PAGE檔案綜合管理制度包含一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各個(gè)工作環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的齊全完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類(lèi)體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司/組織設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司/組織的檔案管理工作。檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集負(fù)責(zé)收集公司/組織各部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的及時(shí)歸檔。2.檔案整理按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管妥善保管檔案，確保檔案的安全。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.檔案鑒定定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。5.檔案統(tǒng)計(jì)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案利用根據(jù)公司/組織的需要，為各部門(mén)和員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。7.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。（三）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等利用工作。3.對(duì)本部門(mén)檔案的安全保管負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)公司/組織檔案分為以下幾大類(lèi)：1.行政管理類(lèi)包括公司/組織的各類(lèi)規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文、證照印章、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類(lèi)根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案。3.項(xiàng)目管理類(lèi)包括公司/組織承擔(dān)的各類(lèi)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.客戶關(guān)系管理類(lèi)包括客戶信息、客戶合同、客戶投訴處理記錄等。5.其他類(lèi)不屬于上述分類(lèi)的其他檔案，如聲像檔案、實(shí)物檔案等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的四級(jí)編號(hào)方法。1.全宗號(hào)由國(guó)家或上級(jí)主管部門(mén)統(tǒng)一給定，用于標(biāo)識(shí)公司/組織的檔案全宗。2.目錄號(hào)根據(jù)檔案分類(lèi)設(shè)置，每一類(lèi)檔案對(duì)應(yīng)一個(gè)目錄號(hào)，用于區(qū)分不同類(lèi)別的檔案目錄。3.案卷號(hào)在每一個(gè)目錄內(nèi)，按照檔案形成的時(shí)間順序或重要程度等因素，對(duì)檔案進(jìn)行排列，賦予每個(gè)案卷一個(gè)唯一的編號(hào)。4.件號(hào)對(duì)于卷內(nèi)文件，按照文件的排列順序依次編號(hào)，用于標(biāo)識(shí)每一份文件在案卷中的位置。四、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料、實(shí)物等。（二）收集要求1.檔案應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。2.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保能夠長(zhǎng)期保存和有效讀取，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。3.聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行整理歸檔。4.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，注明來(lái)源、日期、保管期限等信息。（三）歸檔時(shí)間1.一般文件應(yīng)在次年上半年歸檔。2.重要文件、緊急文件應(yīng)隨時(shí)形成隨時(shí)歸檔。3.項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門(mén)兼職檔案員對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作，形成案卷。2.填寫(xiě)檔案移交清單，將整理好的案卷及清單一并移交檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充完善。審核合格后，辦理檔案接收手續(xù)，將檔案正式歸檔。五、檔案的整理與保管（一）整理要求1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持檔案的原貌。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管凡是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用專門(mén)的檔案庫(kù)房進(jìn)行保管，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)存放在檔案架上，按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案采用磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。3.聲像檔案采用光盤(pán)、磁帶等介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立聲像檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。聲像檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房或視聽(tīng)資料室，按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列。4.實(shí)物檔案根據(jù)實(shí)物的性質(zhì)和特點(diǎn)，采用合適的方式進(jìn)行保管，如陳列、收藏等。實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，注明來(lái)源、日期、保管期限等信息。（四）檔案保管期限的調(diào)整檔案保管期限應(yīng)根據(jù)公司/組織的發(fā)展和檔案的實(shí)際價(jià)值，定期進(jìn)行調(diào)整。對(duì)已過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司/組織的主要職能活動(dòng)和歷史面貌。2.檔案的保存價(jià)值和利用價(jià)值。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，判斷其保存價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法對(duì)同類(lèi)檔案進(jìn)行綜合分析，結(jié)合公司/組織的發(fā)展規(guī)劃和業(yè)務(wù)需求，確定檔案的保管期限和銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案編制銷(xiāo)毀清單，清單應(yīng)注明檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷(xiāo)毀清單經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用合適的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀清單應(yīng)永久保存。七、檔案的利用與借閱（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時(shí)的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱公司/組織檔案，應(yīng)按照法律法規(guī)的要求辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱程序1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員借閱公司/組織檔案應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱公司/組織檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。查閱過(guò)程中如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）借閱期限1.一般檔案借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（五）借閱歸還借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行定期統(tǒng)計(jì)分析。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和