PAGE物業(yè)檔案臺(tái)賬管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物業(yè)檔案臺(tái)賬管理，確保物業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高物業(yè)管理服務(wù)水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所管理的各類(lèi)物業(yè)項(xiàng)目，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫(xiě)字樓、工業(yè)園區(qū)等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)檔案臺(tái)賬由公司指定的部門(mén)或?qū)Ｈ诉M(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類(lèi)管理原則：根據(jù)物業(yè)檔案的類(lèi)別和性質(zhì)，進(jìn)行分類(lèi)整理和存放，便于查找和使用。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則：物業(yè)檔案應(yīng)如實(shí)反映物業(yè)管理活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。4.安全保密原則：加強(qiáng)物業(yè)檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露和丟失。二、物業(yè)檔案臺(tái)賬的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.基礎(chǔ)資料類(lèi)物業(yè)項(xiàng)目立項(xiàng)文件：包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、土地出讓合同等。規(guī)劃設(shè)計(jì)資料：如規(guī)劃許可證、建筑設(shè)計(jì)圖紙、環(huán)境設(shè)計(jì)圖紙等。工程竣工驗(yàn)收資料：工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、消防驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。物業(yè)接管驗(yàn)收資料：接管驗(yàn)收記錄、房屋及附屬設(shè)施設(shè)備清單等。2.業(yè)主檔案類(lèi)業(yè)主基本信息：業(yè)主姓名、性別、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、房屋地址等。業(yè)主入住資料：入住登記表、房屋驗(yàn)收單、裝修申請(qǐng)表等。業(yè)主變更資料：業(yè)主更名、轉(zhuǎn)讓、繼承等相關(guān)資料。3.房屋及附屬設(shè)施設(shè)備檔案類(lèi)房屋檔案：房屋產(chǎn)權(quán)證、房屋租賃合同、房屋維修記錄等。設(shè)施設(shè)備檔案：設(shè)備清單、設(shè)備運(yùn)行記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修檔案等。公共設(shè)施檔案：如道路、綠化、照明、給排水等設(shè)施的檔案資料。4.物業(yè)管理檔案類(lèi)物業(yè)服務(wù)合同：與業(yè)主簽訂的物業(yè)服務(wù)合同、與供應(yīng)商簽訂的服務(wù)合同等。物業(yè)費(fèi)用收支檔案：物業(yè)費(fèi)收繳記錄、費(fèi)用支出憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等?？蛻?hù)投訴處理檔案：投訴記錄、處理結(jié)果、回訪記錄等。物業(yè)應(yīng)急預(yù)案檔案：應(yīng)急預(yù)案、演練記錄等。5.其他檔案類(lèi)會(huì)議紀(jì)要：公司內(nèi)部會(huì)議、業(yè)主委員會(huì)會(huì)議等的紀(jì)要。培訓(xùn)資料：?jiǎn)T工培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)教材等。榮譽(yù)證書(shū)：公司獲得的各類(lèi)榮譽(yù)證書(shū)。（二）編號(hào)物業(yè)檔案臺(tái)賬采用分類(lèi)編號(hào)法，按照上述分類(lèi)順序進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)格式為：[類(lèi)別代碼][順序號(hào)]，其中類(lèi)別代碼采用大寫(xiě)字母表示，順序號(hào)采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。例如：基礎(chǔ)資料類(lèi)的項(xiàng)目立項(xiàng)文件編號(hào)為：J001。三、物業(yè)檔案臺(tái)賬的收集與整理（一）收集1.明確責(zé)任部門(mén)和人員：各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)相關(guān)物業(yè)檔案的收集工作，并確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.定期收集：各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間周期，定期將收集到的物業(yè)檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.主動(dòng)收集：檔案管理部門(mén)應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)收集重要的物業(yè)檔案資料。（二）整理檔案管理部門(mén)收到物業(yè)檔案后，應(yīng)按照以下步驟進(jìn)行整理：1.分類(lèi)：根據(jù)物業(yè)檔案的類(lèi)別，將收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)。2.編號(hào)：按照本制度規(guī)定的編號(hào)方法，對(duì)每一份物業(yè)檔案進(jìn)行編號(hào)。3.裝訂：對(duì)紙張較多的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制物業(yè)檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息，便于查找和使用。四、物業(yè)檔案臺(tái)賬的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房：公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放物業(yè)檔案臺(tái)賬。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等功能。2.存儲(chǔ)設(shè)備：檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備等。（二）保管要求1.分類(lèi)存放：物業(yè)檔案應(yīng)按照類(lèi)別和編號(hào)順序進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.標(biāo)識(shí)清晰：檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)標(biāo)明檔案類(lèi)別和編號(hào)，以便快速定位。3.定期檢查：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)物業(yè)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.溫濕度控制：檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。5.防火防盜：檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜設(shè)施，如滅火器、防盜門(mén)、監(jiān)控設(shè)備等。五、物業(yè)檔案臺(tái)賬的查閱與借閱（一）查閱1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱物業(yè)檔案臺(tái)賬時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《物業(yè)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱登記：檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)查閱人員的姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等進(jìn)行登記。3.現(xiàn)場(chǎng)查閱：查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）借閱1.借閱申請(qǐng)：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱物業(yè)檔案臺(tái)賬時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《物業(yè)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱登記：檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)借閱人員的姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、借閱期限、借閱檔案名稱(chēng)等進(jìn)行登記。3.借閱期限：物業(yè)檔案臺(tái)賬的借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.歸還檔案：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、物業(yè)檔案臺(tái)賬的保密與安全（一）保密措施1.人員管理：檔案管理部門(mén)應(yīng)與接觸物業(yè)檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.限制訪問(wèn)：嚴(yán)格控制物業(yè)檔案的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查閱和借閱檔案。3.信息加密：對(duì)重要的物業(yè)檔案資料，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止信息泄露。（二）安全措施1.防火防盜：檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的防火、防盜設(shè)施，如滅火器、防盜門(mén)、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.災(zāi)害防范：制定檔案應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害，確保檔案的安全。3.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)物業(yè)檔案臺(tái)賬進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的地方，防止數(shù)據(jù)丟失。七、物業(yè)檔案臺(tái)賬的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件物業(yè)檔案臺(tái)賬符合下列條件之一的，可予以銷(xiāo)毀：1.超過(guò)保管期限：已達(dá)到本制度規(guī)定保管期限的物業(yè)檔案。2.失去保存價(jià)值：因物業(yè)管理活動(dòng)結(jié)束、物業(yè)項(xiàng)目轉(zhuǎn)讓等原因，已失去保存價(jià)值的物業(yè)檔案。（二）銷(xiāo)毀程序1.提出申請(qǐng)：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)物業(yè)檔案進(jìn)行清理，提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《物業(yè)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容。2.審核批準(zhǔn)：《物業(yè)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀實(shí)施：檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)物業(yè)檔案的銷(xiāo)毀工作，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等人應(yīng)在銷(xiāo)毀記錄上簽字確認(rèn)。4.監(jiān)銷(xiāo)：銷(xiāo)毀物業(yè)檔案時(shí)，應(yīng)安排專(zhuān)人