PAGE醫(yī)院檔案檢查核對制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檢查核對制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門形成的各類檔案，包括但不限于醫(yī)療文書檔案、行政管理檔案、教學(xué)科研檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家檔案管理法律法規(guī)及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面核對原則：對檔案的形成、收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)進行全面檢查核對，不留死角。3.及時準(zhǔn)確原則：發(fā)現(xiàn)問題及時核對糾正，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和時效性。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)工作人員的職責(zé)，確保檔案檢查核對工作落實到人。二、檔案檢查核對職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案檢查核對計劃和方案，組織實施定期和不定期的檔案檢查核對工作。2.對檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等環(huán)節(jié)進行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案整理規(guī)范。3.負責(zé)檔案實體的檢查核對，包括檔案數(shù)量、完整性、保管狀況等，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、丟失等問題。4.對檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行檢查核對，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。5.定期向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案檢查核對情況，提出改進檔案管理工作的建議和措施。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步核對工作，確保檔案材料齊全、完整、真實。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.在檔案管理部門組織的檢查核對工作中，積極配合，提供必要的資料和信息，協(xié)助查找問題并整改。（三）檔案利用部門職責(zé)1.在利用檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容存在疑問或錯誤，及時反饋給檔案管理部門。2.配合檔案管理部門對利用過程中涉及的檔案進行檢查核對，確保檔案利用的準(zhǔn)確性和安全性。（四）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.重視檔案檢查核對工作，將其納入醫(yī)院整體管理工作范疇，提供必要的支持和保障。2.對檔案檢查核對工作中發(fā)現(xiàn)的重大問題進行決策，協(xié)調(diào)各部門解決檔案管理工作中的困難。三、檔案檢查核對內(nèi)容（一）檔案實體檢查核對1.檔案數(shù)量核對：定期清點檔案數(shù)量，確保檔案無丟失、遺漏。核對檔案的卷冊數(shù)、件數(shù)等與檔案目錄登記一致。2.檔案完整性核對：檢查檔案內(nèi)容是否完整，包括文件材料的正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原文等是否齊全。對于重要檔案，要核對相關(guān)聯(lián)的資料是否配套。3.檔案保管狀況核對：查看檔案的保管環(huán)境是否符合要求，有無受潮、霉變、蟲蛀、破損等情況。檢查檔案的裝訂是否牢固，編目是否清晰準(zhǔn)確。4.檔案標(biāo)識核對：檢查檔案的分類標(biāo)識、編號、題名等是否準(zhǔn)確無誤，便于查找和管理。（二）檔案信息核對1.紙質(zhì)檔案與電子檔案信息核對：定期將紙質(zhì)檔案內(nèi)容與電子檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行比對，確保兩者信息一致。重點核對檔案的題名、日期、文號、責(zé)任者、正文等關(guān)鍵信息。發(fā)現(xiàn)不一致時，要及時查明原因并進行更正。2.檔案內(nèi)容準(zhǔn)確性核對：對檔案中的文字表述、數(shù)據(jù)計算、圖表繪制等進行檢查，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。對于涉及醫(yī)療數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)等重要信息的檔案，要進行嚴(yán)格的審核。3.檔案元數(shù)據(jù)核對：檢查檔案元數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，元數(shù)據(jù)應(yīng)能夠準(zhǔn)確描述檔案的基本特征和背景信息，便于檔案的管理和利用。（三）檔案整理質(zhì)量核對1.分類核對：檢查檔案的分類是否符合醫(yī)院檔案分類方案，類目劃分是否合理，有無越級分類或分類混亂的情況。2.編號核對：核對檔案編號是否連續(xù)、唯一，編號規(guī)則是否符合要求，編號與檔案內(nèi)容是否對應(yīng)。