PAGE學(xué)校安全文件檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校安全管理工作，規(guī)范安全文件檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，確保學(xué)校安全工作相關(guān)信息的完整、準(zhǔn)確、有效，為學(xué)校安全決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各系部在安全工作中形成的各類文件檔案，包括但不限于安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報告與處理結(jié)果、安全教育資料、安全設(shè)施設(shè)備檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：文件檔案應(yīng)如實反映學(xué)校安全工作的實際情況，確保內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集與學(xué)校安全工作相關(guān)的各類文件資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對文件檔案進(jìn)行整理、分類、編號等操作，確保檔案管理的規(guī)范性。4.保密性原則：對涉及學(xué)校安全工作中的敏感信息和機(jī)密文件，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、文件檔案管理職責(zé)分工（一）學(xué)校安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.負(fù)責(zé)審定學(xué)校安全文件檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督全校安全文件檔案管理工作。2.對涉及學(xué)校安全工作的重大決策、重要文件進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。（二）安全管理部門1.負(fù)責(zé)制定安全文件檔案管理的具體工作流程和操作規(guī)范。2.組織開展安全文件檔案的收集、整理、分類、歸檔等工作，并定期進(jìn)行檢查和核對。3.負(fù)責(zé)安全文件檔案的保管和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。4.按照規(guī)定提供安全文件檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好記錄。（三）各部門、系部1.負(fù)責(zé)本部門、系部安全文件檔案的形成、積累和初步整理工作，并及時移交學(xué)校安全管理部門。2.配合學(xué)校安全管理部門做好安全文件檔案的管理工作，按照要求提供相關(guān)資料和信息。（四）檔案管理人員1.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為學(xué)校安全工作提供信息服務(wù)。三、文件檔案的收集（一）收集范圍1.上級主管部門下達(dá)的有關(guān)學(xué)校安全工作的文件、通知、指示、指令等。2.學(xué)校制定的安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全工作計劃與總結(jié)等。3.安全檢查記錄，包括日常檢查、專項檢查、季節(jié)性檢查等記錄。4.安全事故報告、調(diào)查處理文件及相關(guān)材料，如事故現(xiàn)場照片、事故原因分析報告、處理結(jié)果等。5.安全教育資料，如教學(xué)計劃、教案、宣傳資料、培訓(xùn)記錄等。6.安全設(shè)施設(shè)備檔案，包括設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄及驗收報告、維護(hù)保養(yǎng)記錄、報廢處理記錄等。7.與學(xué)校安全工作相關(guān)的會議記錄、紀(jì)要。8.師生員工關(guān)于安全工作的建議、意見及反饋材料。9.其他與學(xué)校安全工作有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門、系部應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)安全文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要文件資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明出處。4.收集過程中，應(yīng)注意文件資料的關(guān)聯(lián)性，將相關(guān)文件資料進(jìn)行集中收集，避免遺漏。（三）收集時間1.對于上級主管部門下達(dá)的文件，應(yīng)在收到文件后及時收集。2.學(xué)校內(nèi)部形成的安全文件資料，應(yīng)在文件產(chǎn)生后的規(guī)定時間內(nèi)收集，如安全檢查記錄應(yīng)在檢查結(jié)束后一周內(nèi)收集，安全事故報告應(yīng)在事故發(fā)生后立即收集相關(guān)材料，并在規(guī)定時間內(nèi)完成報告的整理與提交。3.定期對安全教育資料進(jìn)行收集，如每學(xué)期末收集本學(xué)期的教學(xué)計劃、教案、培訓(xùn)記錄等。四、文件檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.安全管理制度類：包括學(xué)校制定的各項安全管理制度及其修訂記錄。2.安全檢查類：按照檢查類型分為日常檢查、專項檢查、季節(jié)性檢查等記錄，并按照檢查時間順序進(jìn)行排列。3.安全事故類：按照事故發(fā)生時間、事故類型、事故等級等進(jìn)行分類，包括事故報告、調(diào)查處理文件等。4.安全教育類：按照教育對象分為教師安全教育資料、學(xué)生安全教育資料等，再按照教育內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如消防安全教育、交通安全教育等。5.安全設(shè)施設(shè)備類：按照設(shè)施設(shè)備類型分為消防設(shè)施設(shè)備、電氣設(shè)備、特種設(shè)備等，再按照設(shè)備名稱、型號等進(jìn)行詳細(xì)分類。6.其他類：包括與學(xué)校安全工作相關(guān)的會議記錄、師生建議意見、宣傳資料等無法歸入上述類別的文件資料。（二）整理方法1.裝訂：對紙張較大或破損的文件資料進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一，然后使用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，確保文件資料的牢固和整齊。2.編頁號：對裝訂后的文件資料進(jìn)行編頁號，頁號應(yīng)編寫在每頁文件的右上角，以便于查找和統(tǒng)計。3.編目：按照分類標(biāo)準(zhǔn)編制文件檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文件名稱、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。4.裝盒：將整理好的文件資料裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，如檔案類別、年度、保管期限等。