PAGE公證處檔案室制度一、總則（一）目的為加強公證處檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公證處全體工作人員在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公證處檔案室負責集中管理本處形成的各類檔案，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映公證業(yè)務(wù)活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理公證業(yè)務(wù)活動中形成的各種文件材料，保證檔案的完整無缺。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公證業(yè)務(wù)及相關(guān)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責分工（一）檔案室職責1.負責制定和完善檔案室各項管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公證處各類檔案，包括公證卷宗、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)檔案、人事檔案等。3.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案查詢利用。5.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護。6.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀工作。7.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公證業(yè)務(wù)決策、工作研究、質(zhì)量檢查等提供檔案資料支持。8.負責與上級檔案管理部門及其他相關(guān)單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通，及時報送檔案工作信息。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門在公證業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交檔案室。2.明確專人負責檔案工作，確保文件材料的形成、積累、整理工作與業(yè)務(wù)工作同步進行。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。4.按照檔案管理規(guī)定，正確使用和借閱檔案，不得擅自涂改、銷毀、轉(zhuǎn)借檔案。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，嚴格遵守檔案管理各項規(guī)章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等，確保檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)。3.認真履行崗位職責，嚴格執(zhí)行檔案管理操作流程，保證檔案質(zhì)量。4.保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容，維護檔案的安全與完整。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公證卷宗：包括各類公證事項的申請材料、受理登記表、詢問筆錄、公證書原本及副本等。2.業(yè)務(wù)文件：上級主管部門下發(fā)的與公證業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等；本處制定的業(yè)務(wù)規(guī)范、工作流程、質(zhì)量控制文件等；對外簽訂的業(yè)務(wù)合作協(xié)議、合同等。3.財務(wù)檔案：財務(wù)憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.人事檔案：員工入職登記表、勞動合同、考核材料、培訓記錄、獎懲文件等。5.其他檔案：公證宣傳資料、業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表、會議記錄、大事記等與公證業(yè)務(wù)活動相關(guān)的各類文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時將形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案室。2.收集的文件材料應(yīng)保持其真實性、完整性和原始性，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對于重要的文件材料，應(yīng)同時收集電子文檔，并確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類。一般分為公證業(yè)務(wù)類、行政事務(wù)類、財務(wù)類、人事類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等項目，確保目錄清晰、準確。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的文件材料進行整理裝訂，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管場所檔案室應(yīng)具備專門的檔案保管場所，場所應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等要求。檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）檔案上架1.將整理好的檔案按照類別、編號順序上架存放，確保排列整齊，便于查找。2.建立檔案存放索引，標明各類檔案在庫房中的具體位置，方便快速定位檔案。（三）保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公證業(yè)務(wù)特點，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。1.永久保管的檔案：涉及國家機密、重要公證事項、具有歷史查考價值等的檔案。2.長期保管的檔案：一般公證業(yè)務(wù)卷宗、重要業(yè)務(wù)文件等，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案：一般性業(yè)務(wù)文件、臨時性資料等，保管期限為[X]年。（四）檔案檢查與維護1.定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。2.每年對檔案庫房的溫濕度進行監(jiān)測和記錄，根據(jù)實際情況進行調(diào)節(jié)，確保溫濕度符合檔案保管要求。3.定期對檔案進行除塵、消毒處理，防止蟲害、霉變等情況發(fā)生。4.對破損或褪色的檔案進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公證業(yè)務(wù)工作需要：為辦理公證事項提供參考依據(jù)，查閱相關(guān)檔案資料。2.內(nèi)部管理需要：為工作決策、質(zhì)量檢查、業(yè)務(wù)培訓等提供檔案支持。3.外部查詢需要：根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定或相關(guān)單位要求，提供檔案查詢服務(wù)。（二）利用手續(xù)1.本處工作人員因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公證處負責人批準后，方可查閱。查閱重要檔案需經(jīng)上級主管部門同意。3.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并進行登記。（三）利用登記檔案室管理人員應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查檔案內(nèi)容、歷史地分析檔案價值、準確判定保管期限的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、業(yè)務(wù)骨干、分管領(lǐng)導等組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析其內(nèi)容的重要性、歷史價值和現(xiàn)實利用價值，確定保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、業(yè)務(wù)活動情況、社會需求等因素，綜合判斷檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、數(shù)量等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公證處負責人審核簽字后，報上級主管部門備案。3.在指定地點對檔案進行銷毀，銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)長期保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化處理1.對重要檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，將掃描后的檔案圖像及相關(guān)元數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的批量錄入和單個錄入，確保數(shù)據(jù)準確無誤。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行快速查詢，方便檔案利用。3.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密，只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復功能：定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，能夠及時恢復數(shù)據(jù)。（四）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對系統(tǒng)的安全防護，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等