3.編目核對：檢查檔案目錄的編制是否規(guī)范，包括題名、責(zé)任者、日期、文號、頁數(shù)等項目填寫是否準(zhǔn)確，目錄排列是否有序。（四）檔案利用情況核對1.借閱登記核對：檢查檔案借閱登記記錄，核對借閱日期、借閱人、歸還日期等信息是否完整準(zhǔn)確，借閱手續(xù)是否齊全。2.利用效果核對：對于重要檔案的利用情況進行跟蹤，了解利用者對檔案的使用反饋，評估檔案利用效果，為檔案管理工作改進提供依據(jù)。四、檔案檢查核對方式（一）定期檢查核對1.每月由檔案管理部門組織一次全面的檔案檢查核對工作，對各類檔案進行逐卷、逐件檢查。2.每季度對檔案整理質(zhì)量進行一次集中核對，重點檢查檔案的分類、編號、編目等情況。3.每年對檔案實體和信息進行一次年度綜合檢查核對，形成年度檔案檢查報告。（二）不定期抽查核對1.根據(jù)醫(yī)院工作需要或檔案管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)，不定期對部分科室或某類檔案進行抽查核對。2.在檔案移交、接收、利用等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，及時進行針對性的檢查核對，確保檔案流轉(zhuǎn)過程中的質(zhì)量。（三）專項檢查核對1.針對重要活動、重點項目形成的檔案，在活動結(jié)束或項目完成后進行專項檢查核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.當(dāng)檔案管理工作出現(xiàn)問題或接到相關(guān)投訴時，開展專項檢查核對，查明原因并采取相應(yīng)措施。五、檔案檢查核對流程（一）準(zhǔn)備階段1.檔案管理部門制定檢查核對計劃，明確檢查核對的范圍、內(nèi)容、方式、時間安排等。2.組建檢查核對小組，成員包括檔案管理部門工作人員、相關(guān)業(yè)務(wù)科室檔案管理人員等。3.準(zhǔn)備檢查核對所需的工具和表格，如檔案清點清單、檔案質(zhì)量檢查表、電子檔案數(shù)據(jù)比對工具等。（二）實施階段1.檢查核對小組按照分工對檔案進行檢查核對，采用逐卷查閱、數(shù)據(jù)比對、實地查看等方式，詳細記錄檢查核對情況。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，要詳細記錄問題所在的檔案名稱、卷號、頁碼、問題描述等信息，并及時與檔案形成部門或相關(guān)責(zé)任人溝通核實。（三）總結(jié)階段1.檢查核對工作結(jié)束后，檢查核對小組對檢查結(jié)果進行匯總分析，形成檢查核對報告。報告內(nèi)容包括檢查核對的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題、問題產(chǎn)生的原因、整改建議等。2.召開檔案檢查核對工作總結(jié)會議，向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和各相關(guān)部門匯報檢查核對情況，討論整改措施，明確整改責(zé)任人和整改期限。（四）整改階段1.檔案形成部門根據(jù)檢查核對報告中提出的問題，制定整改方案，明確整改措施、整改責(zé)任人及整改時間節(jié)點。2.整改責(zé)任人按照整改方案認真進行整改，整改過程中要及時向檔案管理部門反饋整改情況。3.檔案管理部門對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。整改完成后，對整改結(jié)果進行復(fù)查，復(fù)查合格后方可結(jié)束整改工作。六、檔案檢查核對結(jié)果處理（一）問題記錄與反饋1.對檢查核對中發(fā)現(xiàn)的問題進行詳細記錄，建立檔案檢查核對問題臺賬，明確問題的性質(zhì)、所在檔案、責(zé)任人等信息。2.將問題及時反饋給檔案形成部門或相關(guān)責(zé)任人，要求其對問題進行說明并提出整改措施。（二）整改要求與跟蹤1.針對不同類型的問題，提出明確的整改要求。一般性問題要求在規(guī)定時間內(nèi)整改完畢；對于較為復(fù)雜或涉及多個部門的問題，要求制定詳細的整改方案，并定期匯報整改進展情況。2.檔案管理部門對整改情況進行跟蹤檢查，通過實地查看、查閱整改記錄、數(shù)據(jù)核對等方式，確保整改工作按要求落實到位。（三）結(jié)果通報與考核1.定期對檔案檢查核對結(jié)果進行通報，將各部門檔案管理工作情況向全院公布，表揚檔案管理工作優(yōu)秀的部門，對存在問題較多的部門提出批評。2.將檔案檢查核對結(jié)果納入醫(yī)院績效考核體系，與部門和個人的績效掛鉤。對于檔案管理工作不達標(biāo)的部門或個人，按照醫(yī)院績效考核辦法進行相應(yīng)的處罰。七、檔案檢查核對工作的保障措施（一）人員培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案檢查核對的專業(yè)技能和水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檢查核對方法與技巧等。2.對檔案形成部門和利用部門的相關(guān)人員進行檔案管理知識培訓(xùn)，使其了解檔案檢查核對工作的重要性，掌握基本的檔案整理和自查方法，提高檔案質(zhì)量意識。（二）設(shè)施設(shè)備保障1.配備必要的檔案檢查核對設(shè)施設(shè)備，如檔案消毒柜、溫濕度計、防蟲藥品、計算機及相關(guān)軟件等，確保檔案保管環(huán)境符合要求，電子檔案檢查核對工作順利開展。2.定期對設(shè)施設(shè)備進行維護和更新，保證其正常運行，滿足檔案檢查核對工作的需