PAGE工商系統(tǒng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工商系統(tǒng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在工商行政管理工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合工商系統(tǒng)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工商系統(tǒng)各級(jí)機(jī)關(guān)、直屬單位及派出機(jī)構(gòu)形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。工商系統(tǒng)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映工商行政管理工作的歷史面貌和業(yè)務(wù)活動(dòng)，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)和保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為工商行政管理工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門各級(jí)工商行政管理機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)本單位檔案的集中管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密制度，確保檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀工作。5.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為工商行政管理工作提供參考依據(jù)。6.指導(dǎo)和監(jiān)督本單位各部門的文件材料收集、整理和歸檔工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍工商系統(tǒng)檔案的收集范圍包括：1.機(jī)關(guān)文件材料，如各類公文、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.業(yè)務(wù)檔案，如企業(yè)登記檔案、商標(biāo)注冊(cè)檔案、廣告監(jiān)管檔案、市場監(jiān)管檔案等。3.人事檔案，包括干部職工的履歷、考核、任免獎(jiǎng)懲等材料。4.財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。5.聲像檔案，如照片、錄音、錄像等反映工商行政管理工作的資料。6.實(shí)物檔案，如榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、印章等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)及時(shí)收集，防止丟失或損壞。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類。按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類等。2.編號(hào)。對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)科學(xué)合理，具有唯一性。3.編目。編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔，移交檔案管理部門。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合整理要求。2.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行排列，編目后裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案質(zhì)量。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映工商行政管理工作重大歷史事件、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長期保管的檔案：在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)工商行政管理工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)工商行政管理工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年至15年。（四）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火（來源：工商系統(tǒng)檔案管理制度）、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持整潔衛(wèi)生。3.應(yīng)采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，如對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)等，確保檔案的安全。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本單位工作人員因工作需要，可查閱本單位保管的檔案。外單位查閱檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本單位工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱人員名單等信息。檔案管理部門審核同意后，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，并按照規(guī)定繳納查閱費(fèi)用。（三）查閱方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)使用檔案管理部門提供的查閱工具，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換或損壞檔案。3.如需復(fù)印、拍照檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用反饋檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用需求和效果，及時(shí)調(diào)整檔案管理工作，提高檔案利用效率。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織檔案管理部門應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.對(duì)擬銷毀的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)將形成的電子文件收集齊全，按照規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔。2.電子檔案的整理應(yīng)遵循電子文件的形成規(guī)律，保持電子文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立健全電子檔案檢索體系。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.對(duì)重要的電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。（三）電子檔案的利用與管理1.電子檔案的利用應(yīng)通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行操作。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可用性。3.應(yīng)采用先進(jìn)的電子檔案保護(hù)技術(shù)，如數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證等，防止電子檔案的泄密和損壞。八、聲像檔案管理（一）聲像檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)收集反映工商行政管理工作的照片、錄音、錄像等聲像資料，并移交檔案管理部門。2.聲像檔案的整理應(yīng)按照內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，編制目錄，注明聲像資料的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息。（二）聲像檔案的存儲(chǔ)與保管1.聲像檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如光盤、磁帶等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.聲像檔案的保管應(yīng)注意防潮、防蟲、防磁等，確保聲像資料的質(zhì)量。（三）聲像檔案的利用與管理1.聲像檔案的利用應(yīng)通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行操作。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)聲像檔案的管理，定期對(duì)聲像檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保聲像檔案的完整性和可用性。3.應(yīng)采用先進(jìn)的聲像檔案保護(hù)技術(shù)，如數(shù)據(jù)備份、修復(fù)等，防止聲像檔案的損壞和丟失。九、實(shí)物檔案管理（一）實(shí)物檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)收集反映工商行政管理工作的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、印章等實(shí)物資料，并移交檔案管理部門。2.實(shí)物檔案的整理應(yīng)按照類別、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，編制目錄，注明實(shí)物檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息。（二）實(shí)物檔案的存儲(chǔ)與保管1.實(shí)物檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如展示柜、保險(xiǎn)柜等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.實(shí)物檔案的保管應(yīng)注意防潮、防蟲、防火等，確保實(shí)物的安全。（三）實(shí)物檔案的利用與管理1.實(shí)物檔案的利用應(yīng)通