PAGE文書(shū)檔案收集制度發(fā)展一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案的收集管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類文書(shū)檔案的收集工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司文書(shū)檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一收集、整理、保管，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門(mén)及員工應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)、全面地收集各類文書(shū)材料，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，能夠客觀反映公司的工作歷程和業(yè)務(wù)活動(dòng)。3.便于利用原則檔案收集工作應(yīng)充分考慮檔案的利用需求，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、文書(shū)檔案的定義與分類（一）文書(shū)檔案的定義文書(shū)檔案是指公司在行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研開(kāi)發(fā)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。（二）文書(shū)檔案的分類1.行政管理類包括公司的各類規(guī)章制度、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告、通知、通報(bào)、函件等。2.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類涵蓋生產(chǎn)計(jì)劃、產(chǎn)品研發(fā)資料、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷售合同、采購(gòu)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.科研開(kāi)發(fā)類包含科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)成果報(bào)告、專利申請(qǐng)文件等。4.人事管理類涉及員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、薪酬福利、勞動(dòng)合同等方面的文件材料。5.其他類如公司的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證明、對(duì)外宣傳資料、與外部單位的往來(lái)信函等。三、文書(shū)檔案收集的職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善文書(shū)檔案收集制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)各部門(mén)開(kāi)展文書(shū)檔案收集工作，明確收集范圍、標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.定期對(duì)各部門(mén)的檔案收集情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。4.負(fù)責(zé)接收、整理和保管公司各部門(mén)收集的文書(shū)檔案，建立健全檔案管理臺(tái)賬。5.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行分類、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的規(guī)范化管理。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)文書(shū)檔案收集工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門(mén)員工按照制度要求及時(shí)收集各類文書(shū)材料。2.明確本部門(mén)兼職檔案員，負(fù)責(zé)具體的檔案收集、整理和移交工作，并定期向檔案管理部門(mén)報(bào)送檔案收集情況。3.對(duì)本部門(mén)形成的文書(shū)材料進(jìn)行分類整理，確保材料的完整性和準(zhǔn)確性，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門(mén)。4.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。四、文書(shū)檔案收集的范圍與要求（一）收集范圍1.公司內(nèi)部形成的各類文件、報(bào)告、報(bào)表、會(huì)議記錄、決議、合同、協(xié)議等。2.公司與外部單位往來(lái)的信函、傳真、電子郵件、合同副本、合作項(xiàng)目文件等。3.公司員工在工作中形成的各類業(yè)務(wù)文件、調(diào)研材料、技術(shù)資料、工作筆記等。4.公司舉辦各類活動(dòng)（如會(huì)議、培訓(xùn)、展覽、慶典等）形成的文件、資料、照片、音像等。5.公司獲得的各類榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證明、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.及時(shí)性各部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集，確保檔案的時(shí)效性。對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門(mén)。2.完整性收集的文件材料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，確保能夠全面反映文件的形成過(guò)程和內(nèi)容。3.準(zhǔn)確性文件材料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，避免出現(xiàn)涂改、偽造等情況。4.規(guī)范性文件材料應(yīng)符合國(guó)家和公司的相關(guān)格式規(guī)范，如字體、字號(hào)、排版、用紙等要求，確保檔案的整齊美觀和便于管理。五、文書(shū)檔案收集的流程（一）文件形成與積累1.各部門(mén)員工在工作過(guò)程中應(yīng)及時(shí)將形成的文件材料進(jìn)行分類整理，按照不同類別分別存放，便于后續(xù)的收集和移交。2.對(duì)于重要文件和涉及多個(gè)部門(mén)的文件，應(yīng)建立專門(mén)的文件夾或檔案盒進(jìn)行集中保管，并做好標(biāo)識(shí)和記錄。（二）定期收集與整理1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)定期（每月或每季度）對(duì)本部門(mén)的文件材料進(jìn)行收集和整理，檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的文件及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和修正。2.將整理好的文件材料按照檔案管理部門(mén)規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，編制文件目錄，注明文件的名稱、文號(hào)、日期、來(lái)源等信息，確保目錄清晰準(zhǔn)確。