PAGE學(xué)校檔案保密制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位以及全體教職員工、學(xué)生在檔案管理、利用過程中涉及的保密工作。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，依法開展檔案保密工作。2.預(yù)防為主原則：采取有效的防范措施，防止檔案信息泄露、篡改、丟失等情況的發(fā)生。3.突出重點(diǎn)原則：對涉及學(xué)校核心機(jī)密、重要信息的檔案進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)。4.嚴(yán)格責(zé)任原則：明確檔案保密工作各環(huán)節(jié)的責(zé)任，對違反保密制度的行為依法依規(guī)追究責(zé)任。二、檔案管理部門及人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校檔案保密制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門、各單位的檔案保密工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案信息的安全。4.定期對檔案保密工作進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.對檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)和管理，防止檔案信息泄露。4.嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱范圍，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。5.對違反檔案保密制度的行為及時(shí)進(jìn)行制止和報(bào)告。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)及時(shí)將本部門形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，整理規(guī)范。2.在收集過程中，要注意保護(hù)文件材料的原始性和完整性，防止丟失、損壞。3.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的文件材料，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行收集和處理。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件材料進(jìn)行分類整理。2.整理過程中，要對文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等處理，確保檔案的整齊、美觀。3.對電子檔案要進(jìn)行規(guī)范的命名和存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查詢和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，無關(guān)人員不得擅自進(jìn)入。（二）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)分類存放，按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列。2.對紙質(zhì)檔案要進(jìn)行專柜存放，對電子檔案要進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對重要檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、異地備份等措施，確保檔案信息的安全。（三）檔案保管期限1.學(xué)校檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括學(xué)校的重要文件、規(guī)章制度、歷史沿革、重大事件記錄等。3.長期保管的檔案主要包括學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等方面的重要文件材料，保管期限一般為30年。4.短期保管的檔案主要包括學(xué)校的一般性文件材料，保管期限一般為10年。（四）檔案鑒定與銷毀1.學(xué)校應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員共同進(jìn)行。3.對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案信息的徹底銷毀。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等，記錄應(yīng)保存?zhèn)洳椤Ｎ?、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.校內(nèi)人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案信息。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整和安全。（二）借閱規(guī)定1.校外單位或個(gè)人查閱學(xué)校檔案，應(yīng)提前向?qū)W校提出申請，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)所在單位或部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并與借閱人員簽訂《檔案借閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、涂改、偽造檔案信息。5.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.學(xué)校應(yīng)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，確保檔案信息的安全。3.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，對不同用戶的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止非法訪問和信息泄露。（二）數(shù)據(jù)安全1.對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。2.加強(qiáng)對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的安全問題。（三）人員培訓(xùn)1.學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其操作水平和安全意識(shí)。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作方法，嚴(yán)格遵守系統(tǒng)操作規(guī)程，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.對涉及檔案信息化管理系統(tǒng)的工作人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任。七、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校應(yīng)建立檔案保密監(jiān)督機(jī)制，定期對各部門、各單位的檔案保密工作進(jìn)行檢查和評估。2.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立舉報(bào)電話和郵箱，接受師生員工對違反檔案保密制度行為的舉報(bào)。3.對舉報(bào)內(nèi)容應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，對經(jīng)查實(shí)的違規(guī)行為依法依規(guī)進(jìn)行處理。（二）檢查內(nèi)容1.檔案保密制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理部門及人員的職責(zé)履行情況。3.檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的保密措施落實(shí)情況。4.檔案信息化管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行情況。（三）檢查方式1.定期檢查：學(xué)校每年至少組織一次檔案保密工作全面檢查。2.不定期抽查：檔案管理部門根據(jù)工作需要，不定期對各部門、各單位的檔案保密工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案管理中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和問題，適時(shí)開展專項(xiàng)檢查。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.違反檔案保密制度，擅自泄露檔案信息的。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案的。3.對檔案進(jìn)行涂改、偽造、損毀、丟失的。4.違反檔案信息化管理規(guī)定，導(dǎo)致檔案信息泄露的。5.其他違反檔案保密制度的行為。（二）責(zé)任追究措施1.對違反檔案保密制度的個(gè)人，視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等處分。2.對違反檔案保密制度的單位，視情節(jié)