PAGE檔案館查閱監(jiān)督室制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)檔案館查閱監(jiān)督室的管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案信息的安全與合理利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案查閱監(jiān)督室工作的部門、人員以及利用檔案查閱服務(wù)的外部單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案查閱監(jiān)督工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案信息安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失，保障檔案所有者的合法權(quán)益。3.服務(wù)高效原則：在確保安全保密的前提下，為檔案利用者提供便捷、高效的查閱服務(wù)，滿足合理的檔案利用需求。4.監(jiān)督制衡原則：建立健全監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案查閱全過程進(jìn)行有效監(jiān)督，防止違規(guī)操作，確保檔案管理工作公正、透明。二、檔案查閱監(jiān)督室職責(zé)（一）檔案查閱服務(wù)管理1.負(fù)責(zé)制定檔案查閱服務(wù)流程和指南，明確查閱申請(qǐng)、受理、審批、查閱、歸還等環(huán)節(jié)的具體要求和操作規(guī)范。2.受理本公司/組織內(nèi)部各部門以及外部單位和個(gè)人的檔案查閱申請(qǐng)，對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，確保申請(qǐng)的合理性和合規(guī)性。3.根據(jù)審核結(jié)果，安排合適的查閱場(chǎng)所和檔案管理人員協(xié)助查閱，提供必要的查閱設(shè)備和指導(dǎo)，保障查閱工作順利進(jìn)行。（二）檔案信息安全監(jiān)督1.建立檔案查閱監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案查閱過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，防止查閱人員違規(guī)操作，如拍照、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容等。2.檢查查閱場(chǎng)所的安全設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境安全可靠，防止檔案受到損壞、丟失或被盜。3.對(duì)檔案查閱過程中可能出現(xiàn)的安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和預(yù)警，及時(shí)采取措施加以防范和處理。（三）檔案利用情況統(tǒng)計(jì)與分析1.負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)檔案查閱的數(shù)量、類型、利用目的、利用部門等信息，建立檔案利用情況數(shù)據(jù)庫。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行分析，總結(jié)檔案利用規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)。3.根據(jù)檔案利用情況分析結(jié)果，提出改進(jìn)檔案管理和服務(wù)工作的建議和措施，提高檔案資源的利用效率。（四）與其他部門協(xié)作1.與公司/組織內(nèi)的檔案管理部門密切協(xié)作，及時(shí)了解檔案整理、歸檔情況，確保檔案查閱監(jiān)督室能夠準(zhǔn)確提供所需檔案。2.與保密部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門保持溝通協(xié)調(diào)，共同處理檔案查閱過程中涉及的安全保密、法律合規(guī)等問題。3.積極配合外部審計(jì)、檢查等工作，提供檔案查閱相關(guān)資料和信息，接受相關(guān)部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。三、檔案查閱申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)主體1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，由部門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作項(xiàng)目等需要查閱檔案的，由單位授權(quán)代表提出申請(qǐng)。3.個(gè)人因合法權(quán)益保護(hù)、學(xué)術(shù)研究等需要查閱檔案的，由本人提出申請(qǐng)。（二）申請(qǐng)材料1.查閱申請(qǐng)表：詳細(xì)填寫查閱目的、查閱檔案范圍、查閱時(shí)間等信息，并加蓋申請(qǐng)單位或個(gè)人公章（個(gè)人申請(qǐng)需簽字）。2.有效身份證明：申請(qǐng)單位代表需提供單位介紹信和本人身份證；個(gè)人申請(qǐng)需提供本人身份證。3.相關(guān)證明材料：根據(jù)查閱目的不同，可能需要提供的其他證明材料，如合作項(xiàng)目協(xié)議、學(xué)術(shù)研究立項(xiàng)文件等。（三）審批流程1.申請(qǐng)材料提交后，檔案查閱監(jiān)督室工作人員進(jìn)行初審，主要審核申請(qǐng)材料的完整性、真實(shí)性和合規(guī)性。2.對(duì)于內(nèi)部部門申請(qǐng)，初審?fù)ㄟ^后報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于外部單位和個(gè)人申請(qǐng)，初審?fù)ㄟ^后報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批人根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行審核，如認(rèn)為申請(qǐng)合理合規(guī)，予以批準(zhǔn)；如存在疑問或不符合規(guī)定的情況，要求申請(qǐng)方補(bǔ)充材料或說明原因，必要時(shí)可拒絕申請(qǐng)，并說明理由。4.審批結(jié)果以書面形式通知申請(qǐng)方，批準(zhǔn)的申請(qǐng)明確查閱時(shí)間、地點(diǎn)、檔案范圍等信息；未批準(zhǔn)的申請(qǐng)說明原因。四、檔案查閱服務(wù)流程（一）查閱預(yù)約1.申請(qǐng)方收到批準(zhǔn)的查閱通知后，如需預(yù)約查閱時(shí)間，應(yīng)提前與檔案查閱監(jiān)督室聯(lián)系，說明預(yù)約時(shí)間和查閱人數(shù)。2.檔案查閱監(jiān)督室根據(jù)工作安排和檔案保管情況，合理安排預(yù)約時(shí)間，并通知申請(qǐng)方。（二）查閱準(zhǔn)備1.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，提前準(zhǔn)備好所需檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行整理和核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.查閱場(chǎng)所提前進(jìn)行清潔和消毒，檢查查閱設(shè)備是否正常運(yùn)行，如電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等，為查閱工作提供良好的環(huán)境和條件。（三）查閱實(shí)施1.查閱人員憑有效身份證明在約定時(shí)間到達(dá)查閱場(chǎng)所，檔案管理人員核對(duì)身份信息后，引導(dǎo)查閱人員進(jìn)入查閱區(qū)域。2.