PAGE送交檔案材料歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本送交檔案材料歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔保存的各類檔案材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案材料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.及時(shí)歸檔原則各部門及員工應(yīng)及時(shí)將工作中形成的檔案材料送交檔案管理部門歸檔，不得積壓、拖延，確保檔案的時(shí)效性。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循便于查閱、利用的原則，合理分類、編號、編目，建立科學(xué)的檢索體系，提高檔案利用效率。二、檔案材料歸檔范圍（一）行政管理類1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司會議記錄、紀(jì)要、決議等材料。4.公司發(fā)文、收文、簽報(bào)、請示、報(bào)告等文件。5.公司人事任免、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、考核等文件。6.公司行政事務(wù)處理文件，如辦公設(shè)備采購、辦公用品管理、車輛管理等。7.公司對外聯(lián)絡(luò)文件，包括與政府部門、合作伙伴、客戶等的往來信函、合同協(xié)議等。（二）財(cái)務(wù)管理類1.公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告。2.公司財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。3.公司會計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。4.公司稅務(wù)申報(bào)、繳納等相關(guān)文件。5.公司資金管理文件，如資金計(jì)劃、資金審批等。6.公司財(cái)務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法等文件。（三）業(yè)務(wù)經(jīng)營類1.公司業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，包括銷售合同、采購合同、租賃合同、服務(wù)合同等。2.公司市場調(diào)研、分析報(bào)告，包括行業(yè)動(dòng)態(tài)、市場趨勢、競爭對手分析等。3.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等相關(guān)文件，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案、生產(chǎn)計(jì)劃、銷售訂單等。4.公司客戶資料，包括客戶基本信息、交易記錄、客戶反饋等。5.公司項(xiàng)目策劃、實(shí)施、驗(yàn)收等相關(guān)文件，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃書、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。6.公司業(yè)務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法等文件。（四）技術(shù)研發(fā)類1.公司技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)、審批文件。2.公司技術(shù)研發(fā)方案、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。3.公司技術(shù)創(chuàng)新成果、專利申請、軟件著作權(quán)登記等相關(guān)文件。4.公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程等文件。5.公司技術(shù)研發(fā)管理制度、規(guī)定、辦法等文件。（五）其他類1.公司重大活動(dòng)、重要事件的相關(guān)文件，如慶典活動(dòng)、突發(fā)事件處理等。2.公司榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等相關(guān)文件。3.公司員工個(gè)人檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、學(xué)歷證書、培訓(xùn)記錄、考核記錄等。4.其他應(yīng)歸檔保存的文件材料。三、檔案材料歸檔要求（一）材料齊全完整歸檔的檔案材料應(yīng)齊全完整，能夠反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的全貌。對于重要文件的草稿、修改稿等也應(yīng)一并歸檔保存。（二）內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確檔案材料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，不得虛假、偽造或篡改。如有涂改、補(bǔ)充等情況，應(yīng)在相應(yīng)位置加蓋公章或由當(dāng)事人簽字確認(rèn)。（三）格式規(guī)范統(tǒng)一歸檔的檔案材料應(yīng)格式規(guī)范統(tǒng)一，紙張大小應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求，字跡應(yīng)清晰工整，圖表應(yīng)繪制準(zhǔn)確。對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲。（四）簽署手續(xù)完備檔案材料應(yīng)具備完整的簽署手續(xù)，包括文件的起草人、審核人、批準(zhǔn)人等簽字，以及相關(guān)部門或人員的蓋章確認(rèn)。（五）分類清晰明確檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的分類方法進(jìn)行分類，確保分類清晰明確，便于查找和管理。四、檔案材料送交程序（一）部門整理各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集、整理工作，按照檔案材料歸檔范圍和要求，對本部門工作中形成的檔案材料進(jìn)行分類、編號、編目，編制檔案材料目錄清單，并將整理好的檔案材料裝訂成冊。（二）部門初審各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門送交的檔案材料進(jìn)行初審，確保檔案材料的齊全完整、內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、格式規(guī)范統(tǒng)一、簽署手續(xù)完備。初審合格后，在檔案材料目錄清單上簽字確認(rèn)，并加蓋部門公章。（三）送交檔案管理部門各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將初審合格的檔案材料送交公司檔案管理部門。送交時(shí)，應(yīng)填寫檔案材料交接清單，注明檔案材料的名稱、數(shù)量、類別、年度等信息，雙方簽字確認(rèn)。（四）檔案管理部門審核檔案管理部門收到各部門送交的檔案材料后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、簽署手續(xù)等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與送交部門溝通，要求其補(bǔ)充或修改。審核合格后，檔案管理部門將檔案材料進(jìn)行登記、編號、入庫保管。五、檔案材料歸檔時(shí)間（一）定期歸檔1.行政管理類檔案材料應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)送交檔案管理部門歸檔。2.財(cái)務(wù)管理類檔案材料應(yīng)在會計(jì)年度終了后的[X]個(gè)月內(nèi)送交檔案管理部門歸檔。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案材料應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)送交檔案管理部門歸檔。4.技術(shù)研發(fā)類檔案材料應(yīng)在技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目驗(yàn)收后的[X]個(gè)工作日內(nèi)送交檔案管理部門歸檔。5.其他類檔案材料應(yīng)在相關(guān)工作結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)送交檔案管理部門歸檔。（二）隨時(shí)歸檔對于公司重大活動(dòng)、重要事件等形成的檔案材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)及時(shí)送交檔案管理部門歸檔。六、檔案材料保管期限（一）永久保管1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件。2.公司年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告。3.公司重大合同、協(xié)議。4.公司重要人事任免文件。5.公司榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等相關(guān)文件。6.其他具有重要保存價(jià)值的文件材料。(二)長期保管1.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。2.公司會議記錄、紀(jì)要、決議等材料。3.公司發(fā)文、收文、簽報(bào)、請示、報(bào)告等文件。4.公司人事任免、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、考核等文件。5.公司財(cái)務(wù)預(yù)算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等文件。6.公司業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，除重大合同、協(xié)議外。7.公司市場調(diào)研、分析報(bào)告。8.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等相關(guān)文件。9.公司項(xiàng)目策劃、實(shí)施、驗(yàn)收等相關(guān)文件。10.公司技術(shù)研發(fā)方案、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。11.公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程等文件。12.公司員工個(gè)人檔案。13.其他需要長期保存的文件材料。保管期限為[X]年。（三）短期保管1.公司行政事務(wù)處理文件，如辦公設(shè)備采購、辦公用品管理、車輛管理等。2.公司對外聯(lián)絡(luò)文件，除重要往來信函、合同協(xié)議外。保管期限為[X]年。七、檔案材料鑒定與銷毀（一）鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案材料進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成鑒定小組，對檔案材料的保存價(jià)值進(jìn)行評估，提出鑒定意見。（二）銷毀經(jīng)鑒定確認(rèn)無保存價(jià)值的檔案材料，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)確保檔案材料的徹底銷毀，防止信息泄露。銷毀清單應(yīng)永久保存。八、檔案材料查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案材料，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.公司外部人員查閱檔案材料，應(yīng)持有單位介紹信或法律文書，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案材料，不得擅自將檔案材料帶出查閱地點(diǎn)。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案材料，不得在檔案材料上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。3.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記