PAGE完善檔案管理制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動和歷史面貌。3.完整性原則：全面收集和整理公司/組織在各個(gè)階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，提高檔案的查閱效率，方便公司/組織內(nèi)部人員及外部合法利用者查閱和利用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的集中統(tǒng)一管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管公司/組織各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.根據(jù)公司/組織工作需要，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.對公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門檔案管理人員職責(zé)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，其職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行整理、分類，并定期移交公司/組織檔案管理部門。2.對本部門保管的檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.配合公司/組織檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。4.接受公司/組織檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，及時(shí)整改存在的問題。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類根據(jù)公司/組織檔案的形成領(lǐng)域和特點(diǎn)，將檔案分為以下幾大類：1.行政管理類檔案：包括公司/組織的各類行政文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：涵蓋公司/組織各業(yè)務(wù)部門在經(jīng)營管理活動中形成的各類文件材料，如市場營銷檔案、財(cái)務(wù)管理檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。3.項(xiàng)目管理類檔案：針對公司/組織開展的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.合同協(xié)議類檔案：包括公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。5.財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案：涉及公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.聲像電子類檔案：包括照片、錄音、錄像、電子文件等。7.實(shí)物檔案：如公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物。（二）檔案編號為便于檔案的管理和檢索，對每類檔案進(jìn)行編號。編號采用層次分類編號法，具體如下：1.一級編號：按照檔案分類的大類，分別用一位大寫字母表示，如“A”表示行政管理類檔案，“B”表示業(yè)務(wù)管理類檔案，“C”表示項(xiàng)目管理類檔案，“D”表示合同協(xié)議類檔案，“E”表示財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案，“F”表示聲像電子類檔案，“G”表示實(shí)物檔案。2.二級編號：根據(jù)每大類檔案的具體分類，用兩位數(shù)字表示，如“A01”表示行政文件，“A02”表示會議記錄，“B01”表示市場營銷檔案，“B02”表示財(cái)務(wù)管理檔案等。3.三級編號：按照檔案形成的時(shí)間順序或其他邏輯順序，用三位數(shù)字表示，如“A01001”表示某一份行政文件，“B01002”表示某一份市場營銷報(bào)告中的第二份文件等。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司/組織各部門應(yīng)按照以下范圍收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料：1.反映本部門職能活動和工作成果的文件、報(bào)告、報(bào)表、總結(jié)、會議記錄等。2.與公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收過程中形成的各類文件材料。4.財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.聲像資料、電子文件等。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收集本部門形成的文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.對收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步的整理和分類，剔除重復(fù)、無用的文件材料。3.對于重要文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件損壞或丟失。（三）整理方法檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。具體整理方法如下：1.分類：按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.編號：對每一份文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)與檔案編號體系一致。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、題名、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場所公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品、除濕機(jī)等，以保證檔案的質(zhì)量不受影響。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是在較長時(shí)間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。3.按照檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行鑒定，及時(shí)剔除已失去保存價(jià)值的檔案，并按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。4.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。5.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，防止檔案被盜、被搶、被毀等事故的發(fā)生。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限及范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的申請，提供相應(yīng)的檔案，并對查閱情況進(jìn)行登記。4.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱權(quán)限及范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)借閱人員的申請和檔案的重要程度、保密級別等情況進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）查閱與借閱登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱與借閱登記制度，對查閱和借閱檔案的人員、時(shí)間、檔案名稱、編號、查閱目的、借閱期限等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，以便對檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和管理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，按照國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀完畢后在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為公司/組織的決策和發(fā)展提供有力的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.電子檔案管理：對公司/組織在工作活動中形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全。（三）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事故的發(fā)生。2.對檔案管理信息系統(tǒng)的操作人員進(jìn)行安