PAGE養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，保障養(yǎng)老機構(gòu)各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本養(yǎng)老機構(gòu)各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指養(yǎng)老機構(gòu)在運營管理、服務(wù)提供、行政管理等活動中直接形成的，對機構(gòu)和服務(wù)對象具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：養(yǎng)老機構(gòu)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映養(yǎng)老機構(gòu)各項工作的實際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集、整理養(yǎng)老機構(gòu)在各個工作環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及養(yǎng)老機構(gòu)機密、服務(wù)對象隱私及其他敏感信息的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，為養(yǎng)老機構(gòu)的決策、服務(wù)質(zhì)量提升等提供有力支持。二、檔案管理職責（一）綜合檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理制度，并組織實施。2.負責集中統(tǒng)一管理養(yǎng)老機構(gòu)各類檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制各類檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的安全保管，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀，對確無保存價值的檔案，經(jīng)嚴格審批后予以銷毀，并做好銷毀記錄。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為養(yǎng)老機構(gòu)的管理、決策、服務(wù)等提供檔案資料支持，根據(jù)工作需要編寫檔案參考資料、專題匯編等。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓，提高全體員工的檔案意識和檔案管理水平，指導各部門做好檔案收集、整理和保管工作。（二）各部門職責1.各部門負責人為本部門檔案管理工作的第一責任人，負責組織本部門人員做好檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.各部門應(yīng)指定專人作為兼職檔案員，負責本部門日常檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。兼職檔案員應(yīng)接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導和培訓。3.各部門在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求及時進行整理、分類，定期移交綜合檔案室統(tǒng)一保管。在移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。4.各部門應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得將檔案據(jù)為己有或拒絕移交綜合檔案室。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括養(yǎng)老機構(gòu)的設(shè)立、變更、注銷文件；機構(gòu)章程、管理制度、工作計劃、總結(jié)、報告；會議記錄、紀要；人事檔案、員工培訓資料；財務(wù)報表、審計報告、合同協(xié)議等。2.服務(wù)管理類：服務(wù)對象檔案，包括入住協(xié)議、健康檔案、護理記錄、服務(wù)評估報告等；服務(wù)流程規(guī)范、服務(wù)標準、服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控記錄；養(yǎng)老服務(wù)設(shè)施設(shè)備檔案，如采購合同、使用說明書、維護保養(yǎng)記錄等。3.安全管理類：安全管理制度、應(yīng)急預案；安全檢查記錄、隱患排查報告；消防設(shè)施設(shè)備檔案、食品衛(wèi)生檔案、特種設(shè)備檔案等。4.文化活動類：養(yǎng)老機構(gòu)組織開展的各類文化、娛樂、體育活動的計劃、方案、照片、視頻等資料。5.其他類：與養(yǎng)老機構(gòu)相關(guān)的上級文件、行業(yè)動態(tài)、政策法規(guī)資料等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的時效性。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，注明形成日期、來源等信息。3.對于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，一般可分為行政管理類、服務(wù)管理類、安全管理類、文化活動類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級、三級類目。例如，行政管理類可下設(shè)機構(gòu)管理、人事管理、財務(wù)管理等二級類目；服務(wù)管理類可下設(shè)服務(wù)對象檔案、服務(wù)流程管理、服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控等二級類目。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。編號可采用數(shù)字編碼的方式，如“XYZ”，其中“X”代表一級類目代碼，“Y”代表二級類目代碼，“Z”代表檔案順序號。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對紙張較多、需要長期保存的檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保管。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映養(yǎng)老機構(gòu)主要職能活動和歷史面貌的，對養(yǎng)老機構(gòu)和社會具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如機構(gòu)設(shè)立、變更、注銷文件；機構(gòu)章程、重要管理制度；重大活動記錄等。2.長期保管：對養(yǎng)老機構(gòu)在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為10年至50年。如年度工作計劃、總結(jié)；服務(wù)對象重要檔案；重要合同協(xié)議等。3.短期保管：對養(yǎng)老機構(gòu)在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為1年至10年。如一般性文件材料、臨時性活動記錄等。（二）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、窗簾、吸塵器等。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開存放。（三）檔案保管要求1.定期對檔案進行檢查和清點，每年至少進行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行維護和更新，確保電子檔案的安全和可用。五、檔案的利用（一）利用范圍1.養(yǎng)老機構(gòu)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)后進行查閱。2.外部單位因工作需要查閱檔案的，如政府部門檢查、審計、合作單位調(diào)研等，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)養(yǎng)老機構(gòu)負責人批準后，方可查閱。3.服務(wù)對象及其家屬因特殊情況需要查閱服務(wù)對象檔案的，應(yīng)按照服務(wù)協(xié)議和相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，在確保檔案安全和服務(wù)對象隱私的前提下，提供必要的協(xié)助。（二）利用手續(xù)1.養(yǎng)老機構(gòu)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)提前向養(yǎng)老機構(gòu)提出查閱申請，填寫《檔案查閱申請表》，并提交單位介紹信或相關(guān)證明文件。養(yǎng)老機構(gòu)負責人審批同意后，由綜合檔案室安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.服務(wù)對象及其家屬查閱檔案，應(yīng)向養(yǎng)老機構(gòu)提出查閱申請，填寫《檔案查閱申請表》（特殊情況下可由養(yǎng)老機構(gòu)工作人員代填），經(jīng)服務(wù)對象本人或其授權(quán)代理人簽字同意后，按照服務(wù)協(xié)議規(guī)定的程序進行查閱。查閱過程中，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在綜合檔案室內(nèi)進行，如需借出檔案，應(yīng)嚴格履行借閱手續(xù)，經(jīng)養(yǎng)老機構(gòu)負責人批準后，限期歸還。借出的檔案應(yīng)確保安全，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換文件材料。2.對于重要檔案或不宜借出的檔案，可采用復印、摘錄等方式提供利用。復印件應(yīng)加蓋綜合檔案室印章，摘錄內(nèi)容應(yīng)經(jīng)檔案管理人員核對無誤后，注明出處和摘錄日期。3.利用檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得損壞檔案。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還綜合檔案室，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責人、各部門負責人及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對到期檔案進行全面鑒定。對于仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限或轉(zhuǎn)為永久保管；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。2.鑒定檔案時，應(yīng)重點審查檔案的內(nèi)容是否涉及養(yǎng)老機構(gòu)機密、服務(wù)對象隱私、重要業(yè)務(wù)信息等，以及是否對養(yǎng)老機構(gòu)的歷史研究、工作查考、經(jīng)驗總結(jié)等具有重要意義。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀審批表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)養(yǎng)老機構(gòu)負責人審批同意后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息泄露。銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在《檔案銷毀記錄》上簽字確認，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等。4.《檔案銷毀審批表》和《檔案銷毀記錄》應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料，長期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的養(yǎng)老機構(gòu)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為養(yǎng)老機構(gòu)的信息化建設(shè)提供有力支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。數(shù)字化掃描應(yīng)按照一定的技術(shù)標準和規(guī)范進行，保證掃描圖像清晰、完整、可讀。2.電子檔案管理系統(tǒng)：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類、存儲、編目、檢索等管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計等功能，確保電子檔案的安全和保密。3.檔案信息資源共享：通過電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息在養(yǎng)老機構(gòu)內(nèi)部各部門之間的共享，方便員工查閱和利用檔案資料，提高工作效率。同時，根據(jù)工作需要，可與外部相關(guān)單位進行檔案信息的共享與交換。（三）信息化管理要求1.加強電子檔案的安全管理，設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，嚴格控制對電子檔案的訪問。對涉及養(yǎng)老機構(gòu)機密、服務(wù)對象