規(guī)定進(jìn)行整理。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，以防丟失或損壞。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和性質(zhì)，分為行政管理、業(yè)務(wù)管理等類別，再在各大類下細(xì)分小類。2.編號(hào)為每一份檔案或每一組檔案編制唯一的編號(hào)，便于查找和管理。3.編目制作檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整齊裝訂，確保牢固、美觀。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，在次年上半年完成歸檔工作。2.對(duì)于緊急或重要的檔案，應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門整理好檔案后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交綜合管理部門。2.綜合管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后辦理簽收手續(xù)。（三）保管期限1.永久保管凡是反映本機(jī)構(gòu)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本機(jī)構(gòu)、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管分為30年、10年兩種期限。定期保管的檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，定期進(jìn)行維護(hù)和更新。四、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的和范圍，經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員在綜合管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取或損壞檔案。2.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用登記對(duì)檔案的查閱和利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用方式等，以便統(tǒng)計(jì)和分析檔案利用情況。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存或銷毀。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，編制銷毀清單，報(bào)本機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀清單應(yīng)永久保存。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描數(shù)據(jù)錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.及時(shí)更新檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理1.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)安全管理制度，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。七、檔案管理人員職責(zé)（一）綜合管理部門檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本機(jī)構(gòu)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)，推進(jìn)檔案信息化管理。5.參與檔案鑒定和銷毀工作，對(duì)銷毀檔案進(jìn)行監(jiān)銷。（二）各部門檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和立卷工作，確保檔案資料齊全、完整。2.按照規(guī)定時(shí)間將整理好的檔案移交綜合管理部門，并辦理移交手續(xù)。3.協(xié)助綜合管理部門做好檔案查閱和利用工