PAGE法院檔案收集制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)法院檔案的收集工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案在審判工作、司法管理和歷史研究等方面的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《人民法院檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院各部門(mén)在辦理各類(lèi)案件及開(kāi)展各項(xiàng)工作過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件材料的收集工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則法院檔案收集工作在院黨組的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，實(shí)行檔案部門(mén)集中管理與各部門(mén)分散收集相結(jié)合的體制。各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)文件材料的收集工作負(fù)總責(zé)，檔案部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)全院檔案收集工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2.齊全完整原則全面收集反映法院各項(xiàng)工作活動(dòng)的文件材料，保證檔案內(nèi)容的完整性，做到不漏收、不遺漏，確保檔案能夠完整地記錄法院工作的歷史全貌。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或處理后的文件材料收集整理，確保檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。對(duì)于重要文件材料，要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案部門(mén)，防止文件材料的散失或延誤收集。4.遵循文件材料形成規(guī)律原則按照文件材料的形成特點(diǎn)和內(nèi)在聯(lián)系，科學(xué)合理地進(jìn)行收集，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的整理、保管和利用。二、檔案收集范圍（一）訴訟檔案1.刑事訴訟檔案立案階段：包括立案登記表、立案審批表、舉報(bào)材料、線索來(lái)源等。偵查階段：如拘留證、逮捕證、搜查證、詢問(wèn)筆錄、訊問(wèn)筆錄、鑒定材料、勘查筆錄、扣押物品清單等。審查起訴階段：起訴書(shū)、證據(jù)目錄、證人名單、主要證據(jù)復(fù)印件或照片、不起訴決定書(shū)等。審判階段：判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)、庭審筆錄、合議庭評(píng)議筆錄、審判委員會(huì)討論記錄、辯護(hù)詞、代理詞、證據(jù)材料等。執(zhí)行階段：執(zhí)行申請(qǐng)書(shū)、執(zhí)行通知書(shū)、裁定書(shū)、協(xié)助執(zhí)行通知書(shū)、執(zhí)行和解協(xié)議、執(zhí)行筆錄、執(zhí)行款物交接清單等有關(guān)執(zhí)行工作的各種文件材料。2.民事訴訟檔案一審案件檔案：起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、受理案件通知書(shū)、應(yīng)訴通知書(shū)、傳票、庭審筆錄、判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)、上訴狀、送達(dá)回證等。二審案件檔案：上訴案件移送函、上訴狀、答辯狀、原審判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)、證據(jù)材料、庭審筆錄、二審判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)、送達(dá)回證等。再審案件檔案：再審申請(qǐng)書(shū)、原審判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)、證據(jù)材料、再審決定書(shū)、庭審筆錄、再審判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)、送達(dá)回證等。3.行政訴訟檔案起訴與受理階段：起訴狀、行政機(jī)關(guān)作出具體行政行為的有關(guān)材料、受理案件通知書(shū)、應(yīng)訴通知書(shū)、傳票等。審理階段：庭審筆錄、證據(jù)材料、答辯狀、代理詞、判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)、送達(dá)回證等。（二）非訴訟檔案1.各類(lèi)司法行政事務(wù)檔案人事管理檔案：干部任免文件、考核材料、工資變動(dòng)材料、獎(jiǎng)懲材料、人事檔案轉(zhuǎn)遞材料等。財(cái)務(wù)管理檔案：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等。物資裝備管理檔案：設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、固定資產(chǎn)清單、物資出入庫(kù)記錄等。司法統(tǒng)計(jì)檔案：各類(lèi)案件統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告等。2.司法政務(wù)活動(dòng)檔案會(huì)議文件材料：黨組會(huì)議、院長(zhǎng)辦公會(huì)議、審判委員會(huì)會(huì)議、全院大會(huì)等各類(lèi)會(huì)議的通知、議程、紀(jì)要、決議等。工作部署與總結(jié)材料：年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、專項(xiàng)工作方案、報(bào)告等。對(duì)外聯(lián)絡(luò)與交流檔案：與上級(jí)法院、其他法院、相關(guān)部門(mén)的往來(lái)文件、函件、交流活動(dòng)記錄等。3.教育培訓(xùn)檔案培訓(xùn)計(jì)劃、方案、通知等。培訓(xùn)教材、講義、課件等。培訓(xùn)人員名單、考勤記錄、考核成績(jī)、培訓(xùn)證書(shū)等。培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告等。4.調(diào)研與信息檔案調(diào)研課題立項(xiàng)文件、調(diào)研方案。