PAGE社區(qū)檔案安全工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)檔案安全管理，確保社區(qū)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本社區(qū)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)各類檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等安全管理工作。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展檔案安全管理工作。3.規(guī)范操作原則：建立健全檔案安全管理制度和操作流程，確保檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.科學(xué)保護(hù)原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保護(hù)，延長(zhǎng)檔案壽命。二、檔案管理職責(zé)分工（一）社區(qū)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立由社區(qū)主任擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員的社區(qū)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)社區(qū)檔案安全管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。（二）檔案管理部門(mén)及人員職責(zé)1.檔案管理部門(mén)：負(fù)責(zé)社區(qū)檔案的集中統(tǒng)一管理，制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，組織開(kāi)展檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架、借閱登記等。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作。積極開(kāi)展檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作，為社區(qū)各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。（三）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理部門(mén)的要求，定期向檔案管理部門(mén)移交檔案。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的收集、整理、鑒定、銷毀等工作，提供有關(guān)檔案利用的信息。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.社區(qū)黨組織工作中形成的文件材料，如會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、黨員名冊(cè)等。2.社區(qū)居委會(huì)工作中形成的文件材料，如社區(qū)建設(shè)規(guī)劃、居民會(huì)議記錄、社區(qū)服務(wù)記錄等。3.社區(qū)各類活動(dòng)中形成的文件材料，如文化活動(dòng)、體育活動(dòng)、志愿服務(wù)活動(dòng)等的策劃方案、活動(dòng)記錄、照片、視頻等。4.社區(qū)與上級(jí)部門(mén)、其他社區(qū)及相關(guān)單位往來(lái)的文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、函件、協(xié)議書(shū)等。5.社區(qū)居民檔案，包括居民基本信息、家庭情況、健康檔案、就業(yè)情況等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和要求，做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、社區(qū)建設(shè)類、社區(qū)服務(wù)類、社區(qū)文化類、社區(qū)治安類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案架（柜），檔案架（柜）應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、丟失、霉變等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，不得隨意堆放。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，定期打掃地面、擦拭檔案架（柜），保持庫(kù)房整潔。（三）檔案出入庫(kù)登記1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案出入庫(kù)登記制度，對(duì)檔案的出入庫(kù)時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、去向等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案借閱、歸還時(shí)，借閱人員應(yīng)在登記冊(cè)上簽字，注明借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案出入庫(kù)登記情況進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的安全和完整。五、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，確保檔案信息的安全。2.服務(wù)社區(qū)原則：檔案利用應(yīng)圍繞社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)工作，為社區(qū)居民提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。3.保密原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。（二）利用方式1.查閱：社區(qū)居民、工作人員等因工作需要，可到檔案管理部門(mén)查閱檔案。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：對(duì)確需借出使用的檔案，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]天，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門(mén)可提供檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案利用的時(shí)間、利用者姓名、單位、利用目的、利用檔案名稱、數(shù)量等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查閱。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.全面審查原則：鑒定檔案應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間、保管狀況等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。3.集體鑒定原則：檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成的鑒定小組共同進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）三種。2.價(jià)值判斷：具有重要?dú)v史意義和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為永久保管；在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為長(zhǎng)期保管；只在短期內(nèi)具有參考價(jià)值的檔案應(yīng)列為短期保管。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)社區(qū)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，注明銷毀日期。4.檔案銷毀后，檔案管理部門(mén)應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立社區(qū)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢、借閱、利用等功能，為社區(qū)居民和工作人員提供便捷的檔案服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)社區(qū)現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和要求。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合社區(qū)檔案管理的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)：建立健全檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證等技術(shù)手段，保障檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行檔案管理工作。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，及時(shí)更新系統(tǒng)軟件和數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.嚴(yán)格控制檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)利用者的工作需要，設(shè)置不同的訪問(wèn)級(jí)別，防止檔案信息的泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立社區(qū)檔案安全監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)自身檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。3.社區(qū)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)不定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行抽查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并督促落實(shí)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范。2.檔案庫(kù)房的安全狀況，包括防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等措施是否落實(shí)。3.檔案信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括數(shù)據(jù)備份、訪問(wèn)權(quán)限控制、網(wǎng)絡(luò)安全等方面是否符合要求。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心，包括檔案管理知識(shí)的掌握程度、工作態(tài)度等。