（三）整理流程1.收集的文件資料首先由各部門、系部進(jìn)行初步整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行簡單分類和排序。2.各部門、系部將初步整理好的文件資料移交學(xué)校安全管理部門。3.學(xué)校安全管理部門檔案管理人員對移交的文件資料進(jìn)行詳細(xì)審核和進(jìn)一步整理，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行裝訂、編頁號、編目等操作，確保檔案的規(guī)范性和完整性。五、文件檔案的保管（一）保管場所1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的安全文件檔案保管室，保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.保管室內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管期限1.永久保管：涉及學(xué)校安全工作的重要決策文件、安全事故處理結(jié)果等具有長期保存價值且對學(xué)校安全工作有重要參考意義的文件檔案。2.定期保管：30年保管：學(xué)校安全管理制度、安全檢查記錄等在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件檔案。10年保管：一般性的安全教育資料、臨時性的安全工作文件等保管期限相對較短的文件檔案。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。2.按照檔案保管期限的要求，對到期檔案進(jìn)行鑒定和處置，對于確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。3.做好檔案保管室的溫濕度控制，保持室內(nèi)溫濕度適宜，防止檔案因溫濕度變化而受損。4.對電子文件檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保電子檔案的安全與可用。六、文件檔案的利用（一）查閱1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱安全文件檔案時，應(yīng)填寫《安全文件檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校安全管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《安全文件檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱安全文件檔案時，借閱人員應(yīng)填寫《安全文件檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)學(xué)校安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，到學(xué)校安全管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)對借閱申請表進(jìn)行審核，對符合借閱條件的，向借閱人員發(fā)放檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因特殊原因需要延長借閱期限，應(yīng)提前向?qū)W校安全管理部門申請辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人員責(zé)任。（三）復(fù)制1.因工作需要復(fù)制安全文件檔案時，復(fù)制申請人應(yīng)填寫《安全文件檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校安全管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)復(fù)制申請表，對復(fù)制內(nèi)容進(jìn)行審核，經(jīng)審核同意后，按照規(guī)定的復(fù)制份數(shù)進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋“安全文件檔案復(fù)制專用章”。3.復(fù)制申請人應(yīng)妥善使用復(fù)制的檔案資料，不得將復(fù)制件用于與申請用途無關(guān)的其他事項。七、文件檔案的保密（一）保密范圍1.涉及學(xué)校安全工作中的敏感信息，如安全事故的內(nèi)部調(diào)查情況、安全隱患排查的關(guān)鍵信息等。2.上級主管部門下達(dá)的機(jī)密級、秘密級安全文件。3.其他按照學(xué)校保密規(guī)定應(yīng)予以保密的安全文件檔案。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及保密的文件檔案進(jìn)行單獨(dú)存放，并設(shè)置明顯的保密標(biāo)識。2.對查閱、借閱、復(fù)制保密文件檔案的人員進(jìn)行嚴(yán)格登記，明確其保密責(zé)任，要求其不得泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案管理工作中，如涉及保密文件檔案的整理、傳輸、存儲等環(huán)節(jié)，應(yīng)采取加密、限制訪問權(quán)限等技術(shù)手段，確保保密信息的安全。4.對違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。八、文件檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立學(xué)校安全文件檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)安全文件檔案的電子化管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，實現(xiàn)安全文件檔案的在線查閱、借閱、復(fù)制等功能，方便學(xué)校內(nèi)部人員使用檔案資料。3.利用信息化技術(shù)對安全文件檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和挖掘，為學(xué)校安全工作決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的結(jié)果，將安全文件檔案的相關(guān)信息錄入管理信息系統(tǒng)，確保錄入信息的準(zhǔn)確、完整。2.定期對管理信息系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，及時更新檔案的保管期限、密級等信息，對已銷毀或丟失的檔案進(jìn)行標(biāo)注和清理。（三）系統(tǒng)安全與管理1.加強(qiáng)學(xué)校安全文件檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問系統(tǒng)。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，做好系統(tǒng)的病毒防范和安全漏洞修復(fù)工作，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對學(xué)校安全文件檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集整理質(zhì)量、保管條件、利用情況等。2.安全管理部門應(yīng)加強(qiáng)對各部門、系部安全