調(diào)研成果，如調(diào)研報(bào)告、論文、專著等。信息稿件、采用情況記錄等。（三）聲像檔案1.重要庭審活動(dòng)的錄音、錄像資料。2.重大案件的現(xiàn)場(chǎng)照片、勘查錄像等。3.法院組織的重要會(huì)議、活動(dòng)的照片、錄像資料。4.反映法院歷史變遷、建設(shè)成就等方面的照片、錄像資料。（四）電子檔案1.以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類(lèi)案件信息、裁判文書(shū)、公文、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.掃描錄入的紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本。3.電子郵件、電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)等電子文件材料。三、檔案收集職責(zé)分工（一）檔案部門(mén)職責(zé)1.制定和完善檔案收集工作制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對(duì)全院檔案收集工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。3.定期組織檔案收集工作培訓(xùn)，提高各部門(mén)檔案收集人員的業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和利用全院各類(lèi)檔案，對(duì)不符合要求的檔案收集材料提出整改意見(jiàn)。5.參與重大案件、重要活動(dòng)檔案收集工作的指導(dǎo)，確保檔案的完整與準(zhǔn)確。（二）各業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.明確本部門(mén)檔案收集工作的責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理和初步審核工作。2.按照檔案收集范圍和要求，及時(shí)將本部門(mén)辦理完畢或處理后的文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理，確保材料齊全、完整、準(zhǔn)確。3.對(duì)本部門(mén)形成的電子文件材料，按照電子檔案管理要求進(jìn)行規(guī)范整理和存儲(chǔ)，并定期向檔案部門(mén)移交。4.在案件審結(jié)或工作結(jié)束后，將整理好的檔案材料及時(shí)移交檔案部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。5.配合檔案部門(mén)做好檔案收集工作的檢查、整改等相關(guān)工作。（三）案件承辦人職責(zé)1.負(fù)責(zé)在案件辦理過(guò)程中及時(shí)收集、整理與案件相關(guān)的各類(lèi)文件材料，確保材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)案件材料進(jìn)行初步分類(lèi)和排序，按照檔案管理要求進(jìn)行整理，便于后續(xù)移交。3.在案件審結(jié)后，將整理好的案件檔案材料及時(shí)移交本部門(mén)檔案收集責(zé)任人。四、檔案收集流程（一）文件材料形成與積累1.各部門(mén)在開(kāi)展工作過(guò)程中，案件承辦人及相關(guān)工作人員應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)收集、積累各類(lèi)文件材料。對(duì)于重要文件材料，要進(jìn)行標(biāo)識(shí)和重點(diǎn)關(guān)注，確保不遺漏。2.在文件材料形成過(guò)程中，要嚴(yán)格按照文書(shū)處理程序進(jìn)行流轉(zhuǎn)，保證文件材料的格式規(guī)范、內(nèi)容完整。涉及多部門(mén)聯(lián)合辦理的事項(xiàng)，主辦部門(mén)要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各相關(guān)部門(mén)及時(shí)收集各自形成的文件材料，并進(jìn)行統(tǒng)一整理。（二）部門(mén)內(nèi)部整理1.案件辦理完畢或工作結(jié)束后，各部門(mén)檔案收集責(zé)任人應(yīng)及時(shí)對(duì)本部門(mén)收集的文件材料進(jìn)行整理。按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件材料進(jìn)行分類(lèi)、排序、編目等工作，確保同一案件或同一事項(xiàng)的文件材料集中在一起，保持其內(nèi)在聯(lián)系。2.對(duì)文件材料中的復(fù)印件、副本等，要注明原件出處，并與原件進(jìn)行核對(duì)，確保內(nèi)容一致。對(duì)于破損、褪色的文件材料，要進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的質(zhì)量。3.整理過(guò)程中，要剔除無(wú)關(guān)的文件材料，對(duì)重復(fù)的文件材料進(jìn)行適當(dāng)合并或標(biāo)注說(shuō)明。同時(shí)，要編制文件材料目錄，詳細(xì)記錄每份文件材料的題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等信息，便于查找和核對(duì)。（三）檔案移交1.各部門(mén)檔案收集責(zé)任人在完成本部門(mén)文件材料整理后，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)檔案移交清單，將整理好的檔案材料移交檔案部門(mén)。移交清單應(yīng)一式兩份，雙方簽字確認(rèn)，各留存一份。2.檔案部門(mén)接收檔案時(shí)，要對(duì)移交的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通，要求其補(bǔ)充或整改。3.對(duì)于電子檔案的移交，各部門(mén)應(yīng)按照檔案部門(mén)規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求，將電子文件材料存儲(chǔ)到移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備或通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞揭平粰n案部門(mén)，并確保電子檔案的可讀性和可用性。五、檔案收集時(shí)間要求（一）訴訟檔案1.一審案件檔案應(yīng)在案件審結(jié)后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成整理并移交檔案部門(mén)。2.