查閱人員在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，只能查閱批準(zhǔn)范圍內(nèi)的檔案，不得擅自更改、抽取、污損檔案。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行，并按照規(guī)定的方式和數(shù)量操作。3.檔案管理人員應(yīng)全程在場(chǎng)監(jiān)督查閱過程，解答查閱人員的疑問，確保查閱工作有序進(jìn)行。如發(fā)現(xiàn)查閱人員有違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)制止并記錄，情節(jié)嚴(yán)重的報(bào)告上級(jí)主管部門處理。（四）查閱歸還1.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將查閱的檔案整理好，交還給檔案管理人員。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查是否有損壞、丟失等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失，查閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，檔案查閱監(jiān)督室應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如查找丟失檔案、修復(fù)損壞檔案等，并記錄相關(guān)情況。3.查閱人員離開查閱場(chǎng)所時(shí)，檔案管理人員應(yīng)檢查其攜帶的物品，防止夾帶檔案資料離開。五、檔案信息安全管理（一）安全保密措施1.檔案查閱監(jiān)督室應(yīng)設(shè)置專門的查閱場(chǎng)所，配備必要的安全設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案存放環(huán)境安全。2.對(duì)查閱場(chǎng)所的檔案管理人員進(jìn)行安全保密培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和保密技能，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.嚴(yán)格限制檔案查閱人員的活動(dòng)范圍，查閱區(qū)域與檔案存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)有效隔離，防止無關(guān)人員進(jìn)入檔案存儲(chǔ)區(qū)域。4.查閱過程中產(chǎn)生的檔案復(fù)印件、照片等資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行管理，如需留存，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記備案。（二）信息存儲(chǔ)與傳輸安全1.檔案查閱監(jiān)督室使用的計(jì)算機(jī)等設(shè)備應(yīng)安裝必要的安全軟件，如殺毒軟件、防火墻等，防止病毒感染和網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.涉及檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行備份，并異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е滦畔G失。3.在檔案信息傳輸過程中，應(yīng)采用加密技術(shù)，確保信息傳輸?shù)陌踩?，防止信息泄露。（三）安全檢查與隱患排查1.定期對(duì)檔案查閱監(jiān)督室的安全設(shè)施、設(shè)備進(jìn)行檢查，確保其正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行整改。2.每月至少進(jìn)行一次安全自查，對(duì)檔案查閱過程中的安全情況進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并記錄檢查結(jié)果和處理情況。3.根據(jù)季節(jié)特點(diǎn)、重大活動(dòng)等情況，適時(shí)開展專項(xiàng)安全檢查，重點(diǎn)排查可能存在的安全風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案信息安全。六、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案查閱監(jiān)督室應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案查閱服務(wù)工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)檔案查閱監(jiān)督室的工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出改進(jìn)意見和建議。3.公司/組織內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)檔案查閱過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時(shí)整改存在的問題。2.主動(dòng)征求外部單位和個(gè)人對(duì)檔案查閱服務(wù)工作的意見和建議，不斷改進(jìn)工作質(zhì)量和服務(wù)水平。（三）考核評(píng)價(jià)1.制定檔案查閱監(jiān)督室工作考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，對(duì)檔案查閱服務(wù)質(zhì)量、檔案信息安全管理、工作效率等方面進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果與檔案查閱監(jiān)督室工作人員的績(jī)效掛鉤，對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)秀的給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不力、出現(xiàn)違規(guī)問題的進(jìn)行批評(píng)教育和相應(yīng)處罰。3.根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善檔案查閱監(jiān)督室制度和工作流程，提高檔案管理工作水平。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織檔案查閱監(jiān)督室工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、查閱服務(wù)流程、信息安全知識(shí)等，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)能力。2.根據(jù)檔案利用需求和工作實(shí)際情況，適時(shí)開展針對(duì)性培訓(xùn)，如針對(duì)特定類型檔案的查閱方法、新的安全保密技術(shù)等，確保工作人員能夠熟練掌握相關(guān)知識(shí)和技能。3.通過內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種方式，豐富培訓(xùn)形式，提高培訓(xùn)效果，使工作人員能夠及時(shí)了解和掌握最新的檔案管理知識(shí)和技術(shù)。（二）宣傳1.向本公司/組織內(nèi)部各部門宣傳檔案查閱監(jiān)督室制度和服務(wù)流程，提高員工對(duì)檔案查閱工作的認(rèn)識(shí)和理解，引導(dǎo)員工正確利用檔案資源。2.對(duì)外宣傳本公司/組織的檔案查閱服務(wù)政策和優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)外部單位和個(gè)人對(duì)公司/組織檔案管理工作的信任，促進(jìn)檔案資源的合理利用和共享。3.利用公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、宣傳手冊(cè)等多種渠道，宣傳檔案查閱監(jiān)督工作