PAGE林場檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強林場檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在林場各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于林場各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：林場檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得擅自留存、銷毀檔案。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映林場工作的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：確保檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件和信息。4.保密性原則：對涉及林場機密、敏感信息的檔案，嚴格保密，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室1.負責林場檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.集中管理林場各類檔案，進行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理流程和操作規(guī)范。4.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。5.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。6.組織檔案的查閱、借閱服務(wù)，為林場各項工作提供檔案支持。7.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。（二）各部門檔案管理人員1.負責本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作。2.協(xié)助綜合檔案室開展檔案管理相關(guān)工作，提供檔案信息和資料。3.對本部門員工進行檔案管理知識培訓(xùn)，提高員工的檔案意識。4.負責本部門檔案的日常保管和安全保密工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.林場行政管理文件，包括林場發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃、工作總結(jié)、會議紀要、決議、通知、報告等。2.林業(yè)生產(chǎn)技術(shù)文件，如造林規(guī)劃、作業(yè)設(shè)計、森林資源調(diào)查資料、病蟲害防治記錄、林業(yè)科技成果等。3.財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.人事檔案，如員工入職登記表、履歷表、考核記錄、獎懲材料、工資變動等。5.基本建設(shè)檔案，涵蓋林場基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目的立項、設(shè)計、施工、竣工驗收等文件資料。6.設(shè)備儀器檔案，包括設(shè)備購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。7.聲像檔案，如林場重大活動照片、錄像、錄音等。8.其他具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集上來。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、損毀。3.對于重要文件和資料，應(yīng)及時備份，防止丟失。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類。2.對每份檔案進行編號，編制目錄，便于查找和管理。3.對破損、褪色的檔案進行修復(fù)和裱糊，確保檔案的質(zhì)量。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進行命名，并建立相應(yīng)的索引。四、檔案的分類與編號（一）分類1.行政管理類檔案：分為林場決策、行政管理、黨群工作等類別。2.林業(yè)生產(chǎn)類檔案：包括造林營林、森林資源管理、林業(yè)科技等類別。3.財務(wù)類檔案：按照會計核算的類別進行分類。4.人事類檔案：按照員工檔案管理的相關(guān)規(guī)定分類。5.基本建設(shè)類檔案：根據(jù)項目建設(shè)的階段和內(nèi)容分類。6.設(shè)備儀器類檔案：按照設(shè)備儀器的種類和型號分類。7.聲像類檔案：按照載體形式和內(nèi)容主題分類。（二）編號1.檔案編號采用“年度類別順序號”的結(jié)構(gòu)。2.年度：用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”。3.類別：用大寫字母表示，如“A”表示行政管理類，“B”表示林業(yè)生產(chǎn)類等。4.順序號：用三位阿拉伯數(shù)字表示，從“001”開始依次編號。5.例如，2023年行政管理類的第5份檔案編號為“2023A005”。五、檔案的保管（一）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案上架存放，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分開存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等應(yīng)分別設(shè)置存放區(qū)域。3.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（三）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對清查結(jié)果進行記錄，形成檔案清查報告，上報林場領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的利用（一）查閱1.林場內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.綜合檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、檔案名稱及編號等信息。3.查閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的區(qū)域進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負責人批準。（二）借閱1.林場外部單位或個人因特殊需要借閱檔案，須持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)林場主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失檔案。歸還檔案時，綜合檔案室工作人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性。（三）檔案利用的監(jiān)督1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案的利用頻率和效果。2.對違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)及時制止，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價值和時效性，定期對檔案進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間等進行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制《檔案銷毀清冊》，列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)林場主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)長期保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的林場檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化掃描1.對重要檔案和利用率較高的檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合相關(guān)標準要求。2.掃描后的電子文件應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換和圖像處理，確保圖像清晰、完整。（三）數(shù)據(jù)錄入與存儲1.將掃描后的電子文件按照檔案分類和編號規(guī)則進行數(shù)據(jù)錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)定期備份，并存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上。（四）信息化系統(tǒng)功能1.具備檔案信息的錄入、修改、刪除、查詢、統(tǒng)計、打印等功能。2.能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的在線借閱、審批和歸還管理。3.提供檔案信息的安全防護措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。（五）信息化系統(tǒng)維護1.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。2.對系統(tǒng)操作人員進行培訓(xùn)，提高其操作技能和安全意識。九、檔案管理人員職責（一）綜合檔案室管理人員1.認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和林場檔案管理制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編號、保管、利用等。3.做好檔案庫房的安全管理工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。5.為林場各部門提供檔案業(yè)務(wù)咨詢和指導(dǎo)服務(wù)。（二）各部門檔案管理人員1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案的及