二審案件檔案應(yīng)在收到一審法院移送的卷宗及相關(guān)材料后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成整理并移交檔案部門(mén)。3.再審案件檔案應(yīng)在再審案件審結(jié)后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成整理并移交檔案部門(mén)。4.執(zhí)行案件檔案應(yīng)在執(zhí)行工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成整理并移交檔案部門(mén)。（二）非訴訟檔案1.人事管理、財(cái)務(wù)管理、物資裝備管理等常規(guī)性工作形成的檔案，應(yīng)在次年[X]月底前完成整理并移交檔案部門(mén)。2.司法政務(wù)活動(dòng)、教育培訓(xùn)、調(diào)研與信息等臨時(shí)性工作形成的檔案，應(yīng)在工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成整理并移交檔案部門(mén)。（三）聲像檔案1.重要庭審活動(dòng)的錄音、錄像資料應(yīng)在庭審結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理并移交檔案部門(mén)。2.重大案件的現(xiàn)場(chǎng)照片、勘查錄像等應(yīng)在相關(guān)工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理并移交檔案部門(mén)。3.法院組織的重要會(huì)議、活動(dòng)的照片、錄像資料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理并移交檔案部門(mén)。（四）電子檔案1.以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類(lèi)案件信息、裁判文書(shū)等應(yīng)在數(shù)據(jù)生成或更新后[X]個(gè)工作日內(nèi)備份并移交檔案部門(mén)。2.掃描錄入的紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本應(yīng)在紙質(zhì)檔案移交檔案部門(mén)后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成并移交。3.電子郵件、電子文檔等電子文件材料應(yīng)在文件處理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理并移交檔案部門(mén)。六、檔案收集質(zhì)量控制（一）建立審核機(jī)制1.各部門(mén)在檔案收集過(guò)程中，要對(duì)文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性進(jìn)行初步審核。檔案收集責(zé)任人應(yīng)對(duì)收集的文件材料進(jìn)行逐份檢查，確保無(wú)缺頁(yè)、漏項(xiàng)、字跡不清等問(wèn)題。2.檔案部門(mén)在接收檔案時(shí)，要對(duì)移交的檔案材料進(jìn)行再次審核。審核內(nèi)容包括檔案材料的分類(lèi)是否正確、排序是否合理、編目是否準(zhǔn)確、裝訂是否規(guī)范等。對(duì)于不符合要求的檔案，檔案部門(mén)應(yīng)出具審核意見(jiàn)，要求移交部門(mén)限期整改。（二）定期檢查與整改1.檔案部門(mén)定期對(duì)全院檔案收集工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括各部門(mén)檔案收集制度的執(zhí)行情況、檔案收集的及時(shí)性、檔案材料的質(zhì)量等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案部門(mén)應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門(mén)反饋，并下達(dá)整改通知書(shū)，要求其限期整改。整改完成后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)向檔案部門(mén)提交整改報(bào)告，檔案部門(mén)進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于因工作疏忽、故意隱瞞等原因?qū)е聶n案收集不完整、不準(zhǔn)確或延誤移交的部門(mén)和個(gè)人，要按照有關(guān)規(guī)定追究其責(zé)任。2.對(duì)違反檔案收集制度，造成檔案丟失、損壞或泄密等嚴(yán)重后果的，要依法依規(guī)嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、檔案收集的信息化管理（一）建立檔案收集管理系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)建立檔案收集管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案收集工作的信息化、規(guī)范化和自動(dòng)化。通過(guò)系統(tǒng)對(duì)檔案收集流程進(jìn)行全程跟蹤，記錄檔案收集的各個(gè)環(huán)節(jié)和相關(guān)信息。2.在系統(tǒng)中設(shè)置檔案收集范圍、分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、整理要求等功能模塊，方便各部門(mén)檔案收集人員進(jìn)行操作和查詢。同時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)具備文件材料上傳、下載、在線審核、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案收集工作的效率和質(zhì)量。（二）電子文件歸檔與管理1.加強(qiáng)電子文件的歸檔管理，明確電子文件的形成、積累、整理、歸檔等環(huán)節(jié)的要求和標(biāo)準(zhǔn)。各部門(mén)在工作中應(yīng)按照電子檔案管理規(guī)定，對(duì)電子文件進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.檔案部門(mén)要建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)和管理。同時(shí)，要定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。利用電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速檢索、借閱和利用，提高檔案服務(wù)效率。（三）信息化安全保障1