PAGE檔案閉環(huán)管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保公司檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，保障公司各項經營管理活動的順利開展，特制定本檔案閉環(huán)管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.完整準確原則：各部門及員工應按照規(guī)定及時形成、收集、整理檔案，保證檔案內容的完整、準確，能夠真實反映公司各項活動的歷史全貌。3.安全保密原則：加強檔案安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項工作提供及時、有效的檔案支持服務。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編號、編目、裝訂、上架、存儲等工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和利用水平。4.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，對已超過保管期限且無保存價值的檔案進行清理和銷毀。5.負責檔案庫房的日常管理和維護，確保檔案庫房的安全、整潔、溫濕度適宜。6.組織開展檔案業(yè)務培訓和指導工作，提高公司員工的檔案管理意識和業(yè)務水平。7.提供檔案查閱、借閱服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計。8.負責與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關單位的檔案業(yè)務溝通與協調工作。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的形成、收集、整理和保管工作，指定專人負責檔案管理，并將檔案管理工作納入部門日常工作范疇。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交本部門應歸檔的檔案，確保檔案移交的及時、完整、準確。3.協助綜合管理部門開展檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關檔案鑒定的依據和意見。4.在開展業(yè)務活動過程中，嚴格遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管和使用檔案，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，確保檔案的安全和完整。5.根據工作需要，及時向綜合管理部門提出檔案查閱、借閱申請，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理各項規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進行。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、編目、裝訂、上架、存儲等，保證檔案的質量和管理水平。3.熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，及時錄入和更新檔案信息，提高檔案檢索和利用效率。4.負責檔案庫房的日常巡查和維護，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護工作，確保檔案實體安全。5.嚴格遵守檔案保密制度，對檔案信息進行嚴格保密，防止檔案信息泄露。6.積極參加檔案業(yè)務培訓和學習，不斷提高自身業(yè)務素質和工作能力。7.協助綜合管理部門開展檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關檔案管理的技術支持和服務。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.公司各部門及員工在開展各項經營管理活動過程中，應按照國家有關法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司檔案管理制度的要求，及時形成各類檔案。檔案的形成應做到內容真實、完整、準確，字跡清晰，簽署齊全。2.各類文件材料應使用耐久性強的書寫材料和制成材料，確保檔案的長期保存。電子文件應采用符合國家標準的格式進行存儲，并定期進行備份，保證電子文件的可讀性和完整性。（二）檔案收集1.各部門應按照檔案歸檔范圍和保管期限的要求，定期對本部門形成的文件材料進行收集、整理。收集工作應做到及時、全面，確保檔案不遺漏、不丟失。2.對于公司內部各部門之間相互流轉的文件材料，由文件主辦部門負責收集齊全后，移交綜合管理部門歸檔。3.公司對外簽訂的合同、協議等文件材料，承辦部門應在合同履行完畢后及時收集整理，并移交綜合管理部門歸檔。4.員工離職時，所在部門應督促其將個人保管的屬于公司的檔案材料全部移交綜合管理部門。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準公司檔案按照以下分類標準進行整理：1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、總結、報告等。2.人力資源類：包括員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、勞動合同、人事檔案等相關文件。3.財務審計類：包括財務預算、決算、報表、審計報告、稅務資料等相關文件。4.市場營銷類：包括市場調研、營銷策劃、廣告宣傳、客戶資料等相關文件。5.生產管理類：包括生產計劃、工藝流程、質量控制、設備管理等相關文件。6.技術研發(fā)類：包括研發(fā)項目立項、研究報告、技術方案、專利成果等相關文件。7.合同協議類：包括公司對外簽訂的各類合同、協議、意向書等文件。8.其他類：不屬于上述分類的其他文件材料。（三）編號與編目1.檔案整理完成后，應按照分類標準進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的管理和查找。2.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。檔案目錄應一式兩份，一份裝訂在檔案卷內，另一份單獨成冊，作為檔案檢索工具。（四）裝訂與上架1.檔案應按照一定的順序進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式，保證檔案的完整性和可讀性。2.裝訂后的檔案應及時上架存放，上架排列應按照分類編號順序進行，便于檔案的查找和管理。五、檔案保管（一）保管期限公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家有關規(guī)定和公司實際情況確定，詳見《公司檔案保管期限表》。（二）保管要求1.綜合管理部門應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等安全防護設施，確保檔案的實體安全。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫濕度應符合國家規(guī)定的標準范圍。定期對檔案庫房進行檢查和維護，發(fā)現問題及時處理。3.檔案應按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。同時，應建立檔案存放位置索引，標明檔案的存放架位、層號等信息。4.對電子檔案應進行定期備份，備份存儲介質應異地存放，并按照規(guī)定進行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。（三）檔案清查1.綜合管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數量、質量和存放位置準確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。同時，應填寫《檔案清查登記表》，記錄清查情況。六、檔案利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。查閱、借閱檔案應嚴格按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，確保檔案的安全和完整。（二）查閱與借閱手續(xù)1.查閱檔案時，查閱人應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內容，經所在部門負責人簽字同意后，提交綜合管理部門。2.綜合管理部門檔案管理人員對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，安排查閱地點，并提供相應的檔案查閱服務。查閱人應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點，不得在檔案上涂改、標記、污損等。3.借閱檔案時，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等內容，經所在部門負責人簽字同意后，提交綜合管理部門。4.綜合管理部門檔案管理人員對借閱申請進行審核，符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案，并要求借閱人在《檔案借閱登記簿》上簽字確認。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復印、摘錄、傳播檔案內容。借閱期滿后，應及時歸還檔案。如檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的賠償責任。（三）檔案復制1.因工作需要確需復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制檔案的名稱、編號、復制份數、復制用途等內容，經所在部門負責人簽字同意后，提交綜合管理部門。2.綜合管理部門檔案管理人員對復制申請進行審核，符合復制條件的，按照規(guī)定進行復制，并在復制件上加蓋“本件與原件核對無誤”章，注明復制日期、復制人等信息。3.復制檔案應嚴格控制數量，確保檔案信息不被濫用和泄露。復制后的檔案應按照規(guī)定進行登記和管理。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各部門負責人及檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（二）鑒定標準檔案鑒定工作應依據國家有關規(guī)定和公司檔案保管期限表，對檔案的價值進行全面、客觀的評估。鑒定檔案價值時，應考慮檔案的內容、來源、時間、形式等因素，重點評估檔案對公司各項工作的查考利用價值和歷史研究價值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。鑒定時，檔案管理人員應提供檔案目錄及相關說明，鑒定工作小組成員根據鑒定標準對檔案進行逐一審查。2.經鑒定，確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報公司分管領導審批。3.