PAGE檔案保管歸檔制度范本一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案的保管與歸檔工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的保管與歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案應如實反映公司/組織各項工作活動的真實情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則檔案應涵蓋公司/組織工作的各個方面，包括但不限于文件、合同、報表、記錄等，保證檔案的全面性和完整性。4.保密性原則對涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立檔案管理科，隸屬于[具體部門名稱]，負責檔案管理的日常工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，制定檔案管理工作的具體實施細則。2.負責收集、整理、保管、統(tǒng)計和鑒定公司/組織各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.對檔案的利用情況進行登記和統(tǒng)計，及時掌握檔案的借閱動態(tài)，做好檔案的催還和歸還工作。5.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。6.定期對檔案管理工作進行總結和評估，提出改進措施和建議，不斷完善檔案管理制度。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識和檔案管理水平。8.負責與上級檔案管理部門及相關單位的檔案業(yè)務聯(lián)系與交流，接受業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案公司/組織文件：包括公司章程、制度、通知、報告、會議紀要等。人事檔案：員工履歷、招聘錄用資料、培訓記錄、考核評價、薪酬福利、獎懲情況等。行政事務檔案：辦公設備采購、辦公用品管理記錄、車輛使用記錄、房屋租賃協(xié)議等。2.財務檔案會計憑證：原始憑證、記賬憑證等。會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等。財務報表：資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。財務審計報告：內(nèi)部審計報告、外部審計報告等。3.業(yè)務檔案市場營銷檔案：市場調(diào)研報告、客戶資料、銷售合同、廣告宣傳資料等。生產(chǎn)管理檔案：生產(chǎn)計劃、工藝流程、質量檢驗記錄、設備維護檔案等。研發(fā)檔案：研發(fā)項目立項報告、研究成果、技術資料、專利申請文件等。物資采購檔案：采購計劃、供應商資料、采購合同、驗收記錄等。4.合同檔案各類業(yè)務合同：銷售合同、采購合同、租賃合同、技術合同、服務合同等。合同變更、解除記錄及相關補充協(xié)議。5.項目檔案公司/組織承擔的各類項目檔案：項目立項文件、可行性研究報告、項目計劃、項目實施過程中的各類文件資料、項目驗收報告等。6.其他檔案聲像檔案：照片、錄音、錄像等。電子檔案：存儲在電子介質上的各類文件資料。（二）檔案編號1.檔案編號采用“分類號+年度+流水號”的結構。2.分類號按照上述檔案分類進行編制，用大寫字母表示，如“A”代表行政檔案，“B”代表財務檔案等。3.年度采用公元紀年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。4.流水號按照檔案形成的先后順序依次編號，用四位數(shù)字表示，從“0001”開始。5.例如，一份2023年形成的行政檔案中的公司文件，其編號為“A20230001”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案形成部門應在工作活動結束后，按照檔案管理要求，及時將辦理完畢的文件材料整理歸檔，不得積壓或拖延。3.對于外來文件，如上級部門文件、相關單位函件等，由公司/組織辦公室負責統(tǒng)一收集，并轉交檔案管理部門進行登記和整理。4.檔案管理部門應定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進行。（二）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案進行整理，按照檔案分類和編號規(guī)則進行分類、編號。2.對每份檔案進行裝訂、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。3.對聲像檔案和電子檔案，應進行分類整理，并建立相應的目錄索引，注明載體形式、內(nèi)容摘要、拍攝時間、存儲位置等信息。4.檔案整理過程中，應剔除重復、無效的文件材料，確保檔案的精煉和準確。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司/組織設立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施。2.檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的辦公設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）檔案存放1.檔案應按照分類和編號順序存放，不同類別、不同年度的檔案應分開存放，便于查找和管理。2.紙質檔案應存放在檔案架或檔案柜中，排列整齊，標識清晰。聲像檔案和電子檔案應按照存儲介質的類型和編號順序存放，并建立相應的存儲目錄。3.對重要、珍貴的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等，確保檔案的安全。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議等。長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年以下。2.檔案保管期限的確定，應根據(jù)國家有關規(guī)定和公司/組織的實際情況進行綜合判斷，并在檔案整理過程中予以明確標注。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，每季度進行一次抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質量、安全防護設施等方面。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，并做好記錄。3.對檔案的破損、褪色、霉變等情況，應及時進行修復或復制；對超過保管期限的檔案，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。六、檔案的借閱與利用（一）借閱范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可借閱與其工作相關的檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織相關領導批準，并辦理借閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.借閱檔案時，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)借閱申請，審核借閱人的身份和借閱權限，決定是否批準借閱。3.經(jīng)批準后，借閱人到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)，領取檔案。檔案管理部門應在借閱登記冊上注明借閱檔案的名稱、編號、借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人應妥善保管所借閱的檔案，不得擅自轉借、復印、涂改、污損、丟失檔案。如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點進行復印。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。2.重要、珍貴檔案的借閱期限應根據(jù)檔案的具體情況和利用需求確定，原則上不超過[X]個工作日。（四）歸還檔案1.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應認真核對檔案的完整性和準確性，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因，并要求借閱人做出說明或承擔相應責任。3.檔案歸還后，檔案管理部門應在借閱登記冊上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。（五）檔案利用統(tǒng)計檔案管理部門應建立檔案利用統(tǒng)計制度，對檔案的借閱、查閱、復印等利用情況進行統(tǒng)計分析。每月末對本月檔案利用情況進行統(tǒng)計匯總，每季度末形成檔案利用情況分析報告，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作領導小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，各相關部門負責人為成員。檔案鑒定工作領導小組負責組織檔案鑒定工作，制定檔案鑒定標準和程序。（二）鑒定標準1.檔案鑒定應依據(jù)國家有關規(guī)定和公司/組織的實際情況，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，判斷檔案的保存價值。2.對保管期限已滿的檔案，應進行重點鑒定。凡在經(jīng)濟建設、文化建設、政治建設等方面具有查考利用價值的檔案，應繼續(xù)保存；凡已失去保存價值的檔案，應予以銷毀。3.對涉及公司/組織機密的檔案，應按照保密規(guī)定進行鑒定，確保檔案信息的安全。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期限已滿的檔案進行清理，提出擬銷毀檔案的清單，包括檔案的名稱、編號、形成時間、保管期限等信息。2.檔案鑒定工作領導小組對擬銷毀檔案清單進行審核，組織相關人員對檔案進行逐卷、逐件鑒定。鑒定人員應認真查閱檔案內(nèi)容，根據(jù)鑒定標準，對檔案的保存價值做出判斷，并簽署鑒定意見。3.對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，檔案鑒定工作領導小組應出具《檔案銷毀審批表》，報公司/組織主管領導審批。4.經(jīng)批準銷毀的檔案，由檔案管理部門負責組織實施銷毀工作。銷毀檔案