PAGE法律事務(wù)工作檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司法律事務(wù)工作檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保法律事務(wù)工作檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司各項(xiàng)決策提供有力的法律支持和依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及的法律事務(wù)工作檔案管理，包括但不限于合同審查、訴訟與仲裁、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、合規(guī)管理等相關(guān)業(yè)務(wù)活動所形成的各類文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司法律事務(wù)工作檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映法律事務(wù)工作的實(shí)際情況，確保檔案資料的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司的合法權(quán)益。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率，為公司法律事務(wù)工作提供及時(shí)有效的支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）法律事務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)法律事務(wù)工作檔案的收集、整理、初步分類和移交工作。2.對檔案內(nèi)容進(jìn)行審核，確保檔案資料的合法性、準(zhǔn)確性和完整性。3.根據(jù)工作需要，提出檔案查閱、借閱申請，并對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和反饋。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工對檔案管理重要性的認(rèn)識。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善法律事務(wù)工作檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的接收、登記、編號、存儲、保管和統(tǒng)計(jì)等工作。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并對檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督和管理。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門法律事務(wù)工作檔案的收集和整理，并及時(shí)移交至檔案管理部門。2.在處理法律事務(wù)過程中，嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范文件資料的形成和保管，確保檔案的真實(shí)、完整。3.配合檔案管理部門和法律事務(wù)部門做好檔案管理相關(guān)工作，如檔案查閱、借閱等。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同類檔案包括各類合同文本、合同審批表、合同變更記錄、合同履行情況記錄等。2.訴訟與仲裁類檔案包括起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、庭審記錄、判決書、裁定書、調(diào)解書等法律文書。3.知識產(chǎn)權(quán)類檔案包括專利申請文件、商標(biāo)注冊文件、著作權(quán)登記文件、知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)糾紛處理文件等。4.合規(guī)管理類檔案包括合規(guī)檢查報(bào)告、合規(guī)培訓(xùn)記錄、違規(guī)行為處理文件等。5.其他法律事務(wù)相關(guān)檔案如法律咨詢意見書、法律風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告、法律培訓(xùn)資料等。（二）收集要求1.法律事務(wù)工作完成后，承辦人員應(yīng)及時(shí)將相關(guān)文件資料收集齊全，確保檔案內(nèi)容完整。2.收集到的文件資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、裁剪或損壞。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時(shí)間順序、內(nèi)容性質(zhì)等因素進(jìn)行分類。具體分類如下：合同類：按照合同類型（如買賣合同、租賃合同、勞動合同等）進(jìn)行細(xì)分。訴訟與仲裁類：按照案件性質(zhì)（如民事案件、刑事案件、行政案件等）和案件編號進(jìn)行分類。知識產(chǎn)權(quán)類：按照專利、商標(biāo)、著作權(quán)等類別進(jìn)行分類。合規(guī)管理類：按照合規(guī)檢查項(xiàng)目、合規(guī)培訓(xùn)主題等進(jìn)行分類。其他類：按照文件內(nèi)容的相似性進(jìn)行分類。2.編號對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號格式可采用“年份+部門代碼+檔案類別代碼+流水號”，例如：2023FLHT001，表示2023年法律事務(wù)部門的合同類檔案第1份。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨(dú)存放，便于查詢。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂線應(yīng)整齊、美觀，不得影響檔案內(nèi)容的查閱。四、檔案的保管（一）保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，確定不同檔案的保管期限。具體保管期限如下：1.永久保管涉及公司重大權(quán)益、核心業(yè)務(wù)和具有長期法律效力的檔案，如公司章程、重大合同、重要訴訟案件檔案等，應(yīng)永久保管。2.定期保管定期保管的檔案期限分為30年和10年。保管期限為30年的檔案：包括一般性合同、重要知識產(chǎn)權(quán)文件、合規(guī)檢查報(bào)告等。保管期限為10年的檔案：包括一般性訴訟案件檔案、日常法律咨詢記錄等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案應(yīng)按照分類順序存放，便于查找和管理。2.電子檔案保管建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進(jìn)行備份存儲。對電子檔案進(jìn)行加密處理，確保電子檔案的安全性和保密性。同時(shí)，定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。3.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。4.對檔案庫房的消防、防盜、防蟲、防潮等設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱法律事務(wù)工作檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、原因、期限等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱檔案時(shí)，查閱或借閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。3.查閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）檔案利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，登記內(nèi)容包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人員姓名、部門、檔案名稱、查閱或借閱原因、歸還日期等。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（三）檔案利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行定期檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。如發(fā)現(xiàn)未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱或借閱檔案、超期未歸還檔案、檔案利用過程中存在違規(guī)行為等情況，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門通報(bào)，并按照規(guī)定追究責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確反映檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、法律事務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和法律意義。2.參考同類檔案的保管情況和利用頻率，綜合判斷檔案的保存必要性。3.征求檔案形成部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和合理性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、法律事務(wù)部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等內(nèi)容，銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀清單》一并保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的法律事務(wù)工作檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司提供便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案副本。掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案管理要求。數(shù)字化過程中，應(yīng)建立質(zhì)量管理體系，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、分類、編號、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計(jì)等功能，確保電子檔案的安全性和保密性。3.檔案信息資源整合將分散在不同部門、不同載體上的法律事務(wù)工作檔案信息進(jìn)行整合，建立統(tǒng)一的檔案信息資源庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和利用。（三）信息化管理要求1.加強(qiáng)對檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。定期對系統(tǒng)進(jìn)行升級和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和性能。2.建立電子檔案安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、訪問控制等安全技術(shù)措施，防止電子檔案信息泄露、篡