PAGE上虞檔案工作規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)上虞檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于上虞區(qū)域內(nèi)所有機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織的檔案工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各類(lèi)檔案由各單位檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則全面收集和整理本單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，確保檔案的齊全完整。4.安全性原則采取有效措施，確保檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)各單位應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備相應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和管理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理本單位各部門(mén)形成的文件材料，確保檔案的齊全完整，并按照規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作。2.檔案保管妥善保管檔案實(shí)體，做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全。3.檔案利用積極提供檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定為單位內(nèi)部和外部人員查閱、借閱檔案提供便利，并做好登記和跟蹤工作。4.檔案信息化建設(shè)負(fù)責(zé)推進(jìn)本單位檔案信息化工作建設(shè)，將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。5.檔案鑒定與銷(xiāo)毀按照規(guī)定定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后對(duì)無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.機(jī)關(guān)文件材料包括上級(jí)機(jī)關(guān)文件、本機(jī)關(guān)形成的各類(lèi)文件、下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件等。2.業(yè)務(wù)活動(dòng)文件材料涵蓋本單位在行政管理、業(yè)務(wù)工作、科研項(xiàng)目、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的文件材料。3.人事檔案材料包含干部職工的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、職稱(chēng)等方面的文件材料。4.會(huì)計(jì)檔案材料如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.聲像檔案材料照片、錄音、錄像等反映本單位重要活動(dòng)和工作場(chǎng)景的聲像資料。6.電子檔案材料各部門(mén)在工作中形成的電子文件，以及通過(guò)數(shù)字化轉(zhuǎn)換形成的電子檔案。（二）收集要求1.及時(shí)收集各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料形成后及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.完整準(zhǔn)確收集的文件材料應(yīng)齊全完整，內(nèi)容準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.分類(lèi)整理檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案分類(lèi)方案對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（三）整理方法1.分類(lèi)根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等因素，將檔案分為文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案等類(lèi)別。2.編號(hào)為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.選址要求檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源及易燃、易爆、腐蝕性物品存放場(chǎng)所。2.建筑設(shè)計(jì)庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，采用堅(jiān)固耐用的建筑材料，確保庫(kù)房的安全性和穩(wěn)定性。3.內(nèi)部布局合理劃分檔案庫(kù)房的功能區(qū)域，包括檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，確保檔案管理工作的有序開(kāi)展。（二）檔案裝具選擇根據(jù)檔案的類(lèi)型和保管要求，選擇合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、光盤(pán)存儲(chǔ)柜等。裝具應(yīng)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，具有良好的承重能力和防火、防潮性能。（三）檔案保管措施1.溫濕度控制配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將庫(kù)房溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.防火防盜安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火設(shè)備，并設(shè)置防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫(kù)房的安全。3.防蟲(chóng)防鼠定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害或鼠害及時(shí)采取防治措施，可采用物理、化學(xué)等方法進(jìn)行防治。4.防光防塵檔案庫(kù)房應(yīng)采用防光窗簾、遮光燈具等措施，防止光線(xiàn)對(duì)檔案的損害；同時(shí)，保持庫(kù)房清潔，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵對(duì)檔案的污染。（四）檔案定期檢查1.檢查周期檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每季度進(jìn)行一次全面檢查，每月進(jìn)行一次重點(diǎn)檢查。2.檢查內(nèi)容檢查檔案的數(shù)量、完好程度、保管環(huán)境等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好檢查記錄。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部利用為單位領(lǐng)導(dǎo)決策、工作查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等提供檔案資料支持。2.外部利用根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，為上級(jí)機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)、其他單位及個(gè)人查閱、借閱檔案提供服務(wù)。（二）利用方式1.查閱單位內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。外部人員查閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門(mén)可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，確保檔案利用的可追溯性。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本單位檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判定其保存價(jià)值。2.定期鑒定每年定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查，提出存毀意見(jiàn)。（四）銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清冊(cè)對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.審批銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核后，報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷(xiāo)毀實(shí)施由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀工作，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀記錄對(duì)檔案銷(xiāo)毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷(xiāo)人等信息，并存檔備查。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索利用、在線(xiàn)傳輸和共享，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.硬件設(shè)備：配備高性能服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、計(jì)算機(jī)終端以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，確保檔案信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.軟件系統(tǒng)：選用功能強(qiáng)大、安全可靠的檔案管理軟件，滿(mǎn)足檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求。（三）檔案數(shù)字化工作1.掃描錄入：按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將掃描圖像進(jìn)行處理后錄入檔案管理系統(tǒng)。2.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化檔案與原紙質(zhì)檔案的編號(hào)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，確保檔案信息的一致性和準(zhǔn)確性。3.質(zhì)量控制：對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量抽檢，確保掃描圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確無(wú)誤。（四）檔案信息化系統(tǒng)管理1.用戶(hù)權(quán)限管理：根據(jù)用戶(hù)的工作崗位和職責(zé)，設(shè)置不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并制定數(shù)據(jù)