PAGE庇護(hù)工場(chǎng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)庇護(hù)工場(chǎng)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于庇護(hù)工場(chǎng)各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：庇護(hù)工場(chǎng)檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善庇護(hù)工場(chǎng)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理庇護(hù)工場(chǎng)各類檔案，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、記錄等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等日常管理工作。4.建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案檢索和利用效率。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。6.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還、查閱登記等工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批制度。7.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。8.指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理和歸檔工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交綜合管理部門。2.明確一名檔案兼職管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管。3.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的形成、積累和整理工作，保證檔案質(zhì)量。4.在工作中積極配合綜合管理部門做好檔案管理相關(guān)工作，如檔案借閱、查詢等。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類庇護(hù)工場(chǎng)檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括上級(jí)文件、內(nèi)部文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務(wù)記錄等。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制文件、設(shè)備管理檔案、物資采購與庫存記錄、銷售合同與訂單等。3.財(cái)務(wù)管理類：包含財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算文件、資金收支記錄等。4.客戶關(guān)系管理類：有客戶信息檔案、客戶服務(wù)記錄、市場(chǎng)調(diào)研資料、合作協(xié)議等。5.安全與環(huán)保類：涉及安全管理制度、安全檢查記錄、環(huán)保文件、事故處理報(bào)告等。6.教育培訓(xùn)類：包括員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核資料等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用數(shù)字編碼方式，具體規(guī)則如下：1.行政管理類：編號(hào)以“XZ”開頭，后跟四位數(shù)字，如“XZ0001”。2.業(yè)務(wù)管理類：編號(hào)以“YW”開頭，后跟四位數(shù)字，如“YW0001”。3.財(cái)務(wù)管理類：編號(hào)以“CW”開頭，后跟四位數(shù)字，如“CW0001”。4.客戶關(guān)系管理類：編號(hào)以“KH”開頭，后跟四位數(shù)字，如“KH0001”。5.安全與環(huán)保類：編號(hào)以“AH”開頭，后跟四位數(shù)字，如“AH0001”。6.教育培訓(xùn)類：編號(hào)以“JY”開頭，后跟四位數(shù)字，如“JY0001”。每大類檔案下的具體檔案再根據(jù)形成時(shí)間、重要程度等因素進(jìn)行順序編號(hào)，如“YW000101”表示業(yè)務(wù)管理類檔案中編號(hào)為“YW0001”的第一份具體檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件、資料、記錄等，確保檔案的完整性。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制管理，即同時(shí)保存紙質(zhì)版和電子版。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式裝訂成冊(cè)，保持整齊美觀。3.編目編號(hào)：編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、來源等信息，并按照編號(hào)順序排列。4.電子歸檔：將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行掃描或錄入，形成電子檔案，并按照電子檔案管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)和命名。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門檔案兼職管理員定期將整理好的檔案移交綜合管理部門。2.綜合管理部門檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，核對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和分類編號(hào)是否正確。3.審核無誤后，將檔案進(jìn)行上架歸檔，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種：1.永久保管：凡是反映庇護(hù)工場(chǎng)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)庇護(hù)工場(chǎng)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如庇護(hù)工場(chǎng)的章程、重要會(huì)議記錄、年度財(cái)務(wù)決算等。2.長(zhǎng)期保管：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)庇護(hù)工場(chǎng)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。如生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、重要合同協(xié)議等。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)庇護(hù)工場(chǎng)工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為1年至15年。如一般性文件、臨時(shí)性報(bào)表等。（三）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、窗簾等。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。六、檔案的利用與借閱（一）利用方式1.查閱：?jiǎn)T工因工作需要可到綜合管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.復(fù)?。簩?duì)于確需復(fù)印的檔案，經(jīng)檔案管理人員審核并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行復(fù)印。3.借閱：因特殊原因需要借閱檔案的，必須辦理借閱手續(xù)。（二）借閱審批1.填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息。2.部門負(fù)責(zé)人簽字審批，涉及重要檔案的需經(jīng)庇護(hù)工場(chǎng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。3.將《檔案借閱申請(qǐng)表》交綜合管理部門檔案管理人員，辦理借閱登記手續(xù)。（三）借閱期限1.一般檔案借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，確需長(zhǎng)期使用的，應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)庇護(hù)工場(chǎng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程中，監(jiān)銷人員應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）建立檔案數(shù)據(jù)庫1.利用信息技術(shù)手段，建立庇護(hù)工場(chǎng)檔案數(shù)據(jù)庫，將各類檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和管理。2.檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱管理等功能，方便檔案的利用和管理。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)庫中的信息，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、編目裝訂、上架歸檔等。2.維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，錄入和更新檔案信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.辦理檔案的借閱、歸還、查閱登記等手續(xù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批制度。（二）檔案