PAGE學(xué)生紙質(zhì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)生紙質(zhì)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體學(xué)生的紙質(zhì)檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活及成長經(jīng)歷。2.完整性原則：全面收集學(xué)生在各個(gè)階段形成的各類檔案材料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生檔案信息，防止檔案內(nèi)容泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，保證檔案管理工作的規(guī)范化。二、檔案內(nèi)容及分類（一）招生錄取檔案1.考生報(bào)名登記表2.高考成績單3.體檢表4.錄取通知書5.考生電子檔案信息打印件（二）學(xué)籍檔案材料1.學(xué)生入學(xué)登記表2.學(xué)籍卡片3.學(xué)年鑒定表4.成績登記表5.學(xué)位、學(xué)歷證明材料6.學(xué)籍變動(dòng)記錄（如休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）（三）黨團(tuán)組織檔案材料1.入黨、入團(tuán)申請書2.入黨、入團(tuán)志愿書3.黨、團(tuán)組織關(guān)系介紹信4.黨、團(tuán)組織培養(yǎng)考察材料5.黨、團(tuán)員獎(jiǎng)懲材料（四）獎(jiǎng)懲檔案材料1.各級各類獎(jiǎng)勵(lì)證書及審批表2.違紀(jì)處分決定書及相關(guān)材料（五）社會(huì)實(shí)踐與實(shí)習(xí)檔案材料1.社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)記錄及證明材料2.實(shí)習(xí)鑒定表3.實(shí)習(xí)報(bào)告（六）畢業(yè)生就業(yè)檔案材料1.就業(yè)推薦表2.就業(yè)協(xié)議書3.畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證4.就業(yè)情況登記表（七）其他檔案材料1.學(xué)生個(gè)人的獲獎(jiǎng)作品、科研成果等材料2.學(xué)生在校期間的特殊經(jīng)歷證明材料3.其他對學(xué)生成長有重要意義的材料三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)收集學(xué)生形成的各類檔案材料，并定期移交至檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)部門或個(gè)人進(jìn)行補(bǔ)充、更正。（二）整理流程1.分類：按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.排序：在每一類檔案中，按照時(shí)間順序或重要程度對材料進(jìn)行排序。3.編目：編制檔案目錄，注明檔案材料的名稱、日期、來源等信息。4.裝訂：將排序后的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。5.裝盒：將裝訂好的檔案材料裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限1.學(xué)生檔案的保管期限分為短期、中期和長期。2.短期保管期限為[X]年，適用于一般的學(xué)籍檔案材料。3.中期保管期限為[X]年，適用于黨團(tuán)組織檔案、獎(jiǎng)懲檔案等。4.長期保管期限為永久，適用于招生錄取檔案、畢業(yè)生就業(yè)檔案等重要檔案材料。（三）檔案清點(diǎn)與檢查1.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.每年對檔案進(jìn)行一次全面檢查，檢查檔案的保管狀況，如有無破損、霉變、褪色等情況，并及時(shí)采取相應(yīng)的保護(hù)措施。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)詳細(xì)記錄，并及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，采取有效措施進(jìn)行處理。五、檔案借閱與利用（一）借閱范圍1.本校教職工因工作需要，可借閱學(xué)生檔案。2.外單位因工作需要查閱學(xué)生檔案，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。3.學(xué)生本人因特殊情況需要查閱本人檔案，須經(jīng)檔案管理部門同意。（二）借閱手續(xù)1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱檔案的名稱和數(shù)量等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門審核通過后，辦理借閱登記手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案借閱證，并告知借閱期限和借閱要求。（三）借閱期限1.本校教職工借閱檔案一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位借閱檔案一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.學(xué)生本人查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱人在借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得為不符合借閱條件的人員辦理借閱手續(xù)。（五）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)積極為學(xué)校各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)提供相關(guān)檔案信息。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱、復(fù)印等操作，確保檔案的安全和完整。3.對于涉及學(xué)生個(gè)人隱私的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.學(xué)生畢業(yè)時(shí)，檔案應(yīng)按照規(guī)定轉(zhuǎn)遞至就業(yè)單位或相關(guān)檔案管理部門。2.學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍變動(dòng)時(shí)，檔案應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞至新的學(xué)?；蛳嚓P(guān)部門。（二）轉(zhuǎn)遞手續(xù)1.檔案轉(zhuǎn)遞前，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案材料，確保檔案完整、準(zhǔn)確。2.填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、接收單位名稱、地址等信息。3.將檔案材料密封包裝，并在封口處加蓋檔案管理部門公章。4.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞綄n案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)上簽字蓋章后及時(shí)返回。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，確保檔案轉(zhuǎn)遞的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)。2.不得通過普通郵寄或?qū)W生自帶等方式轉(zhuǎn)遞檔案。3.對于檔案接收單位有特殊要求的，應(yīng)按照要求辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立學(xué)生紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便學(xué)校各部門和學(xué)生查詢檔案信息。（二）數(shù)字化掃描1.對學(xué)生紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求。2.掃描后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行圖像處理，確保圖像清晰、完整、可讀。（三）數(shù)據(jù)錄入與審核1.將掃描后的電子檔案信息錄入數(shù)字化管理系統(tǒng)，錄入人員應(yīng)認(rèn)真核對錄入信息，確保準(zhǔn)確無誤。2.對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，審核人員應(yīng)按照檔案管理規(guī)定對錄入信息進(jìn)行逐一核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知錄入人員進(jìn)行更正。（四）系統(tǒng)維護(hù)與管理1.定期對數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.建立系統(tǒng)安全管理制度，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案信息泄露和系統(tǒng)故障。3.對系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果客觀公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解檔案的形成背景、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。2.征求相關(guān)部門和人員的意見，綜合評估檔案的保存價(jià)值。3.根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，確定檔案的存毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組提出檔案銷毀清單，經(jīng)