（三）移交檔案管理部門(mén)1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間（每年[具體日期]）將整理好的文書(shū)檔案移交檔案管理部門(mén)。移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、起止日期等信息，并雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)在接收檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。（四）檔案整理與歸檔1.檔案管理部門(mén)接收檔案后，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步的整理和歸檔。包括對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。2.將整理好的檔案按照檔案庫(kù)房的管理要求進(jìn)行存放，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案查閱和利用。六、電子文件的收集與管理（一）電子文件的收集范圍與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)，公司在工作活動(dòng)中形成的各類電子文件，如電子文檔、電子表格、電子郵件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等，均屬于文書(shū)檔案的收集范圍。（二）電子文件收集要求1.各部門(mén)應(yīng)確保電子文件的原始性和真實(shí)性，不得對(duì)電子文件進(jìn)行隨意修改或刪除。2.電子文件應(yīng)采用通用的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如.doc、.xls、.pdf等，以便于長(zhǎng)期保存和查閱。3.對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可采用光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等，并定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）電子文件的移交與管理1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)定期將收集整理好的電子文件移交檔案管理部門(mén)，移交時(shí)應(yīng)提供電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)，并確保電子文件的目錄與紙質(zhì)文件目錄相對(duì)應(yīng)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立電子文件管理系統(tǒng)，對(duì)接收的電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理，同時(shí)建立電子文件索引數(shù)據(jù)庫(kù)，方便電子文件的檢索和利用。3.定期對(duì)電子文件進(jìn)行維護(hù)和更新，檢查電子文件的可讀性和完整性，及時(shí)處理電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)的損壞等問(wèn)題。七、特殊載體檔案的收集與管理（一）特殊載體檔案的范圍包括照片、音像、實(shí)物等特殊載體的檔案。照片檔案是指公司在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的照片；音像檔案是指公司錄制的會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)等的錄音、錄像資料；實(shí)物檔案是指公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、印章等實(shí)物。（二）特殊載體檔案收集要求1.照片檔案照片應(yīng)主題明確，圖像清晰，能夠真實(shí)反映公司的工作活動(dòng)和發(fā)展歷程。照片應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，并進(jìn)行簡(jiǎn)要文字說(shuō)明。定期對(duì)照片進(jìn)行整理和篩選，挑選具有代表性和保存價(jià)值的照片進(jìn)行歸檔。2.音像檔案音像資料應(yīng)內(nèi)容完整，聲音清晰，圖像穩(wěn)定，能夠準(zhǔn)確記錄公司的重要活動(dòng)和工作場(chǎng)景。對(duì)音像資料進(jìn)行分類整理，標(biāo)注錄制時(shí)間、地點(diǎn)、主題等信息，并建立音像檔案目錄。定期對(duì)音像資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保音像資料的質(zhì)量和安全性。3.實(shí)物檔案實(shí)物檔案應(yīng)妥善保管，確保其完整性和真實(shí)性。對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，注明實(shí)物名稱、來(lái)源、日期、存放地點(diǎn)等信息，并拍攝實(shí)物照片附在檔案中。（三）特殊載體檔案的移交與管理1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間將收集整理好的特殊載體檔案移交檔案管理部門(mén)，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)特殊載體檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)特殊載體檔案的特點(diǎn)，采用專門(mén)的存儲(chǔ)設(shè)備和管理方式進(jìn)行保管。如照片檔案應(yīng)存放在相冊(cè)或電子相冊(cè)中，音像檔案應(yīng)存儲(chǔ)在光盤(pán)或硬盤(pán)中，并進(jìn)行分類編號(hào)；實(shí)物檔案應(yīng)存放在專門(mén)的陳列柜或庫(kù)房中，并做好防護(hù)措施。3.建立特殊載體檔案的檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。同時(shí)，定期對(duì)特殊載體檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。八、檔案收集的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的文書(shū)檔案收集工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性等方面。2.采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，對(duì)各部門(mén)檔案收集情況進(jìn)行全面了解。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)向相關(guān)部門(mén)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.將文書(shū)檔案收集工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門(mén)及兼職檔案員的檔案收集工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)包括檔案收集的數(shù)量、質(zhì)量、移交及時(shí)性等方面，根據(jù)考核結(jié)